Vanlige spørsmål om personvern og meldeskjema

En personopplysning er en opplysning som kan knyttes til, eller brukes til å identifisere en person, enten direkte eller indirekte.

Indirekte identifiserende betyr at opplysninger i kombinasjon kan gjøre at en person blir identifiserbar.

Les mer om hva som regnes som personopplysninger.

Særlige kategorier er det som før ble kalt for sensitive opplysninger.

Dette kan være opplysninger om:

• helseforhold
• etnisk opprinnelse
• politisk ståsted
• religiøs og filosofisk overbevisning
• fagforeningsmedlemskap
• seksuell orientering
• genetikk og biometri
• straffedom og lovbrudd

Helseopplysninger favner vidt, og omfatter opplysninger om både fysisk og psykisk helse.

Les mer om særlige kategorier personopplysninger.

Dersom du skal samle inn data med personopplysninger i løpet av prosjektet ditt, så regnes dette som en behandling av personopplysninger.

I noen tilfeller kan en innsamling av data regnes som en behandling av personopplysninger selv om du selv ikke vet hvem som er inkludert. Det kan for eksempel være dersom du bruker en tjeneste for spørreskjema, og tjenesten samler inn personopplysninger om personene som svarer.

Du behandler også personopplysninger hvis du tar opp stemme på lydopptak, selv om du ikke registrer navn eller andre opplysninger.

Les mer om hva som regnes som en behandling av personopplysninger.

Dersom du ønsker å snakke med en rådgiver om personvern i forskning, men enda ikke har sendt inn et meldeskjema, kan du kontakte Sikts personverntjenester på chat eller telefon.

Du skal sende inn meldeskjema til Sikt dersom:

• du skal behandle personopplysninger i et forsker- eller studentprosjekt, og
• institusjonen du tilhører har avtale med Sikt om personverntjenester

Ja. Et lydopptak registrerer stemmen til en person, som i seg selv er en personopplysning.  

Lydopptak av samtaler innebærer altså en behandling av personopplysninger, og innsamlingen må derfor meldes inn. Dette gjelder alle lydopptak av personer som prater. 

Ja, prosjektet må meldes hvis du på et tidspunkt behandler personopplysninger. Dette gjelder selv om alle deltagerne vil bli anonymisert i den endelige publikasjonen/oppgaven. 

En behandling er enhver prosess du gjør med personopplysninger. Dette inkluderer blant annet innsamling, registrering, bearbeiding, analyse, overføring, lagring, publisering og arkivering.

Behandling viser altså til alt du gjør med dataene. 

Ja, hvis du er forsker eller student ved en institusjon i Norge som har avtale med oss, og denne institusjonen er behandlingsansvarlig for prosjektet.

Den behandlingsansvarlige institusjonen er den institusjonen som skriver ut graden din. Dette gjelder for master- og bacheloroppgaver. 

Hvis du er usikker på om din institusjon er behandlingsansvarlig, hør med internt personvernombud.  

Nei. Kun prosjekter der behandlingsansvarlig institusjon har avtale med Sikt skal meldes til oss.

Dersom prosjektet ditt kan gjennomføres anonymt, trenger du ikke melde det inn til Sikt.  

For at gjennomføringen av et prosjekt skal regnes som anonym, kan det ikke være mulig å identifisere enkeltpersoner på noe tidspunkt i prosjektet.

Les mer om hvordan prosjekt kan gjennomføres uten å behandle personopplysninger.

Dersom du er student og skal melde inn et studentprosjekt, anbefaler vi at du først hører med veilederen din for tips og råd.

Vi har også laget en kort sjekkliste for hva du må ha klart før du sender inn.  

I meldeskjemaet finner du hjelpetekster ved å klikke på de små spørsmålstegnene. 

Du kan også kontakte Sikt for råd og veiledning.

Listen i meldeskjemaet inneholder alle institusjoner som har en avtale med Sikt om personverntjenester (tidligere NSD). Dersom din institusjon ikke dukker opp i listen, er dette trolig fordi din institusjon ikke har avtale med oss. 

Kontakt oss for nærmere avklaringer dersom du mistenker feil eller dersom din institusjon ønsker å inngå avtale med Sikt. 

Dersom du har spørsmål om et innsendt meldeskjema, anbefaler vi at du skriver til oss under «Meldinger» i skjemaet. Du må være logget inn på minforskning.sikt.no. En rådgiver vil svare deg.

Vi har et mål om at alle skal få en vurdering eller tilbakemelding innen 30 dager.  

Det er større sannsynlighet for at vurderingen går raskt hvis meldeskjemaet er godt og tilstrekkelig utfylt. Husk å laste opp nødvendig dokumentasjon, som f.eks. informasjonsskriv og intervjuguide, før du sender inn. 

Omfang og kompleksitet på prosjektet kan påvirke vurderingstiden, i tillegg til når på året meldeskjemaet sendes inn. Vi har typisk ekstra stort trykk ved semesterstart.

Alle prosjekter med tilhørende meldeskjema som er opprettet hos oss skal vises på minforskning.sikt.no.

Om prosjektet ikke vises her, er du sannsynligvis logget inn med feil bruker. Forsøk å logge ut, for så å logge inn igjen med den brukeren du opprettet meldeskjema med (Feide, Google eller brukernavn og passord). Før du logger inn på nytt kan det være lurt å tømme informasjonskapsler eller bytte til en annen maskin eller nettleser.

Vi anbefaler ellers å bruke Mozilla Firefox eller Google Chrome. Noen opplever problemer med nettlesere som Internet Explorer, Edge og Safari.

En annen mulighet er at prosjektet har blitt slettet. Det er enkelt å gjenopprette/vise slettede prosjekter. Trykk på de tre prikkene ved siden av “Nytt prosjekt”.

Meldeskjema og tilknyttede vurderinger er tilgjengelig via minforskning.sikt.no. Velg prosjektet du vil se, og trykk på meldeskjema. I Chrome og Firefox lagrer du PDF ved å klikke på "Skriv ut" og velge "Lagre som PDF". 

I Chrome og Firefox lagrer du PDF ved å klikke på "Skriv ut" og velge "Lagre som PDF". 

Når du oppretter et prosjekt, får du selv tilgang til å administrere prosjektet. Den som står som prosjektansvarlig får automatisk tilsendt en tilgangsinvitasjon. I tillegg kan du og andre du har gitt administratorrettigheter dele tilgang videre.

Sikts rådgivere har lesetilgang til meldeskjemaet og prosjektet, og vi kan skrive meldinger til deg.

Brukere ved forskningsinstitusjonen du tilhører, har lesetilgang til meldeskjemaet og dialogen med Sikt via Institusjonsportalen. Her får institusjonen oversikt over alle pågående og tidligere innmeldte prosjekter som er registrert hos institusjonen. 

Du kan velge å gi andre tilgang til meldeskjemaet ditt.

Dette gjør du via funksjonen "del", som du finner på minforskning.sikt.no.

Du kan velge mellom tre tilgangsnivå:

• administrere (kan dele tilgang videre)
• redigere (lese og redigere)
• lese (se alt innhold)

Du melder endringer i prosjektet ved at du logger inn og oppdaterer meldeskjemaet.

Etter å ha lagt inn endringene, må du returnere meldeskjemaet til oss ved å trykke «Send til vurdering» på siden med samme navn.

Rådgiver gjør så en ny gjennomgang av meldeskjemaet, og sender en oppdatert vurdering om/når alt er på plass.

Tips: 

• Skriv gjerne en kort oppsummering av endringene i en egen melding knyttet til meldeskjemaet, slik at vi raskt kan sette oss inn i endringene og unngå eventuelle misforståelser.  
• Husk å oppdatere informasjonsskrivet til deltakerne i tråd med eventuelle endringer, dersom endringene legges inn før datainnsamlingen starter. 

Les mer om hvilke endringer som skal meldes.​  

Ved datoen for prosjektslutt som du har oppgitt i skjemaet, får du et e-postvarsel med lenke til minforskning.sikt.no.

Via denne lenken kan du bekrefte at behandlingen av personopplysninger er avsluttet (som er det prosjektslutt betyr i denne sammenhengen).

Hvis du har mistet tilgangen til meldeskjemaet, ta kontakt med oss. Husk å oppgi referansenummer til meldeskjemaet ditt (seks siffer).

Hvis du ønsker å melde prosjektet som avsluttet tidligere enn planlagt, kan du si fra om det under «Meldinger». Rådgiveren din vil følge opp