NOR

Sikts personvernerklæring

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Sikt samler inn og behandler personopplysninger.

Kontaktinformasjon til personvernombudet i Sikt

Det er viktig for oss at du vet hva slags personopplysninger vi behandler, slik at du kan ivareta dine rettigheter etter personvernlovgivningen.

Dersom du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller vurderingene vi har gjort kan du kontakt oss på kontakt@sikt.no.

Du kan også kontakte Sikt sitt personvernombud direkte:

Øyvind Straume
Postadresse: Abels gate 5A,
7030 Trondheim
Telefon: 900 11 395
E-post: oyvind.straume@sikt.no

Merk: usikret e-post! Vi ber om at du ikke oppgir sensitive personopplysninger 

Ved skriftlige henvendelser har du krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager. 

Når samler Sikt inn personopplysninger

Vi behandler i hovedsak opplysninger om deg i følgende tilfeller:

  • Du har sendt oss en henvendelse
  • Du er registrert i en av våre tjenester
  • Du har bedt om innsyn etter offentlighetsloven
  • Du har meldt deg på et arrangement
  • Du abonnerer på vårt nyhetsbrev
  • Du har søkt jobb hos oss
  • Du er journalist og har tatt kontakt med oss for en uttalelse
  • Du besøker vår hjemmeside sikt.no 

Innsyn etter offentlighetsloven

Som en offentlig aktør, har Sikt en plikt til å føre postjournal etter offentlighetsloven § 10. Arkivverdig informasjon og korrespondanse blir journalført. Hovedregelen etter offentlighetsloven § 3 er at våre saksdokumenter, journaler og liknende registre er offentlig tilgjengelige.

Det betyr at alle kan gjøre seg kjent med blant annet innholdet i den korrespondansen vi har journalført. Dette med mindre at dokumentene skal unntas offentlighet, for eksempel på grunn av taushetsplikt.

Sikt benytter eInnsyn, som er en åpen, offentlig søketjeneste der alle kan søke og bestille innsyn i brev og dokumenter.

Telefon

Når du ringer oss, vil ditt telefonnummer bli lagret to ulike plasser:

  1. Hos vår leverandør av telefonitjenester. Ditt telefonnummer lagres sammen med opplysninger som når du ringte og hvor lenge samtalen varte.
  2. I vårt saksbehandlingssystem. Ditt nummer, navn, virksomhet og e-post registreres sammen med informasjon om hva henvendelsen gjelder

Loggen lagres for å kunne følge opp telefonsamtaler ved behov, for eksempel for å ringe opp personer som har kontaktet oss for å gi presiseringer eller be om mer informasjon.

E-post

Dersom du kontakter oss via kontaktskjema eller felles e-postadresse, vil henvendelsen alltid registreres i vårt saksbehandlingssystem. En del av henvendelsene lagres også i arkivsystemet.

Våre tjenester

Vi behandler personopplysninger om deg dersom du benytter våre tjenester. For nærmere informasjon om de enkelte tjeneste og hvilke opplysninger som behandles i hver tjeneste viser vi til vår tjenesteoversikt. Sikt er som hovedregel databehandler på vegne av UH-sektoren.

Besøk på våre nettsider

Sikt bruker Matomo og Siteimprove for å analysere bruken av nettsiden vår. Formålet er å forbedre og videreutvikle sikt.no, slik at våre besøkende finner og forstår den informasjonen de leter etter.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 f). Den gir oss lov til å behandle tilstrekkelig med opplysninger som er nødvendige for å ivareta de berettigede interessene, og tilby god informasjon til våre kunder og samarbeidspartnere.

Vi benytter analyseverktøyene Matomo og Siteimprove. Vår konfigurasjon av Matomo og Siteimprove setter ikke cookies i din nettleser, og samler ikke informasjon om IP-adresser eller andre persondata». Informasjonen som blir samla inn via Matomo, blir lagra lokalt på egne servere i Norge (On-premise).

Nyhetsbrev 

Ved å melde deg på vårt nyhetsbrev, samtykker du til at vi lagrer din e-postadresse. Dette vil brukes til å sende ut nyheter og invitasjoner til våre arrangement. Vi benytter oss av tredjepartsløsninger for å håndtere utsendelse av e-postene.

Dette medfører at informasjonen som sendes ut, inkludert din e-postadresse, vil kunne ligge lagret hos tredjeparten så lenge de tar vare på logger for utsendelse. Sikt benytter Make til å sende ut nyhetsbrev, og Make lagrer alle personopplysninger i Norge.

Sikt - kunnskapssektorens tjenesteleverandør forplikter seg til å ikke dele informasjonen din med øvrige parter, kun til å benytte den til å sende ut nyhetsbrev. Informasjonen vil ligge lagret hos oss frem til du eventuelt melder deg av nyhetsbrevet. 

Deltakere på våre arrangement

Ved påmelding til et arrangement vil vi be om opplysninger som navn, kontaktinformasjon og arbeidssted. Er det matservering på arrangementet vil vi også spørre om evnt. dietter.

Formålet med opplysningene er å gi informasjon til deltakerne, administrere og tilrettelegge arrangementer og utarbeide deltakerlister til deltakerne. Opplysningene lagres til arrangementet er avsluttet. Det kan bli tatt bilder og opptak på våre arrangementer.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. De berettigede interessene er å avvikle arrangementer på en god måte.

Jobbsøkere

Dersom du søker jobb hos Sikt, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Ansettelsesprosessen innebærer behandling av de opplysningene du oppgir til oss gjennom dokumentene du sender oss, blant annet søknad, CV, vitnemål og attester. I tillegg til eventuelle intervju, kan Sikt også gjennomføre egne undersøkelser, typisk samtaler med jobbsøkerens referanser.

Vi behandler personopplysninger i forbindelse med stillingssøknader som vi mottar. Formålet med behandlingen er å ansette nye personer etter behov. Sikt benytter Jobbnorge til å administrere innsendte søknader på våre ledige stillinger.

For å vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Denne bestemmelsen tillater oss å behandle personopplysninger når det er nødvendig for å gjennomføre tiltak på jobbsøkers anmodning før en avtale inngås.

Ved å søke på stillingen og laste opp dokumenter anser vi at jobbsøkeren ber oss vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser med sikte på å inngå en arbeidsavtale.

Alle opplysninger kommer fra deg som søker jobb, og opplysningene blir ikke utlevert utenom offentlige søkerlister over søkere. Disse blir utlevert når noen ber om innsyn.

Stillingssøknader oppbevares i JobbNorge sitt jobbsøkersystem. Generelle søknader slettes innen 120 dager og søknader med status ansatt eller intervju slettes innen 540 dager.

Dine rettigheter

Når vi behandler opplysninger om deg, har du rett til;

  • informasjon om behandlingen,
  • innsyn i egne opplysninger (inkl. kopi),
  • å få korrigert opplysninger som er uriktige eller ufullstendige,
  • å få slettet opplysninger,
  • å få begrenset behandlingen,
  • å protestere mot behandlingen, og til dataportabilitet.

For behandlinger som er basert på samtykke, har du rett til å trekke samtykket. Dersom du har bedt oss rette, slette, eller begrense bruken av personopplysninger om deg, skal vi varsle de som eventuelt har mottatt opplysningene f.eks. våre databehandlere. I visse tilfeller gjelder unntak fra rettighetene.

Vi håper du vil si ifra til oss dersom du mener at Sikt ikke overholder reglene i vår behandling av personopplysninger. Henvendelsen er journalpliktig og behandles av HR- og organisasjonsavdelingen.

Vi gjør oppmerksom på at du kan også klage over vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet.