Personvernerklæring for Sikt

Kontaktinformasjon til personvernombodet i Sikt

Det er viktig for oss at du veit kva slags personopplysningar vi behandlar, slik at du kan ta hand om rettane dine etter personvernlovgivinga.

Dersom du har spørsmål om denne personvernerklæringa eller vurderingane vi har gjort kan du kontakte oss på kontakt@sikt.no.

Du kan også kontakte Sikt sitt personvernombod direkte:

Øyvind Straume
Postadresse: Abels gate 5A,
7030 Trondheim
Telefon: 73 98 40 40 (Servicesenter)
E-post: oyvind.straume@sikt.no
Merk: usikra e-post! Vi ber om at du ikkje oppgir sensitive personopplysningar 

Ved skriftlege førespurnader har du krav på svar utan ugrunna opphald, og seinast innan 30 dagar. 

Når samlar Sikt inn personopplysningar

Vi behandlar i hovudsak opplysningar om deg i følgjande tilfelle:

• Du har sendt oss ein førespurnad
• Du er registrert i ein av våre tenester
• Du har bede om innsyn etter offentleglova
• Du har meldt deg på eit arrangement
• Du abonnerer på nyheitsbrevet vårt
• Du har søkt jobb hos oss
• Du er journalist og har teke kontakt med oss for ei fråsegn
• Du besøkjer nettsida vår, sikt.no 

Innsyn etter offentleglova

Som ein offentleg aktør, har Sikt ei plikt til å føre postjournal etter offentleglova § 10. Arkivverdig informasjon og korrespondanse blir journalført. Hovudregelen etter offentleglova § 3 er at saksdokumenta våre, journalar og liknande register er offentleg tilgjengelege.

Det betyr at alle kan gjere seg kjend med mellom anna innhaldet i den korrespondansen vi har journalført. Dette med mindre at dokumenta skal får fritak frå offentleg innsyn, til dømes på grunn av teieplikt.

Sikt nyttar eInnsyn, som er ein open, offentleg søkjeteneste der alle kan søkje og bestille innsyn i brev og dokument.

Telefon

Når du ringjer oss, vil telefonnummeret ditt bli lagra to ulike plassar:

1. Hos leverandøren vår av telefonitenester. Telefonnummeret ditt blir lagra saman med opplysningar som når du ringde og kor lenge samtalen varte.
2. I saksbehandlingssystemet vårt. Nummeret ditt, namn, verksemd og e-post blir registrert saman med informasjon om kva førespurnaden gjeld.

Loggen lagres for å kunne følge opp telefonsamtaler ved behov, for eksempel for å Loggen blir lagra for å kunne følgje opp telefonsamtalar ved behov, til dømes for å ringje opp personar som har kontakta oss for å gi presiseringar eller be om meir informasjon.

E-post

Dersom du kontakter oss via kontaktskjema eller felles e-postadresse, vil førespurnaden alltid bli registrert i saksbehandlingssystemet vårt. Ein del av førespurnadene blir også lagra i arkivsystemet.

Våre tenester

Vi behandlar personopplysningar om deg dersom du nyttar våre tenester. For nærare informasjon om dei enkelte tenestene og kva opplysningar som blir behandla i kvar teneste viser vi til tenesteoversikta vår. Sikt er som hovudregel databehandlar på vegner av universitet- og høgskulesektoren.

Personvernerklæring for tenestene Meldeskjema og Min forskning finn du her >

Besøk på nettsidene våre

Sikt bruker Matomo og Siteimprove for å analysere bruken av nettsida vår. Formålet er å forbetre og vidareutvikle sikt.no, slik at våre besøkjande finn og forstår den informasjonen dei leitar etter.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 f). Den gir oss lov til å behandle tilstrekkeleg med opplysningar som er nødvendige for å ta hand om dei rettmessige interessene, og tilby god informasjon til kundane og samarbeidspartnarane våre.

Vi nyttar analyseverktøya Matomo og Siteimprove. Konfigurasjonen vår av Matomo og Siteimprove samlar ikkje informasjon om IP-adresser eller andre persondata. Informasjonen som blir samla inn via Matomo, blir lagra lokalt på eigne serverar i Noreg (On-premise).

Nyheitsbrev 

Sikt sender ut nyheitsbrev på e-post til dei som ønskjer å motta det, anten frå Sikt som verksemd eller nyheitsbrev frå ei bestemd teneste.
Ved å melde deg på eitt eller fleire av nyheitsbreva våre, samtykkjer du til at vi lagrar e-postadressa di. Dette vil brukast til å sende ut nyheiter og invitasjonar til arrangementa våre. Vi nyttar oss av tredjepartsløysingar for å handtere utsending av e-postane.

Dette medfører at informasjonen som blir send ut, inkludert e-postadressa di, kan liggje lagra hos tredjeparten så lenge dei tek vare på loggar for utsending. Sikt nyttar Make til å sende ut nyheitsbrev, og Make lagrar alle personopplysningar i Noreg.

Sikt – Kunnskapssektorens tenesteleverandør forpliktar seg til å ikkje dele informasjonen din med andre partar, vi nyttar han berre til å sende ut nyheitsbrev og til anonymisert måling og statistikk knytta til bruk av nyheitsbrevet. Informasjonen vil liggje lagra hos oss fram til du eventuelt meldar deg av nyheitsbrevet.

Behandlingsgrunnlaget for behandling av e-postadressa di i tilknyting til nyheitsbrevet vårt er personvernforordninga sin artikkel 6 nr. 1 bokstav a, samtykke. Du kan når som helst trekkje samtykket tilbake ved å melde deg av nyheitsbrevet.

Deltakarar på arrangementa våre

Ved påmelding til eit arrangement vil vi be om opplysningar som namn, kontaktinformasjon og arbeidsstad. Er det matservering på arrangementet vil vi også spørje om eventuelle diettar.

Formålet med opplysningane er å gi informasjon til deltakarane, administrere og leggje til rette arrangement og utarbeide deltakarlister til deltakarane. Opplysningane blir lagra til arrangementet er avslutta. Det kan bli tekne bilete og opptak på arrangementa våre.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillèt oss å behandle opplysningar som er nødvendig for å vareta ei rettmessig interesse som veg tyngre enn omsynet til personvernet til den enkelte. Dei rettmessige interessene er å avvikle arrangement på ein god måte.

Jobbsøkjarar

Dersom du søkjer jobb hos Sikt, treng vi å behandle opplysningar om deg for å vurdere søknaden din. Tilsetjingsprosessen inneber behandling av dei opplysningane du oppgir til oss gjennom dokumenta du sender oss, mellom anna søknad, CV, vitnemål og attestar. I tillegg til eventuelle intervju, kan Sikt også gjennomføre eigne undersøkingar, typisk samtaler med referansane til jobbsøkjaren.

Vi behandlar personopplysningar i samband med stillingssøknader som vi får. Formålet med behandlinga er å tilsetje nye personar etter behov. Sikt nyttar Jobbnorge til å administrere innsende søknader på dei ledige stillingane våre.

For å vurdere innsend dokumentasjon, gjennomføre intervju og ringje referansar er behandlingsgrunnlaget personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Denne føresegna tillèt oss å behandle personopplysningar når det er nødvendig for å gjennomføre tiltak på jobbsøkjars oppmoding før ein avtale blir inngått.

Ved å søkje på stillinga og laste opp dokument reknar vi at jobbsøkjaren ber oss vurdere innsend dokumentasjon, gjennomføre intervju og ringje referansar med sikte på å inngå ein arbeidsavtale.

Alle opplysningar kjem frå deg som søkjer jobb, og opplysningane blir ikkje utleverte utanom offentlege søkjarlister. Desse blir utleverte når nokon ber om innsyn.

Stillingssøknader blir oppbevarte i JobbNoreg sitt jobbsøkjarsystem. Generelle søknader blir sletta innan 120 dagar og søknader med status tilsett eller intervju blir sletta innan 540 dagar.

Rettane dine

Når vi behandlar opplysningar om deg, har du rett til

• informasjon om behandlinga,
• innsyn i eigne opplysningar (inkl. kopi),
• å få korrigert opplysningar som er feilaktige eller ufullstendige,
• å få sletta opplysningar,
• å få avgrensa behandlinga,
• å protestere mot behandlinga, og til dataportabilitet.

For behandlingar som er baserte på samtykke, har du rett til å trekkje samtykket. Dersom du har bede oss rette, slette eller avgrense bruken av personopplysningar om deg, skal vi varsle dei som eventuelt har fått opplysningane, til døme databehandlarane våre. I visse tilfelle gjeld unntak frå rettane.

Vi håpar du vil seie frå til oss dersom du meiner at Sikt ikkje overheld reglane i behandlinga vår av personopplysningar. Førespurnaden er journalpliktig og blir behandla av HR- og organisasjonsavdelinga.

Vi gjer merksam på at du kan også klage over behandlinga vår av personopplysningar til Datatilsynet.