Meldeskjema for personopplysninger i forskning

Sikts meldeskjema er et digitalt skjema som du som forsker eller student fyller ut når du skal behandle personopplysninger i et forskningsprosjekt. Vi gjør en vurdering av om behandlingen du har planlagt fyller krav til personvernet, og hjelper deg med å finne løsninger. 

Skjemaet skal være sendt inn senest 30 dager før datainnsamlingen starter.

Personverntjenestene fra Sikt hjelper forskningsinstitusjoner med etterlevelse av personvernregelverket og lovlig tilgang til persondata.

Vi hjelper forskere og studenter med å finne løsninger som passer til prosjektet, og med å sikre at planlagt behandling er i tråd med lovverket.

Hvem kan bruke tjenesten?

Som student eller forsker skal du melde prosjektet ditt til Sikt hvis:

​Skjema skal være sendt inn senest 30 dager før datainnsamlingen starter. Du må vente på vurdering fra Sikt før du starter prosjektet.

Dersom du skal gjennomføre prosjektet anonymt, skal du ikke melde det til Sikt.

Hva er en personopplysning?

Personopplysninger er alle opplysninger som kan knyttes til en person, for eksempel fødselsnummer, navn eller e-postadresse/IP-adresse, og stemme på lydopptak.  

Av og til kan en samlet kombinasjon av opplysninger knyttes til en bestemt person. Eks: du har nøyaktig alder, bosted og studieretning, og det kun er én person på 57 fra Geilo som studerer teatervitenskap. 

Hvis det finnes en koblingsnøkkel som kobler opplysningene til ett navn, regnes dataene som personopplysninger, selv om forskergruppen ikke har tilgang til denne koblingsnøkkelen. 

Les mer om hva som regnes som personopplysninger

Hva må du informere deltakerne om?

Når du samler inn opplysninger til et forskningsprosjekt, har du informasjonsplikt ovenfor personer du samler inn opplysninger om. Du gir som oftest informasjon via et informasjonsskriv.

Opplysningene du gir i informasjonsskrivet er sentralt når Sikt skal vurdere om personvernet er godt ivaretatt i prosjektet.

Les mer om hvilke krav som gjelder for informasjonen du gir

Hva er en behandling?

En behandling er alt du gjør med personopplysninger. Behandling kan være: 

  • innsamling og registrering 
  • bearbeiding og analyse 
  • overføring og lagring 
  • publisering og arkivering 

Du må altså melde prosjektet hvis du behandler personopplysninger i forbindelse med prosjektet, selv om alle personer blir anonymisert i publikasjonen eller oppgaven din.

Les mer om samtykke og andre behandlingsgrunnlag

Hva bør du gjøre før utfylling?

  1. Tenke gjennom hvem eller hva du skal forske på, hvilke metoder du skal bruke, og hvilke personopplysninger du trenger for å svare på problemstillingen. 
  1. Utforme et informasjonsskriv til deltakerne.​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ 
  1. Utforme en intervjuguide, spørreskjema, variabelliste osv., ut fra det som er aktuelt for ditt prosjekt. 
  1. Vurdere om du kan gjøre tiltak for å minimere personvernulempen for deltakerne. Et viktig prinsipp er å ikke samle inn flere opplysninger enn du trenger, og på en så sikker måte som mulig. 
  1. Sette deg inn i hvilke retningslinjer for informasjonssikkerhet som gjelder ved din institusjon, f.eks. om det er krav til hvor data skal lagres, eller hvilken leverandør av spørreskjema du må benytte. 
  1. Undersøke om du trenger godkjenninger/tillatelser fra ulike instanser for å gjennomføre prosjektet, f.eks. REK, Kriminalomsorgen, osv. 

Se sjekkliste for utfylling av meldeskjema

Hva skjer når skjemaet ditt er sendt inn?

Basert på opplysningene vi mottar i meldeskjemaet, vil Sikts personvernrådgivere gjøre en vurdering av prosjektet.

Vurderingstiden avhenger av kompleksiteten, og hvilken type vurdering Sikt gir.

Du får varsel på e-post når rådgiveren har sendt deg en melding, eller har gitt en vurdering av prosjektet. Varselet blir sendt til e-posten som er knyttet til din bruker.

Alle meldinger finner du på Min forskning. Merk at disse meldingene også er synlige for institusjonen, i institusjonen sin oversikt.

Om du har spørsmål eller kommentarer kan du sende en melding til rådgiveren for prosjektet ditt, eller ta kontakt på chat.  

Hvis du blir bedt om å gjøre endringer, må du huske å sende inn meldeskjemaet på nytt når endringene er lagt inn. Rådgiveren vil da gå gjennom meldeskjemaet på nytt. 

Vurderingen du mottar, er dokumentasjon på at prosjektet behandler personopplysninger på en lovlig måte. 

Les mer om hva vi vurderer i innsendte meldeskjema

Må jeg melde om endringer i prosjektet?

Hvis du gjør endringer i prosjektopplegget som får konsekvenser for behandlingen av personopplysninger, må du melde fra og få en ny vurdering. 

Du melder endringer ved å oppdatere meldeskjemaet og bekrefte innsending på nytt.

Lag gjerne en liten oppsummering av endringene du har gjort, og send det en melding via meldeskjemaet. Vent på ny vurdering før du går videre.​ 

Les mer om hvilke endringer du må melde

Kan jeg gi andre tilgang til meldeskjemaet?

Oppgitt prosjektansvarlig/veileder får automatisk tilsendt invitasjon når du sender inn meldeskjemaet.

Du kan også dele med andre involverte i prosjektet via minforskning.sikt.no.

Du kan velge om personen skal ha mulighet til å lese, lese og redigere eller administrere (som innebærer full tilgang, også å gi tilgang videre til andre).

Invitasjonen sendes til e-posten du oppgir. Mottakeren må både klikke på invitasjonslenken og logge seg inn for å få tilgang.

Lagre en kopi av vurderingen

Du kan enkelt skrive ut eller lagre en PDF av vurderingen du mottar på minforskning.sikt.no

  • Gå til meldeskjema-siden (samme sted der du leser meldingene og åpner meldeskjemaet).
  • Trykk på «Les vurdering»
  • Fra «Skriv ut» kan du «velge skriver» eller lagre som PDF

Du kan lagre en kopi av innholdet i meldeskjemaet på samme måte, ved å trykke på knappen "Eksporter". 

Hvorfor må jeg melde prosjektet til Sikt?

  • Institusjonen din er pålagt å kunne dokumentere alle behandlinger av personopplysninger som skjer ved institusjonen. Forskningsinstitusjoner inngår en avtale med Sikt om å hjelpe dem i dette arbeidet. Innmeldingen av prosjektet gir en oversikt for behandlinger som skjer til forskningsformål. 
  • I tillegg gjør våre rådgivere en vurdering av om prosjektet slik det er beskrevet, fyller kravene i lovverket. Mangel på innmelding kan i verste fall føre til at datamaterialet må slettes. 
  • Personvernlovverket gir mange muligheter og unntak for forskningsformål. Vi kan ta opp potensielle problemstillinger i forkant, og hjelpe med å finne løsninger. 
  • Å fylle ut et meldeskjema kan også hjelpe deg med å systematisere prosjektet og den planlagte behandlingen. Gode informasjonsskriv og avklaringer kan gjøre det mulig å gjenbruke forskningsdataene.
  • Når du kan vise til at prosjektet behandler personopplysninger i tråd med regelverket, er det enklere å få resultatene publisert. 

Les mer om personverntjenester fra Sikt

Vurdering av personvernet i prosjektet

Basert på opplysningene forskere og studenter gir via meldeskjemaet, vil Sikts personvernrådgivere gjøre en vurdering av prosjektet.

De fleste prosjekt får et svar fra oss innen 30 dager. I noen tilfeller kan det ta lenger tid, mens i andre tilfeller kan du få svar allerede samme dag.

Vurderingstiden avhenger av kompleksiteten, og hvilken type vurdering Sikt gir.

Felles vurdering av studentprosjekt

Dersom flere studentprosjekt har lik tematikk, kort varighet og lav personvernulempe, kan disse meldes samlet. Sikt kan da vurdere disse prosjektene under ett.

Les mer om vilkår for felles vurdering her.

Kontakt personverntenestene til Sikt

Ressurssider for personvern i forskning