Institusjonsportalen for ledelse og administrasjon
Institusjonsportalen er et verktøy som hjelper institusjonen med å håndtere forskningsprosjekter, spesielt når det gjelder behandling av personopplysninger. Portalen er tilgangsregulert og krever pålogging.
Institusjonsportalen (institusjonsportalen.sikt.no) er et verktøy for ledelse og administrativt ansatte ved institusjoner som har avtale med Sikt. Utvalgte administrative medarbeidere og ledere får tilgang til portalen gjennom en invitasjon fra en administrator.
Verktøyet gir hjelp til å følge opp forskningsprosjekter gjennom dokumentasjon av vurderinger, statistikker og protokollføring av behandlingene. I tillegg finnes informasjon om avtaletype med Sikt og prosjektlister som grunnlag for fakturering.
Dokumentasjon og tall
Institusjonsportalen inneholder alle meldeskjema med vedlegg som vi har mottatt fra institusjonen (fra juli 2018), samt vurderingene som er gitt av Sikt. Den inneholder også datahåndteringsplaner som er opprettet med Sikts datahåndteringsplan, uavhengig av om forskningsprosjektet har et meldeskjema eller ikke.
Portalen tilbyr også statistikk, hvor institusjonen kan følge sin egen portefølje og se utviklingen over tid. Her finnes tall på behandlingsgrunnlag, kategorier personopplysninger, antall student- og forskningsprosjekt, m.fl.
Lovpålagt protokoll
I institusjonsportalen finnes forskningsprotokollen over pågående behandlinger av personopplysninger (jf. GDPR art. 30). Også enkelte typer avvik fra personvernlovgivingen er synliggjort, som kan brukes til å etablere lokale og tilpassete tiltak.
Tilgang til institusjonsportalen
Ved avtale om personverntjenester forskning, oppnevnes en kontaktperson mellom institusjonen og Sikt, samt en administrator av portalen. Begge skal ha tilgang til portalen.
Dersom institusjonen har et personvernombud må også ombudet gis tilgang. I tillegg anbefaler vi at ansatte som har internkontrolloppgaver, eller ansvar for oppfølging av forskningsprosjekter, gis tilgang.
Forskere og studenter skal ikke ha tilgang til Institusjonsportalen. De har oversikt over egne prosjekter og prosjekter som er delt med dem via Min forskning.
Veiledning til brukerroller i systemet
Administrator
Har ansvar for å:
- Håndtere ansattes tilganger til portalen (invitere nye brukere, avslutte tilganger som ikke lenger er kurante).
Institusjonen kan velge å ha flere brukeradministratorer, noe som særlig kan være et behov ved middels og større institusjoner.
Bruker
Har ansvar for å
- følge opp prosjekt som er uavklarte eller ikke bekreftet avsluttet.
- følge med på avvikslister.
- følge opp forskningsprosjektene i samsvar med intern policy.
Legge til nye brukere
Kun administratorer kan legge til nye brukere. Slik gjøres det:
- Logg inn på institusjonsportalen.sikt.no og velg institusjon (kun dersom du er tilknyttet flere)
- Velg «Tilgang» og deretter «Legg til+».
- I popup-vinduet: Fyll ut den ansattes e-postadresse. Velg riktig tilgangsnivå (hele institusjonen eller en enhet ved institusjonen), og velg riktig rolle (bruker eller administrator).
- Når du sender invitasjonen, vil den ansatte motta en e-post med en tilgangslenke.
- Invitasjonen må aksepteres ved å logge inn. Merk at tilgangen blir knyttet til innloggingsmetoden personen velger.
Når invitasjonen er besvart vil den ansatte vises i listen over brukere med rolle og tilgangsnivå.
Invitasjoner som er utløpt finner du i loggen.
Endre og slette tilganger
Du sletter en bruker ved å velge "Handlinger" og "Fjern tilgang".
For å endre enhetstilgang, må du slette opprinnelig tilgang og invitere brukeren på nytt (med ønsket tilgang).
Veiledning til fakturagrunnlag
Fakturagrunnlag viser hvilke prosjekt som inngår i faktura per kvartal; Q1, Q2, osv. Tabellen kan kopieres og lagres i pdf eller annet format.
Meldeskjema faktureres for vurderte meldeskjema i én eller flere priskategorier.
Priskategoriene
Vurderte meldeskjema vil falle inn under 1–3 priskategorier:
- Registrert: grunnpris for vurdering
- Manuell vurdering: påslag for manuell vurdering
- DPIA: påslag for DPIA-vurdering
Prisene for de ulike kategoriene kommer frem av selve fakturaen.
Hvorfor vises prosjekt flere ganger i fakturagrunnlag?
Et prosjekt vises opptil tre ganger i fakturagrunnlaget, én for hver betalingskategori som slår inn:
- skjema som har fått automatisk vurdering vil kun komme frem som registrert, og finnes én gang i fakturagrunnlaget
- skjema som er manuelt vurdert av en rådgiver vil komme frem både som registrert og med manuell vurdering, og vises to ganger i fakturagrunnlaget
- skjema med DPIA-vurdering vil komme frem som registrert, manuelt vurdert og DPIA, og vises tre ganger i fakturagrunnlaget
Dokumentasjon av eldre meldeskjema
For spørsmål eller behov for dokumentasjon eller vurderinger av meldeskjema sendt inn før 20.07.18, kontakt oss.
Avtale om personverntjenester
Sikt tilbyr personverntjenester for å hjelpe utdannings- og forskningsinstitusjoner å følge regelverket. Avtalen definerer hvilke type prosjekter som skal meldes til og vurderes av Sikt.
Verktøy for datahåndteringsplan (DMP)
Sikts datahåndteringsplan er et verktøy som hjelper forskeren med god og trygg håndtering av data gjennom hele forskningsprosessen.
Kontaktskjema
Kontakt
Lurer du på noe, eller vil du vite mer om våre produkter og tjenester?
