Meldeskjema for personopplysninger i forskning
Personverntjenestene fra Sikt bistår forskningsinstitusjoner med å sikre etterlevelse av personvernregelverket og skaffe lovlig tilgang til persondata.
Vi hjelper forskere og studenter med å finne løsninger som passer til prosjektet, og med å sikre at planlagt behandling er i tråd med lovverket.
Hvem kan bruke tjenesten?
Det er i hovedsak to kriterier for at du som student eller forsker skal melde prosjektet ditt til Sikt:
- Du skal behandle personopplysninger i forbindelse med et forskningsprosjekt
- Institusjonen du tilhører har avtale med Sikt om personverntjenester
Skjema skal være sendt inn senest 30 dager før datainnsamlingen starter. Du må vente på vurdering fra Sikt før du går i gang med prosjektet.
Dersom du skal gjennomføre prosjektet anonymt, skal du ikke melde det til Sikt.
Vurderingstid
Vurderingstiden avhenger av kompleksiteten til prosjektet og ulempen for personvernet til utvalget/deltakerne.
Normalt skal de fleste prosjekt ha fått et svar fra oss innen 30 dager. I noen tilfeller kan det ta lenger tid, mens i andre tilfeller kan man få svar allerede samme dag.
Hva er en personopplysning?
Personopplysninger er alle opplysninger som kan knyttes til en person. Eks: fødselsnummer, navn eller e-postadresse/IP-adresse, stemme på lydopptak.
Av og til kan en samlet kombinasjon av opplysninger knyttes til en bestemt person. Eks: du har nøyaktig alder, bosted og studieretning, og det kun er én person på 57 fra Geilo som studerer teatervitenskap.
Hvis det finnes en koblingsnøkkel som kobler opplysningene til ett navn, regnes dataene som personopplysninger, selv om forskergruppen ikke har tilgang til denne koblingsnøkkelen.
Hva må du informere deltakerne om?
Når du samler inn opplysninger til et forskningsprosjekt, har du som hovedregel informasjonsplikt ovenfor personer du samler inn opplysninger om.
Informasjonsskrivet er sentralt nå Sikt skal vurdere om personvernet er godt ivaretatt i prosjektet.
Hva er en behandling?
En behandling er alt du gjør med personopplysninger. Behandling kan være alt fra:
- innsamling og registrering
- bearbeiding og analyse
- overføring og lagring
- publisering og arkivering
Selv om du skal anonymisere alle personer i selve publikasjonen eller oppgaven din, må altså prosjektet meldes hvis du på et eller annet tidspunkt i forskningsprosessen behandler personopplysninger.
Hva bør du gjøre før utfylling?
- Tenk gjennom hvem du skal forske på, hvilke metoder du skal benytte, og hvilke personopplysninger du trenger for å svare på problemstillingen i prosjektet ditt.
- Utform et informasjonsskriv til deltakerne.
- Utform intervjuguide, spørreskjema, variabelliste osv., ut fra det som er aktuelt for ditt prosjekt.
- Vurder om du kan gjøre tiltak for å minimere personvernulempen for deltakerne. Et viktig prinsipp er å ikke samle inn flere opplysninger enn du trenger, og på en så sikker måte som mulig.
- Sett deg inn i retningslinjene for informasjonssikkerhet som gjelder for din institusjon, f.eks. om det er krav til hvor data skal lagres, eller hvilken leverandør av spørreskjema du må benytte.
- Undersøk om du trenger godkjenninger/tillatelser fra ulike instanser for å gjennomføre prosjektet, f.eks. REK, Kriminalomsorgen, osv.
Hva skjer når skjemaet ditt er sendt inn?
Basert på opplysningene forskere og studenter fyller inn i Sikts meldeskjema for personopplysninger i forskning, vil Sikts personvernrådgivere gjøre en vurdering av prosjektet.
Vurderingstiden avhenger av kompleksiteten, og hvilken type vurdering Sikt gir.
Følg med på eposten din etter varsel om melding fra Sikt. Varslene blir sendt til eposten som er knyttet til din bruker. All meldingsdialog vil være synlig på Min side.
Hvis du blir bedt om å gjøre endringer, må du huske å trykke "Bekreft innsending" når endringene er gjort. Vi vil deretter gå gjennom meldeskjemaet på nytt. Meldingsdialogen kan brukes til spørsmål og avklaringer.
Vurderingen er dokumentasjon på at ditt prosjekt behandler personopplysninger på en lovlig måte.
Må jeg melde om endringer i prosjektet?
Du må melde fra hvis du gjør endringer i prosjektopplegget som får følger for behandlingen av personopplysningene.
Du melder endringer ved å oppdatere meldeskjemaet og bekrefte innsending på nytt. Oppsummer gjerne endringene som er lagt inn i meldingsdialogen. Vent på ny vurdering før du går videre.
Kan jeg dele meldeskjemaet?
Veileder/prosjektansvarlig får automatisk tilsendt invitasjon til meldeskjema for sine studenter. Det er også mulig å dele meldeskjemaet med andre involverte.
Slik deler du meldeskjemaet:
- Klikk på "Del prosjekt" øverst til venstre i meldeskjemaet
- Velg deretter "Inviter brukere" og fyll inn epostadresse(r)
- Angi hvilken tilgang vedkommende skal ha. "Kan administrere" innebærer full tilgang, også å gi tilgang videre til andre.
Mottakeren må både klikke på invitasjonslenken og logge seg inn for å få tilgang.
Lagre en kopi av vurderingen
For å skrive ut og lagre en kopi av Sikts vurdering:
- trykk på knappen "Vurdering" i øvre del av meldeskjemaet
- Klikk så på "Skrive ut"
- Under "Velg skriver" kan du lagre vurderingen som PDF eller på OneDrive
Du kan lagre en kopi av innholdet i meldeskjemaet på samme måte, ved å trykke på knappen "Eksporter".
Hvorfor må jeg melde prosjektet til Sikt?
- Det er lovpålagt for din institusjon å dokumentere alle sine behandlinger av personopplysninger. Forskningsinstitusjoner inngår avtale med Sikt om at vi bistår dem i dette arbeidet, og dette oppfylles gjennom innmeldingen.
- Du får en vurdering av at prosjektet ditt er i tråd med lovverket. Mangel på innmelding kan i verste fall føre til at datamaterialet må slettes.
- Gode informasjonsskriv og avklaringer kan gjøre det mulig å gjenbruke forskningsdataene.
- Personvernlovverket gir mange muligheter og unntak for forskningsformål. Vi kan ta opp potensielle problemstillinger i forkant, og hjelpe med å finne løsninger.
- Å fylle ut et meldeskjema kan også hjelpe deg med å systematisere prosjektet og den planlagte behandlingen.
- Når du kan vise til at prosjektet er lovlig er det enklere å få resultatene publisert.
Vurdering av prosjektet
Basert på opplysningene forskere og studenter fyller inn i Sikts meldeskjema for personopplysninger i forskning, vil Sikts personvernrådgivere gjøre en vurdering av prosjektet.
Vurderingstiden avhenger av kompleksiteten, og hvilken type vurdering Sikt gir.
Felles vurdering av studentprosjekt
Dersom en har flere studentprosjekt med lik tematikk, kort varigheit og lav personvernulempe kan dsse meldes samlet. Sikt kan da vurdere disse prosjektene under ett.
Ressurssider for personvern i forskning
Kontakt
