Informasjon til deltakarane i forskingsprosjekt

Retten til informasjon om kven som behandlar personopplysingar om deg, er forankra i personvernforordninga.

Dette er ein grunnleggande rett som gjeld uansett om utvalet samtykker til å delta, eller om du får tak i opplysingar på annan måte. 

Kortfatta og lett forståeleg informasjon

Informasjonen du gir skal vere kortfatta, lett å forstå og tilpassa deltakargruppa. Det krev at språket er klart og forståeleg, og skriven i ein lett tilgjengeleg form.

Informasjonen skal som hovudregel vere skriftleg. Munnleg informasjon er berre aktuelt i visse tilfelle, ettersom du skal kunne dokumentere kva informasjon du har gitt. 

Mal for informasjonsskriv 

Som hovudregel må du lage eit informasjonsskriv. I personvernregelverket er det klare krav til kva informasjonen skal innehalde.

Det finst ulike typer lovleg grunnlag for behandlinga. Vi har laga malar du kan ta utgangspunkt i for nokre av dei mest vanlege i forsking.

Individuell eller kollektiv informasjon

Som utgangspunkt skal du gi informasjonen individuelt, f.eks. via brev eller e-post.

Dersom det ikkje er mogleg å informere kvar enkelt deltakar, til dømes fordi dette vil vere urimeleg tidkrevande, kan det vere aktuelt å informere kollektivt.

Døme på kollektiv informasjon er oppslag i ei avis eller eit medlemsblad, ei utsegn i eit kommentarfelt, eller eit oppslag på ein stad der du skal observere nokon. 

Når skal du informere? 

Som hovudregel skal du informere deltakarane før du byrjar å samle inn personopplysingar om dei. 

Viss du ikkje er i direkte kontakt med dei du samlar inn opplysingar om, f.eks. ved registerstudiar eller når deltakarane gir opplysingar om andre personar, må du informere dei det gjeld innan rimeleg tid. 

Krav til informasjonen

Viss du ikkje vil bruke Sikt sin mal som utgangspunkt, kan du lage ditt eige skriv. Informasjonen må som minimum omfatte: 

• Innleiing med spørsmål om å delta i forskingsprosjektet. 
• Prosjektet sitt føremål og kva opplysingane skal brukast til. 
• Namn på institusjonen som er ansvarleg for behandlinga av opplysingane. Dvs. kva universitet, høgskule, helseføretak eller forskingsinstitutt forskinga skjer ved. 
• Kva metodar du skal nytte, kva desse inneber for deltakaren, og kva opplysingar som vert samla inn. 
• At det er frivillig å delta og at ein kan trekke seg så lenge studien varer, utan at ein må gi nokon grunn for det. 
• Kva tidspunkt prosjektet etter planen skal stoppe, og kva som skal skje med personopplysingane då (om dei skal slettast, anonymiserast eller lagrast vidare). 
• Om deltakarane vil kunne kjennast att i ein publikasjon eller ikkje, og kva type opplysingar som eventuelt skal publiserast. 
• Rettane til deltakarane, det vil seie retten til innsyn, retting og sletting av opplysningar, i tillegg til retten til dataportabilitet/kopi (gjeld berre i samtykkebaserte prosjekt) eller protest (gjeld berre i ikkje-samtykkebaserte prosjekt). 
• Retten til å klage til Datatilsynet. 
• Kontaktopplysingar til både prosjektansvarleg og institusjonen sitt personvernombod. 

I tillegg kan det vere relevant å informere om: 

• At opplysningane blir handsama konfidensielt. 
• Kven som formidlar kontakten med utvalet/deltakarane, til dømes dersom sjukehuset tar kontakt på dine vegner, eller du har fått kontaktopplysingane via ein felles kjenning. 
• At det å takke nei til deltaking ikkje vil føre til negative konsekvensar. Dette er særleg aktuelt dersom du skal inkludere pasientar, elevar eller andre som står i ein særleg relasjon eller avhengigheit til den som samlar inn opplysingar. 
• Kva slags kjelder det skal samlast informasjon frå, dersom informasjonen skal hentast frå andre kjelder enn deltakaren sjølv, til dømes frå register eller avis. 
• Viss personopplysingane skal utleverast til eksterne, må du informere om kva opplysingar som skal utleverast, kvifor og til kven. Dersom opplysingar skal overførast ut av EU/EØS, må det lovlege overføringsgrunnlaget kome tydeleg fram.  
• Kven som finansierer prosjektet, dersom prosjektet får ekstern finansiering. 

Unntak frå informasjonsplikta 

Det skal mykje til for å gjere unntak frå informasjonsplikta. Det vanlegaste unntaket er at det vil vere umogleg eller uforholdsmessig vanskeleg å informere.

Følgande moment er relevante for vurderinga: 

• Storleiken på utvalet (fleire tusen personar). 
• I kva grad utvalet kan identifiserast. 
• Om prosjektgruppa har tilgang til kontaktopplysingar til dei registrerte. 
• Personvernulempa, inkludert talet på variablar i datamaterialet og graden av sensitiv informasjon. 
• Etiske vurderingar. 

Dersom du ønsker å gjere unntak frå informasjonsplikta må dette vere godt grunngitt i meldeskjemaet for personopplysingar.