­Dokumentasjonsforvaltning, standardisering og saksbehandling, Public 360°

Tjenesten Dokumentasjonsforvaltning fra Sikt sørger for en systematisk organisering av informasjon fra virksomhetens arbeidsprosesser, og tilrettelegger for utvikling av digitaliserte løsninger for en standardisert og effektivisert saksbehandling.

Tjenesten tilbyr bruk av sak- og arkivsystemet Public 360°, et komplett saksbehandlings- og arkivsystem som støtter Noark 5-standarden.

Tjenesten organiserer blant annet møtearenaer, oppfølging av leveranser og kontrakter mot leverandør med mål om økt kvalitet, gjenbruk og sikring av virksomhetsdata.

Public 360°, et komplett saksbehandlings- og arkivsystem

Public 360° er en digital systemtjeneste/systemløsning/ som ivaretar universiteter og høyskolers behov for saksbehandling og sikker lagring av informasjon.

Systemet tilrettelegger for virksomhetens gjenbruk og deling av data, og ivaretar krav til personvern og informasjonssikkerhet. Public 360°, omfatter digitalisering, automatisering, robotisering og kunstig intelligens, og gir enklere informasjonshåndtering for både administrasjon og operativ virksomhet.

Public 360° er i bruk ved de statlige og vitenskapelige høgskolene og universitetene i Norge. I systemet kan brukerne opprette og behandle saker, journalføre inngående og utgående saksdokument, samt utarbeide rapporter.

Systemet støtter elektronisk saksflyt og papirløs møte- og utvalgsbehandling, og er integrert mot flere fagsystem som anvendes i sektoren.

Public 360°:

  • gjør det enkelt for saksbehandler å dokumentere saksgang og vedtak
  • gjør det enkelt for saksbehandler å gjenfinne data til bruk ved revisjoner og ved innsynsforespørsler
  • sikrer at lovkrav til virksomhetsdokumentasjon etterleves

Public 360° brukes av og genererer data til blant andre:

  • saksbehandlere
  • ledere
  • møte- og utvalgssekretariat
  • innsynsløsninger og offentlig journal for allment innsyn iht. gjeldende lovverk

Hvorfor benytte Public 360°?

Alle offentlige virksomheter er pålagt å dokumentere det som har kulturell eller forskningsmessig verdig, eller inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at dette blir tatt vare på og tilgjengeliggjort for ettertiden.

Det er også lovpålagt å benytte et Noark-godkjent system til formålet. Public 360° ivaretar lovkravene for virksomhetsdokumentasjon, og digitaliserer saksbehandlingen gjennom systemet og mulighetene for å ta i bruk effektiv tilleggsfunksjonalitet.

Public 360° er Noark-godkjent for langtidslagring av data, og tilfredsstiller dermed tilsynsmyndighetenes krav til behandling og oppbevaring av arkivverdig informasjon.

Public 360°er også koblet til flere fagsystem gjennom integrasjoner, deriblant rekrutteringsverktøy (Jobbnorge), digital eksamen (WiseFlow), Felles studentsystem (FS) og Leganto pensumlistesystem.

Public 360° er en sikker tjeneste

For avsender

  • Som avsender kan du være trygg på at mottakervirksomheten ivaretar din rett til trygg behandling av taushetsbelagt informasjon
  • Virksomheten lagrer opplysninger det er lovpålagt å langtidsoppbevare i et system med sikker pålogging, og som er underlagt omfattende lovregulering

For mottaker

  • Virksomhetens dokumentasjon er autentisert og lagres i et trygt system som ivaretar alle lovkrav til sikker lagring i offentlige virksomheter
  • Tilgangsstyring internt i virksomheten ivaretar personvern og informasjonssikkerhet
  • Tilleggsfunksjonalitet i systemet er alltid kvalitetssikret og trygt å ta i bruk for virksomheten

I løpet av perioden 01/2023-05/2026 erstattes Public 360° av UH sak for alle UH-virksomheter underlagt Kunnskapsdepartementet.

Nyttige lenker

Under er de spesifikke betingelsene for tjenesten listet. For øvrig gjelder Sikts generelle tjeneste- og leveransebetingelser.

Beskrivelse av produktet

På vegne av deltakende virksomheter har Sikt en rammeavtale med TietoEVRY, som er leverandør av Public 360°. Public 360° er et komplett saksbehandlings- og arkivsystem som støtter Noark 5-standarden.

Forutsetninger

Tjenesten ble anskaffet gjennom en felles offentlig anskaffelsesprosess. Virksomheter som er rettighetshavere i anskaffelsen kan ta i bruk tjenesten.

Servicenivå

Henvendelser angående brukerstøtte, feilmeldinger og drift skal rettes direkte til leverandøren av Public 360° , TietoEvry.

Sikt håndterer henvendelser vedrørende rammeavtale, samt endringsønsker fra virksomhetene.

Henvendelser til Sikt håndteres på Servicenivå 2

Vederlag, kostnader, økonomi 

Tjenesten er brukerfinansiert og finansieres av sektoren via en årlig tjenesteavgift etter 80/20-modellen.

Årlig tjenesteavgift dekker alle kostnader knyttet til anskaffelse, koordinering av samarbeidet og videreutvikling av systemet. Avgiften dekker også timekostnader for ansatte i Unit som utfører arbeid tilknyttet tjenesten. Tjenesteavgiften kan variere noe fra år til år, og den fastsettes i nært samarbeid med tjenesterådet. Den fordeles etter størrelse på virksomheten – stor, medium og liten virksomhet – basert på antall studenter. For virksomheter uten studenter er det antall ansatte (multiplisert med en faktor på 6.11) som ligger til grunn for beregning av avgiften. Virksomhetene faktureres en gang i året gjennom en samlefaktura fra Sikt.

I tillegg til dette påløper vedlikeholds-, drifts-, og brukerstøttekostnader fra leverandør. Dette faktureres direkte fra leverandør.

Organisering og styring

I denne tjenesten er Sikt en kundekoordinator overfor deltakende virksomheter, og kontraktspart overfor leverandøren TietoEvry. 

Tjenesten hører inn under tjenesteråd for administrative tjenester. Tjenesterådet består av representanter med faglig tyngde som er relevant for tjenesteområdet, fortrinnsvis i en beslutningsrolle i egen virksomhet. Rådet har hovedansvar for forvaltning og videreutvikling av fellestjenester innenfor tjenesteområdet.

Tjenesten har i tillegg et arbeidsutvalg som er satt sammen av fagpersoner og superbrukere fra virksomhetene. Arbeidsutvalget utfører operasjonelt arbeid på vegne av tjenesterådet.

Varighet, oppsigelse

I løpet av perioden 01/2023-05/2026 erstattes Public 360° av UH sak for alle UH-virksomheter underlagt Kunnskapsdepartementet.