Rekrutteringsverktøy - JobbNorge

Rekrutteringssystem er et nettbasert saksbehandlingssystem for ledere og HR-medarbeidere ved rekruttering og ansettelser. Tjenesten gir blant annet mulighet for utlysning av stillinger på nett og papir, behandling av søknader og kommunikasjon med søkerne.

Tjenesten sikrer profesjonell og sikker kommunikasjon med jobbsøkere. Samarbeidet om tjenesten gir gevinster i form av utvikling av beste praksis, muligheter for integrasjon med andre systemer, og samarbeid på tvers av institusjonene i sektoren.

I tillegg støtter den organisering mellom rekrutteringsmedarbeidere, ledere og faglige utvalg i rekrutteringsprosessen med blant annet:

  • Administrasjon av maler, screening, organisasjonsstruktur og intern arbeidsflyt
  • Utarbeidelse av stillingsannonser på flere språk
  • Screening for grovsortering av kandidater
  • Søkerlister og behandling av søknader
  • Loggføring av hendelser, varslingsfunksjonalitet og automatisk svarbrev til søker
  • Maler for enkel gjenbruk av tekst
  • Muligheter for rapporter på bakgrunn av søkermasse, stilling m.m.

Tjenesten har publisering direkte til elektroniske medier, papirmedier, sosiale medier og internasjonale databaser. Tjenesten har også:

  • Fleksibel tilgangsstyring
  • Annonser som fjernes fra nett ved utløpt søknadsfrist
  • Nettleseruavhengighet
  • Mulighet for utsending av personlighets- og evnetester

Systemet har integrasjon med Vitnemålsportalen, påloggingstjenesten Feide og saksbehandlings- og arkivsystemet Public 360. Ønsker om flere integrasjoner håndteres fortløpende i forvaltningen hos Sikt.

Målgrupper

Verktøyet dekker godt behovene til universiteter, høyskoler og andre virksomheter i kunnskapssektoren, men systemleverandøren leverer tjenesten til alle bransjer.

Sikt koordinerer og følger opp

Sikt er kundekoordinator for tjenesten og forvalter kontrakten mot leverandøren av rekrutteringssystemet, Jobbnorge. Kunder som benytter tjenesten gjennom Sikt forholder seg direkte til kun til Sikt som avtalepart og ikke systemleverandøren.

Det er etablert en arbeidsgruppe med fagpersoner fra virksomhetene som bidrar til å utvikle felles praksis og som arbeider med felles endringsønsker og integrasjoner mot andre systemer.

Kontrakt

Jobbnorge AS er leverandør av systemet. Konkurransen ble gjennomført høsten 2014, og kontrakt ble signert for fire år, gjeldende frem til 01.12.2018, forlenget til 31.12.2023.

Sikt vil høsten 2022 sette i gang prosess for å sikre fortsatt tilgang til et rekrutteringssystem. Alle som i dag benytter systemet gjennom Sikt vil få invitasjon til å delta i ny anskaffelse.

Andre virksomheter innenfor utdanning og forskning, eventuelt andre offentlige virksomheter, har anledning til å bli med i en felles anskaffelsesprosess, ledet av Sikt.

Under er de spesifikke betingelsene for tjenesten listet. For øvrig gjelder Sikts generelle tjeneste- og leveransebetingelser.

Beskrivelse av produktet

Rekrutteringssystemet JobbNorge er et nettbasert saksbehandlingssystem for ledere og HR-medarbeidere ved rekruttering og ansettelser.

Sikt forvalter og følger opp kontrakten med leverandøren og samordner utviklingsønsker, integrasjoner og en arbeidsgruppe for erfaringsutveksling og koordinering i sektoren.

Forutsetninger

Kunder av Sikt kan gjøre avrop på kontrakten.

Servicenivå

Henvendelser angående brukerstøtte, feilmeldinger og drift skal rettes direkte til JobbNorge.

Supportside for JobbNorge

Sikt håndterer henvendelser vedrørende kontrakten, samt endringsønsker fra virksomhetene.

Henvendelser til Sikt håndteres på Servicenivå 2

Databehandling, personvern, sikkerhet

Vederlag, kostnader, økonomi 

Lisenskostnader faktureres direkte fra leverandøren JobbNorge.

Sikt fakturerer en årlig tjenesteavgift som dekker alle kostnader knyttet til anskaffelse, koordinering av samarbeidet og videreutvikling av systemet. Avgiften dekker også timekostnader for ansatte i Unit som utfører arbeid tilknyttet tjenesten. 

Organisering og styring

Jobbnorge AS er leverandør av systemet. Sikt forvalter kontrakten mot Jobbnorge. Kunder som benytter tjenesten gjennom Sikt forholder seg direkte til kun til Sikt som avtalepart og ikke systemleverandøren. Det er etablert en arbeidsgruppe med fagpersoner fra virksomhetene som bidrar til å utvikle felles praksis og som arbeider med felles endringsønsker og integrasjoner mot andre systemer.

Tjenesten hører inn under tjenesteråd for administrative tjenester. Tjenesterådet består av representanter med faglig tyngde som er relevant for tjenesteområdet, fortrinnsvis i en beslutningsrolle i egen virksomhet. Rådet har hovedansvar for forvaltning og videreutvikling av fellestjenester innenfor tjenesteområde

Varighet, oppsigelse

Kontrakten for systemet er forlenget til 31.12.2023.

Sikt er i gang med en prosess for å sikre fortsatt tilgang til et rekrutteringssystem. Alle som i dag benytter systemet gjennom Sikt vil få invitasjon til å delta i ny anskaffelse.