Anskaffelsesprosess for biblioteksystem

Kontrakten med nåværende leverandør av biblioteksystemet og søkesystemet for BIBSYS-konsortiet går ut i 2025. Fram til da vil vi utarbeide en kravspesifikasjon og gjennomføre en anbudsprosess for å fortsatt sikre gode og kostnadseffektive bibliotektjenester.

Periode:

2023 – 2025

Status:

Pågående

Ansvarlig:

Sikt

Kort om prosessen

Sammen med styret for BIBSYS-konsortiet har Sikt etablert en prosess for å få på plass ny anskaffelse. Det er satt i gang et arbeid med å utarbeide kravspesifikasjonen for anbudet, som blir sendt ut i løpet av sommeren 2024.

Innkomne tilbud skal vurderes i løpet av høsten. Tidlig i 2025 vil vi etter planen være klare til å signere en ny kontrakt.

Overordnet tidslinje for prosessen

2021–2023

  • Arbeid med å skaffe innsikt til grunnlag for prosessen
  • Etablere styringsgruppe og formell prosjektorganisasjon

2024

  • Spørreundersøkelse blant bibliotekledere (januar)
  • Utarbeide kravspesifikasjon og forberede anbudskunngjøring (februar–mai)
  • Kunngjøre anbud (juni)
  • Gjennomføre anbud (juni–august)
  • Evaluere tilbud (september–oktober)
  • Forhandlinger (november)
  • Velge leverandør (desember)

2025

  • Inngå ny avtale om biblioteksystem

Styringsgruppen for anskaffelsesprosessen

Produktrådet for BIBSYS-konsortiet re-oppnevnte styringsgruppen med ny sammensetning av medlemmer 14. februar 2024. I styringsgruppen sitter:

  • NTNU: Sølvi Karlsen (leder)
  • UiO: Kristian Salcedo
  • UiB: Marion Mühlburger
  • Høgskolen i Innlandet: Endre Aas
  • Norges musikkhøgskole: Johan Jørgensen

Styringsgruppen skal ivareta interessene til konsortiet samlet sett, og søke løsninger som er til fellesskapets beste.

Ved bemanning av arbeidsgrupper og referansegrupper, skal man tilstrebe representasjon fra et bredt utvalg av medlemmene i konsortiet.

Prosjektorganisasjon i Sikt

Fra Sikt sin side er følgende personer involvert i anskaffelsesprosessen:

  • Prosjekteier: Asbjørn Risan, Sikt
  • Prosjektleder: Frode Arntsen, Sikt
  • Prosjektadministrator: Anita Ellerås, Sikt
  • Involverte fagpersoner i Sikt

Arbeid med kravspesifikiasjon

På bakgrunn av innsiktsarbeidet som er utført, går prosjektet våren 2024 inn i en fase der arbeidet med å utarbeide en kravspesifikasjon blir intensivert.

Faggruppene for Alma (akkvisisjon, fulfillment og resource management) og Faggruppen for Oria er satt i gang med å utarbeide kravspesifikasjon til systemene innenfor sine respektive fagområder.

Utarbeidelse av kravspesifikasjon innebærer følgende:

  • Å identifisere og definere kravene for biblioteksystem/søkesystem innen faggruppas fagområde
  • Identifisere MÅ- og BØR krav
  • Samarbeide med andre faggrupper for å sikre at det ikke er overlappende eller motstridende krav
  • Produsere/kvalitetssikre tekstlige beskrivelser

Hver faggruppe setter opp en plan for gjennomføringen av arbeidet. Arbeidet avsluttes på en fysisk samling i april. Se mandat for faggruppene i arbeidet med kravspesifikasjon.

Hvis du har innspill til faggruppene på nødvendig/ønsket funksjonalitet, kan dette spilles inn til Sikt via prosjektorganisasjonen, eller via faggruppenes medlemmer.

Innsiktsarbeid

For å få et best mulig grunnlag for kravspesifikasjonen og anbudsprosessen, har vi arbeidet med å skaffe innsikt i brukerkrav og framtidige behov hos brukerne av bibliotektjenestene.

Spørreundersøkelse til biblioteklederne

I januar 2024 gjennomførte vi en spørreundersøkelse/kartlegging blant biblioteklederne i BIBSYS-konsortiet, knyttet til premisser og forventninger til innkjøpsprosessen, og oppgavene biblioteksystemet skal bidra til å løse. Undersøkelsen tematiserte også økonomi og eksterne omstillingskrav.

Vi fikk inn svar fra ca. 55 institusjoner. Resultatene vil bli brukt, sammen med tidligere innsiktsarbeid, til å forberede anbudspapirene.

Sikt vil utarbeide en rapport fra undersøkelsen, som vil bli publisert på nettsidene.

Brukerundersøkelse

Høsten 2021 ble det gjennomført en brukertilfredshetsundersøkelse for Alma og Oria blant brukerne av biblioteksystemet og sluttbrukerne. Formålet var å skaffe brukerinnsikt for å identifisere brukerkrav og framtidige behov.

Brukerundersøkelsen ble ledet av to eksterne konsulenter. En referansegruppe med medlemmer fra ulike typer institusjoner i BIBSYS-konsortiet hjalp tett til.

Resultatet av undersøkelsen danner grunnlag for det videre arbeidet med anskaffelsesprosessen.


E-ressursrapporten: Oppfølging av brukerundersøkelsen

Brukertilfredshetsundersøkelsen pekte på at å handtere e-ressurser var et spesielt komplisert område for både store og små bibliotek.

Våren 2023 opprettet Sikt derfor en midlertidig faggruppe, for å kartlegge og identifisere konkrete problemområde som senere kunne brukes ved utforming av tiltak. Gruppen bestod av et utvalg medlemmer fra de etablerte faggruppene.

Resultatet av dette arbeidet er "E-ressursrapporten". Rapporten gir en generell gjennomgang av gangen i e-ressursene gjennom biblioteket, samtidig som den beskriver konkrete prosesser og problem knytt til disse.

Rapporten er ikke en uttømmende gjennomgang eller fasit, men sikter på å beskrive de punktene som dukket opp i løpet av arbeidet.

Strategi for innkjøpsprosessen

Høsten 2021 jobbet Sikt sammen med styret for BIBSYS-konsortiet for å definere en overordna visjon for arbeidet.  Formålet med strategien var å beskrive prosessen mot en ny kontrakt. 

For å få ei felles oppfatning av prosessen videre etablerte Sikt og styret sammen mål, kartla rammevilkår og definerte konkrete tiltak for å få et tilstrekkelig beslutningsgrunnlag. Det ble blant annet besluttet å gjennomføre en markedskartlegging og en scenarioanalyse.

Markedskartlegging  

Formålet med markedskartleggingen var å få tilbakemeldinger fra leverandører og undersøke hva som finnes av løsninger i markedet.  

Dette er en uformell prosess (Request for information), som kartlegger markedet, og som ikke forplikter oss til å gå videre med noen av tilbyderne. 

Arbeidet ble gjennomført andre og tredje kvartal 2022.

Arbeidsgruppen for markedskartleggingen

Prosjektleder var Frode Arntsen fra Sikt. Arbeidsgruppen bestod av:

  • Christine Rostgaard, UBO 
  • Geir Nordanger, Stortingsbiblioteket 
  • Malin Sofia Prytz, NB 
  • Marion Mühlburger, UBB 
  • Sølvi Karlsen, NTNU 

Scenarioanalyse

Scenariometodikk er en metode innen framtidstenking, som blir brukt til å analysere framtidige usikkerheter på en strukturert måte. Ønsket var å se på ulike scenario for bibliotektjenester framover. 

Arbeidet ble gjennomført høsten 2022. 

Se opptak av webinar med presentasjon av scenarioanalaysen >

Arbeidsgruppen for scenarioanalysen

Prosjektleder var Asbjørn Risan fra Sikt.  Arbeidsgruppen bestod av:

  • Urd Hertzberg, Sjukehuset Innlandet 
  • Kjersti Rustad, NB 
  • Irene Eikefjord, UBB 
  • Magnus Carlström, UBO 
  • Per Hovde, HK-dir
  • Audun Skorstad, Sikt 
  • Fredrik S. Pettersen, Sikt 

Bakgrunn for prosessen

Sikt skal levere gode og kostnadseffektive bibliotektjenester til UH-sektoren, slik at bibliotekene kan gi sine brukere tilgang til de ressursene de trenger for læring og forskning. 

Dagens tjenestetilbud innen bibliotektjenester består av tre hovedleveranser: 

  • Alma biblioteksystem: et moderne biblioteksystem som inneholder alle funksjoner for å drifte et bibliotek 
  • Oria søkesystem: en felles søkeportal til det samlede materialet som finnes ved de fleste fag- og forskningsbibliotek i Norge 
  • Leganto pensumlistesystem: et system for opprettelse, vedlikehold og tilgang til pensumlister for faglærere og studenter. 

Tjenesteleveransene er organisert i to konsortier: BIBSYS-konsortiet med 78 institusjoner og Pensumlistekonsortiet med 26 institusjoner. Tjenesten er brukerfinansiert via årlig avgift for medlemskap i konsortiene. 

Kontrakten med nåværende leverandør av bibliotektjenestene er tidsavgrenset og har en varighet ut 2025. Siden 2021 har det vært gjennomført ulike typer innsiktsarbeid, som brukertilfredshetsundersøkelse, scenario-analyse og RFI, for å undersøke markedet og for å belyse trender og fremtidige brukerbehov.

Anskaffelsesprosjektet ble formelt etablert i 2023. Prosessen med anbudsrunde og tilhørende aktiviteter finansieres via den årlige konsortieavgiften samt oppsparte midler.