Rettane til dei registrerte i forskingsprosjekt
Så lenge deltakarane eller andre personar kan bli identifiserte i datamaterialet ditt, har dei visse rettar. Les om desse rettane, om kva institusjonen din er forplikta til å gjere, og kva unntak som kan gjerast.
Så lenge enkeltindivid kan bli identifiserte i datamaterialet, har dei rett til å:
- få informasjon om behandlinga
- be om innsyn i kva personopplysningar som er registrerte om dei,
- få opplysningane sine retta
- få opplysningane sine sletta
- be om avgrensing
- få utlevert data (dataportabilitet), viss prosjektet er samtykkebasert
- protestere mot behandlinga
- sende ei klage rundt behandlinga av personopplysningar til Datatilsynet
Rettane til deltakarane
Her går vi nærare gjennom kva dei ulike rettane inneber. Lenger ned på sida står det også litt om nokre av dei vanlegaste unntaka frå rettane.
Rett til informasjon
Retten til informasjon er ein grunnleggande rett i personvernlovverket, og skal sikre at personopplysningar blir behandla på ein open måte.
Dette inneber at deltakarane må få vite kva opplysningar som blir behandla om dei, formålet med behandlinga, kven som vil ha tilgang til opplysningane, og kor lenge.
Lovverket stiller krav til korleis informasjonen skal bli gitt, når han skal bli gitt, og kva du må informere om.
Retten til informasjon gjeld både når opplysningane blir henta frå deltakaren sjølv og når du får opplysningane frå andre kjelder (til dømes frå register eller gjennom tredjepersonar).
Retten til informasjon gjeld også uavhengig av om du skal innhente samtykke eller ikkje.
Rett til innsyn
Retten til innsyn inneber at deltakarane har rett til å få vite om det blir behandla personopplysningar om dei, og i så tilfelle få innsyn i kva personopplysningar som blir behandla.
Retten til innsyn inneber også retten til å få ein kopi av alle personopplysningane som er lagra om dei.
Kopien skal utleverast på same måte som førespurnaden om innsyn vart sendt. Viss førespurnaden vart send elektronisk, skal kopien også vere elektronisk og i eit vanleg filformat.
Rett til retting
Viss deltakaren meiner at du behandlar personopplysningar om dei som ikkje er rette, kan dei be om at opplysningane blir retta.
Viss det ikkje er praktisk mogleg å rette opplysningane, eller viss deltakaren meiner at opplysningane gir feil inntrykk sjølv om dei er rette, kan dette rettast ved at du innhentar supplerande informasjon.
Rett til sletting
Deltakarane har rett til å få personopplysningane sine sletta dersom dei ber om det. Retten til sletting gjeld så lenge:
- personopplysningane ikkje lenger er nødvendige for formålet
- deltakaren trekker tilbake samtykket (viss samtykkebasert)
- deltakaren protesterer mot behandlinga (viss ikkje samtykkebasert)
- opplysningane har blitt behandla ulovleg
Rett til avgrensning
Retten til avgrensing handlar om at behandlinga av personopplysningar «blir frosen» i ein periode. I denne perioden skal opplysningane berre lagrast, og kan ikkje brukast til noko utan at deltakaren samtykkjer til det.
Retten til avgrensing gjeld når deltakaren:
- har gitt beskjed om at opplysningane som blir behandla om dei er feilaktige. Medan du kontrollerer opplysningane, kan behandlinga avgrensast i ein periode
- deltakaren har brukt retten sin til å protestere, og du vurderer om protesten kan etterfølgjast
- du ikkje lenger har behov for å behandle opplysningane, men deltakaren har behov for dei i samband med eit rettskrav
Du må alltid gi beskjed til deltakeren når begrensningen oppheves.
Rett til å protestere
Viss du behandlar personopplysningar utan at det er innhenta samtykke, kan deltakaren protestere mot dette.
Ein protest inneber som hovudregel at personopplysningane skal slettast. Sjå elles informasjon om unntak lenger ned.
Rett til dataportabilitet
Retten til dataportabilitet inneber at deltakaren skal få utlevert opplysningane sine slik at dei kan gjenbrukast på tvers av ulike system og tenester. Opplysningane skal då utleverast i eit maskinlesbart og vanleg brukt filformat.
Retten til dataportabilitet gjeld berre for opplysningar du har innhenta frå deltakaren sjølv. Retten gjeld også berre i dei tilfella behandlinga er basert på deltakaren sitt samtykke.
Pliktane til institusjonen
Institusjonen din har plikt til å leggje til rette for at deltakarane i prosjektet ditt har høve til å få oppfylt rettane sine på ein enkel måte.
Viss ein deltakar tar kontakt om rettane sine, har de plikt til å svare innan 30 dagar.
Unntak frå rettane til dei registrerte
Det finst ei rekkje avgrensingar og unntak frå rettane i lovverket, som i spesielle tilfelle kan vere nødvendige å bruke.
Her finn du nokre av dei vanlegaste unntaksreglane som kan brukast i forsking.
Unntak frå retten til informasjon
Som hovudregel er det berre aktuelt å halde unna indviduell informasjon viss opplysningane ikkje blir innhenta frå den registrerte sjølv. Som ved registerstudiar, internettforsking, eller at du får informasjonen via andre (tredjepersonopplysningar).
Den vanlegaste unntaksregelen er at det krev ein uforholdsmessig stor innsats å gi informasjon. Du må då grunngi at innsatsen som krevst overstig nytta den enkelte vil ha av å få informasjon. Dersom du ønskjer fritak frå plikta til å informere, må du altså gi gode grunner for dette i meldeskjemaet.
Følgande punkt kan vere aktuelle ved vurdering av unntak frå informasjon:
- storleiken til utvalet (fleire tusen personar)
- om du har tilgang til direkte personidentifiserbare opplysningar
- omfanget og karakteren til datamaterialet (talet på variablar/grad av sensitiv informasjon)
- etiske betraktningar
Sjølv om prosjektet har gode argumenterer for unntak frå informasjonsplikta, gjeld framleis kravet om å informere offentleg (kollektiv informasjon). Det er dei same innhaldsmessige krav til informasjonen.
Informasjonen bør offentleggjerast ein stad der det er sannsynleg å nå dei registrerte. Dette kan vere på ei nettside, i eit kommentarfelt, ei avis, oppslagstavle eller liknande.
Unntak frå retten til innsyn
Nokre gonger kan det vere problematisk å gi deltakaren innsyn i kva opplysningar som er registrerte om han eller henne.
Det vanlegaste unntaket her vil vere dersom innsynet kan medføre brot på teieplikta ovanfor nokre andre, eller dersom innsynet frå ein deltakar vil gå utover rettane og fridommane til nokon andre.
Andre unntaksreglar kan vere aktuelle i tilfelle der det trengst uforholdsmessig stor innsats å gi innsyn, eller viss innsynsretten sannsynlegvis vil gjere det umogleg eller i alvorleg grad hinde formålet med prosjektet.
Unntak frå retten til sletting
Retten til sletting gjeld ikkje i tilfelle der sletting sannsynlegvis vil gjere det umogleg eller i alvorleg grad vil hindre at formålet med prosjektet ditt kan oppnåast. Viss du meiner at det er nødvendig å halde unna retten til sletting, må du argumentere godt for det i meldeskjema.
NB! Viss prosjektet ditt er samtykkebasert, og samtykket blir trekt tilbake, skal opplysningane i utgangspunktet blir sletta.
Å byte behandlingsgrunnlag vil stri mot prinsippa om openheit og rettferd, som er viktige prinsipp i personvernlovverket, og er ikkje anbefalt. I enkelte tilfelle kan byte av behandlingsgrunnlag vere eit alvorleg lovbrot.
Kontakt Sikts personverntenester
Har du oppretta eit meldeskjema?
- Kontakt rådgivaren din: På minforskning.sikt.no kan du sende spørsmål via meldeskjema og få svar.
Har du generelle spørsmål?
- Chat: Du kan sende generelle spørsmål via chat på kvardagar kl. 12–14. Stengt onsdagar.
- Telefon: +47 73 98 40 40 kvardagar kl. 10–12. Stengt onsdagar.
Relaterte sider om personvern i forskning
Personvernhandbok for forsking
Vi rettleier deg gjennom sentrale delar av personopplysningslova, og har temasider om ulike metodar og forskingsområde.
Informasjon til deltakarane
Les om kva informasjon du må gi, og bruk gjerne ein av malane våre for informasjonsskriv til utvalet.
Melde endringar i prosjektet
Viss du gjer endringar i prosjektopplegget som påverkar behandlinga av personopplysningar, må du melde frå.