Analyseplattformen

Tjenesten er en fellestjeneste fra Sikt som tilbys alle statlige universiteter og høyskoler, og som etterstreber å gi Kunden oversikt over egen virksomhet på tvers av sentrale fagområde som økonomi, lønn og personal, utdanning og forskning. Tjenesten er utviklet på bakgrunn av et adressert behov i sektoren for å lette institusjonenes pågående arbeid med å bli mer datadrevet i sin virksomhetsstyring. Dette ved å tilby et produkt som gjør det enklere å samle relevante styringsdata på ett sted

Hensikten med å gi Kunden en slik oversikt over egen virksomhet på tvers av fagområdene er å tilrettelegge for at Kunden kan gjennomføre virksomhetsstyring og ha tilstrekkelig beslutningsstøtte.

Som del av dette søker tjenesten å tilrettelegge for at Kunden har sentrale styringsdata nødvendig for styringsdialog med Kunnskapsdepartementet, relatert til årsrapportering for å svare for oppnåelse av fastsatte mål, at Kunden kan fatte beslutninger og ta strategiske valg for virksomheten, og at Kunden kan fastsette mål og resultatkrav for kommende perioder.

Sikt tilbyr som del av tjenesten tre tjenestenivåer.

Ved inngåelse av Avtale om Leveranse av Analyseplattformen er Tjenestenivå 1 obligatorisk for Kunden, med mindre annet er særskilt avtalt mellom Partene. Dette gjelder også dersom Kunden i tillegg kjøper Tjenestenivå 2 og 3, med mindre annet særskilt er avtalt mellom Partene.

Dersom Kunden kjøper Tjenestenivå 3 vil i tillegg Tjenestenivå 2 være obligatorisk, med mindre annet er særskilt avtalt mellom Partene.

Dersom Kunden ønsker å endre valgt tjenestenivå etter at Avtalen er inngått, kan endring foretas i henhold til prosedyre oppgitt under «Endring av valgte tjenestenivåer» og i Avtale om Leveranse.

Dersom Kunden ønsker, kan Sikt i dialog med Kunden gi anbefaling om hvilket tjenestenivå som kan svare til Kundens behov og forutsetninger.

Beskrivelse Tjenestenivå 1

I Tjenestenivå 1 tilbys følgende av Sikt

• Ett kontaktpunkt for enkel forvaltning, implementering og vedlikehold av koblinger og integrasjoner mot et utvalg datakilder, som Kunden har godkjent at Sikt henter data fra
• Innhenting av oppdaterte data i ubehandlet format fra et utvalg datakilder, som Kunden har godkjent at Sikt henter data fra
• Effektiv og hurtig overføring av data fra tjenesten til Kunden sin valgte lokale dataplattform, for videre behandling av Kunden

Beskrivelse Tjenestenivå 2

Dersom kunden kjøper Tjenestenivå 2 vil også innholdet beskrevet for Tjenestenivå 1 være inkludert som del av kjøpet, med mindre annet er særskilt avtalt mellom partene.

I Tjenestenivå 2 tilbys i tillegg følgende

• Felles datamodeller i form av maler for UH-sektoren optimalisert for analyse og rapportering, tilrettelagt for lederstøtte og forretningsanalytikere
• Kvalitetssikrede datamodeller og datagrunnlag med høy granulering og aggregering for kundens egen benchmarking
• Stjernemodeller i form av maler for kunden sin egenutvikling av rapporter
• Direkte kobling mot kunden sitt valgte lokale BI-verktøy, for videre behandlinger av kunden i eget verktøy

Beskrivelse Tjenestenivå 3

Dersom kunden kjøper Tjenestenivå 3 vil også innholdet beskrevet for Tjenestenivå 1 og 2 være inkludert som del av kjøpet, med mindre annet er særskilt avtalt mellom partene.

I Tjenestenivå 3 tilbys i tillegg følgende

• Brukervennlig visualisering, dashboards og rapporter i form av maler ment for virksomhetsstyring og beslutningsstøtte, tilpasset ledere, lederstøtte og forretningsanalytikere
• Innsikt i ulike forretningsområder for å identifisere overordnede problemstillinger
• Ferdige kalkulasjoner for parametere som kan inngå i årsrapport til KD, som for eksempel publikasjonspoeng og økonomioversikt
• Funksjonalitet for integrasjon av rapporter og Dashboards i nettsider, intranett og Office365

De statlige universitetene og høyskolene er prioriterte kunder i første omgang, men det kan bli aktuelt å tilby plattformen til private institusjoner etter hvert.

Databehandleravtale for Analyseplattformen skal inngås som del av Avtale om Leveranse mellom Partene før tjenesten tas i bruk av Kunden.

Når Kunden signerer Avtale om Leveranse med Sikt, forutsettes det at Kunden ved autorisert personell har gitt tillatelse til aktuelle kildesystemer som oppbevarer dataene, om at dataene skal overføres til tjenesten på vegne av Kunden.

Data fra SAP innhentes til tjenesten med API fra DFØ som er API-tilbyder maskin-til-maskin. Formell godkjenning for tilgjengeliggjøring av dataene foretas som en engangsjobb av autentiserte personer hos Kunden, ved pålogging via ID-porten til AltInn. Godkjenningen kan til ethvert tidspunkt trekkes tilbake når Kunden ønsker det. Autentisering maskin-til-maskin før innhenting av data til tjenesten foregår via Maskinporten som sikrer at kun Sikt får tilgang til APIet.

Øvrige integrasjoner kan settes opp av Sikt etter godkjenning av Kunden.

Kunden er ansvarlig for at personer som godkjenner at personopplysninger skal tilgjengeliggjøres fra kildesystemer og overføres til tjenesten, kan godkjenne med juridisk bindende virkning på vegne av Kunden.

Kunden er ansvarlig for at nødvendig opplæring gis til egne ansatte før de gis tilgang til tjenesten.

Kunden er ansvarlig for at personopplysninger som overføres fra kildesystemer til Analyseplattformen er ihht. databehandleravtalen mellom kunden og Sikt. Dersom Kunden ønsker det, kan Sikt etter nærmere dialog bistå med tilrettelegging av dialog mellom Kunden og leverandører. Kunden forvalter også oppheving av slik godkjenning dersom data ikke lengre skal overføres til tjenesten fra kildesystemene.

Kunden er ansvarlig for at personvern- og annen relevant lovgivning/regelverk etterleves ved bruk av tjenesten. Dette inkluderer , men er ikke begrenset til, plikten til å ha lovlige behandlingsgrunnlag for samtlige behandlinger av personopplysninger i henhold til det til enhver tid gjeldende personvernregelverk, at opplysninger som overføres til og behandles i tjenesten til enhver tid er korrekt, relevant og nødvendig for formålet det behandles for, at plikten til å informere de registrerte er ivaretatt, at det ikke overføres og behandles flere opplysninger enn nødvendig og at opplysninger ikke behandles til uforenelige formål sammenlignet det de opprinnelig er innsamlet for. Kunden er også ansvarlig for at eventuelle avtalerettslige forpliktelser med ansatte, studenter, forskere og andre parter etterleves ved bruk av tjenesten.

Kunden plikter å informere Sikt dersom Kunden finner at behandlinger er i strid med personvern- eller annen relevant lovgivning.

Kunden er ansvarlig for at kun autorisert personell gis tilgang til å hente ut data fra tjenesten, og at det inngås nødvendige avtaler mellom Kunden og eventuelle leverandører som benyttes for autentisering ved tilgangsstyring.
Det er Kunden som er ansvarlig for at sin virksomhetsstyring og beslutningsstøtte utføres i tråd med krav og forpliktelser som påhviler Kunden. Tjenesten er i denne sammenheng kun ment som et verktøy som søker å tilrettelegge for at Kunden oppnår dette.

Kunden er ansvarlig for behandling av data som gjøres når dataene er hentet fra tjenesten.

Tjenesten har Servicenivå 3 med åpningstid 0800-1530 på hverdager.

Servicenivået beskriver

• Kontaktpunkter og respons- og svartider tider ved behov for support og for å melde feil.
• Eventuell varsling ved feil og planlagt arbeid.

Kunden er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger i tjenesten. Sikt er databehandler og behandler opplysningene på vegne av Kunden.

Tjenesten er et verktøy Kunden kan bruke for å foreta samme behandling av data som Kunden kontinuerlig gjør til egne formål. Med dette menes at det er behandling av samme typer registrerte data. Data hentes fra kildesystemer som Kunden ellers henter fra og til samme formål som Kunden allerede behandler dataene for. Det som skiller seg fra dette er at Kunden bruker tjenesten til å gjøre behandlingene i stedet for bruk av andre systemer. Det er dermed bare et skifte av verktøy for å gjøre samme overordnede behandlinger. Dette tilsier at behandlingene i tjenesten som sådan fremdeles er lovlig, rettferdig og åpen i lys av vurderingene Kunden allerede har ansett som i tråd med personvernregelverket for pågående prosesser, og øvrige aktuelle regelverk.

Sikt skal gjennom planlagte og systematiske tiltak sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet med hensyn til konfidensialitet, integritet, tilgjengelighet og robusthet ved behandling av personopplysninger.  

Informasjon om håndtering av sikkerhet og personvern i tjenesten finnes nærmere beskrevet i Databehandleravtale for Analyseplattformen. Databehandleravtalen har forrang ved eventuell motstrid med Avtalens bestemmelser knyttet til behandling av personopplysninger. 

Ved eventuelle særskilte avtaler mellom Partene som påvirker hvordan og/eller hvilke personopplysninger Sikt behandler på vegne av Kunden, skal Partene følge prosedyre i Databehandleravtalen punkt 5.3.

Kunden har et selvstendig ansvar for å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet ved egen bruk av tjenesten. Dette følger blant annet av bestemmelsene i eForvaltningsforskriften og personopplysningsloven. Det innebærer at virksomheten skal vurdere risikoen for brudd på sikkerheten og iverksette nødvendige sikringstiltak for å beskytte informasjonens konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Vurdering og iverksetting av nødvendige sikringstiltak skal skje innenfor rammen av virksomhetens ledelsessystem for informasjonssikkerhet.

Det skal inngås en databehandleravtale før tjenesten tas i bruk. Informasjon om håndtering av sikkerhet og personvern i tjenesten finnes nærmere beskrevet i databehandleravtalen.

Det bør gjennomføres en risiko- og sårbarhetsvurdering (ROS) for tjenesten hos virksomheten. Sikt kan bistå med maler og eventuelt rådgivning i forbindelse med dette.

Det bemerkes at Sikt kan bli behandlingsansvarlig for visse opplysninger om Kundens kontaktperson og personell som Kunden autoriserer at skal hente data fra tjenesten. Dette kan gjelde for, men ikke uttømmende oppgitt, aktiviteter med formål knyttet til inngåelse og administrasjon av avtalen, gjennomføring av brukerdialog relatert til videreutvikling av tjenesten, sikkerhetshensyn, arkiveringshensyn og eventuell maskinlæring. 

Eiendomsrett til data

Kunden beholder eiendomsrett til alle data som overlates til Sikt for behandling, og som lagres eller prosesseres ved hjelp av tjenestene under denne Avtalen. Det samme gjelder resultatet av Sikts behandling av slike data. Det bemerkes at Sikt som offentlig virksomhet må etterleve plikter etter relevant lovverk, som eksempelvis plikter etter arkiverings- og offentlighetsloven, og må dersom påkrevd, behandle data i samsvar med dette.

Sikt har ikke ansvar for hendelser som oppstår i Kundens interne systemer.

Analyseplattformen finansieres gjennom en årlig tjenesteavgift.

Porteføljestyret for utdanning og administrasjon vedtok finansieringsmodellen for tjenesten i november 2023 (sak 52/23).

Parameterne i finansieringsmodellen for tjenesten er:

• Hvilket tjenestenivå kunden kjøper
• Antall ansatte (FTE) i DBH

Pris per kunde er summen av et fastpriselement, pluss antall ansatte hos kunden, multiplisert med pris per ansatt.

Modellen som er lagt til grunn er i henhold til prinsippene i felles betalingsmodell for fellestjenester. Prinsipper om enkelhet, transparens og forutsigbarhet er lagt til grunn. Tjenesten faktureres ut fra kundens kjøpte tjenestenivå og antall ansatte i DBH i henhold til vedtatte finansieringsmodell.

Pris for tjenesten spesifiseres i kostnadsvarsel som omtalt i Sikts Generelle avtalevilkår punkt 2. I forbindelse med kostnadsberegning for kommende år vil prisen kunne indeksreguleres.

Tjenesten utvikles av Sikts medarbeidere i produktteamet dataanalyse og beslutningsstøtte (heretter omtalt som DAB) med tett dialog med institusjoner i UH-sektoren.

Ved lansering etablerer Sikt et tverrfaglig produktteam i DAB med ansvar for drift og utvikling av tjenesten.

Kunden er selv ansvarlig for å ha ressurser til å forvalte tjenesten på egen virksomhet. Det oppfordres til å bidra i videreutvikling av tjenesten ved å melde inn eventuelle behov og deltakelse på brukerforum.

Produktråd for dataanalyse og beslutningsstøtte vil jobbe videre med videreutvikling av forvaltningsmodell for organisering av brukerinnspill og håndtering og prioritering av brukerønsker og brukerinnspill i strategiperioden.

Dersom Kunden ønsker å endre kjøpt tjenestenivå etter avtaleinngåelse, avtales dette skriftlig mellom Partene i henhold til prosedyre beskrevet i Avtale om leveranse av Analyseplattformen. 

Det bemerkes at Tjenestenivå 1 er obligatorisk og kan ikke sies opp uten at Avtalen sies opp i henhold til regulering i de Generelle Avtalevilkårene, med mindre annet er særskilt avtalt mellom Partene.

Dersom Kunden har kjøpt Tjenestenivå 2 og/eller 3, kan Kunden avbestille Tjenestenivå 2 og/eller 3 med en måneds skriftlig varsel, dersom ikke annet avtales mellom Partene. Avbestillingen gjelder fra første dato i påfølgende måned, med mindre annet avtales særskilt mellom Partene. Deretter inngår Tjenestenivå 1 og/eller 2 som del av kjøpet.

Dersom en av Partene ikke overholder sine plikter i henhold til Produkt- og tjenestevilkår, vil dette anses som mislighold, og de plikter, frister, sanksjoner og ansvarsbegrensninger som følger av Sikts Generelle avtalevilkår kommer til anvendelse.

Ved mislighold skal partene følge fremgangsmåten i Sikts Generelle avtalevilkår punkt 8.4 for å løse tvisten.

Vilkår for oppsigelse i de generelle avtalevilkårene punkt 9 gjelder for tjenesten.

Ved opphør av avtalen vil Sikt slette alle personopplysninger som behandles på vegne av kunden, i samsvar med regulering i databehandleravtalen.