Meldingsarkivet for ledelse og administrasjon – Institusjonsportalen 

Meldingsarkivet er et system som skal styrke og forenkler institusjonens arbeid med å sikre interne rutiner og følge opp forskningsprosjekt som behandler personopplysninger. 

Institusjonsportalen er en felles inngang til systemet, som gir statistikk og oversikt over behandlinger av personopplysninger og opprettede datahåndteringsplaner hos Sikt.

Meldingsarkivet er et verktøy for ledelse og administrativt ansatte ved institusjoner som har avtale med Sikt. Systemet gir oversikt over alle behandlinger av personopplysninger ved institusjonen som er meldt til Sikt.

Meldingsarkivet gir også lovpålagt protokoll over alle pågående behandlinger (jf. art. 30) og synliggjør avvik. 

Fra 2021 er inngangen lagt via Institusjonsportalen, som gir statistikk og rapport over meldeskjema og datahåndteringsplaner (ut fra hvilke avtaler institusjonen har inngått med Sikt). 

Tilgang til Meldingsarkivet og Institusjonsportalen 

Institusjonens kontaktperson og institusjonens personvernombud skal ha tilgang til Meldingsarkivet.

I tillegg bør ansatte som har internkontrolloppgaver og ansvar for oppfølging av forskningsprosjekter få tilgang som "brukere personvern". 

Forskere og studenter skal ikke ha tilgang til Meldingsarkivet. De har oversikt over egne prosjekter og prosjekter som er delt med dem via Min side. 

Ulike brukerroller i systemet

Rollen som "brukeradministrator"

Institusjonen kan velge å ha flere brukeradministratorer ved behov.

Brukeradministrator har ansvar for å: 

  • Administrere hvilke deler av Meldingsarkivet brukerne skal få tilgang til, f.eks. til et gitt fakultet eller institutt. 
  • Fjerne tilganger når ansatte slutter eller ikke skal ha tilgang lenger. 

Rollen som "Bruker personvern"

Andre personer ved institusjonen som skal ha tilgang til Meldingsarkivet blir tildelt rollen «bruker personvern» av brukeradministrator. 

Rollen som "Bruker datahåndtering" 

Rollen «Bruker datahåndtering» brukes av institusjoner som har avtale om datahåndteringstjenester. Denne brukes ikke for tilgang til personverntjenester. 

Legge til nye brukere

Bare brukeradministrator kan legge til nye brukere. Slik gjøres det: 

  1. Logg inn på institusjon.nsd.no​ og velg institusjon (kun dersom du er tilknyttet flere) 
  1. Velg «Brukere» i menyen til venstre og klikk på «Inviter bruker». 
  1. I popup-vinduet: Oppgi e-post til brukeren du skal invitere. Velg tilgangen personen skal ha (hele institusjonen eller bestemt underenhet), hvilken rolle (se forklaring over), og hvor lenge invitasjonen skal være aktiv. 
  1. Trykk på «Send». Personen du inviterte vil motta en e-post fra Sikt. 
  1. Invitasjonen besvares ved å trykke på lenken i e-posten og logge inn. Merk at tilgangen til brukeren blir knyttet til hvilken innloggingsmetode de velger. 

Når invitasjonen er sendt vil e-postadressen bli synlig i listen over brukere, med utløpsdato for invitasjonen oppgitt (en uke etter at invitasjonen er sendt).

Når invitasjonen er besvart vil navnet på brukeren bli synlig og e-posten vises som en hyperlenke. 

Du kan se invitasjoner som er utløpt ved å trykke på knappen «Alle» i øvre høyre hjørne. 

Endre og slette tilganger 

I oversikten over brukere, ser du navn og epostadresse, enheten brukeren har tilgang til, rollen til brukeren og når den ble lagt til. Du har også en kolonne som heter "Handlinger". 

For å slette en bruker, trykk på de tre prikkene under "Handlinger". Klikk på valget "fjern bruker". 

For å endre enhetstilgang, må du slette opprinnelig tilgang og invitere brukeren på nytt (med ønsket tilgang). 

Bruk av Meldingsarkivet

Jevnlig bruk av Meldingsarkivet gir mulighet til å avdekke om institusjonens interne rutiner er kjent og blir fulgt av forskere og studenter. 

Ved å følge med i Meldingsarkivet kan institusjonen fange opp tendenser og gjøre justerende tiltak. Du kan for eksempel se hvilke typer avvik som skjer ved ulike enheter, og følge opp der du ser det er behov. 

Meldeskjema sendt inn før 20. juli 2018 

Meldingsarkivet med meldeskjema fra før 20. juli 2018 (da den nye personvernforordningen trådte i kraft) er nå tatt ned. 

Har du spørsmål eller behov for informasjon om prosjekter fra gammelt Meldingsarkiv, ta kontakt på meldingsarkiv@sikt.no​