Institusjonsportalen for ledelse og administrasjon
Institusjonsportalen er et administrativt verktøy som skal styrke og forenkle institusjonens arbeid med å sikre interne for håndtering av forskningsdata, spesielt behandling av personopplysninger.
Institusjonsportalen (institusjon.nsd.no) er et verktøy for ledelse og administrativt ansatte ved institusjoner som har avtale med Sikt.
Portalen gir hjelp til å følge opp forskningsprosjekter, blant annet for å se til at de er i tråd med juridiske og etiske krav, og FAIR håndtering av forskningsdata.
Personverntjenester og ombud
Institusjonsportalen gir oversikt over alle behandlinger av personopplysninger som er meldt via Sikts meldeskjema (og tidligere NSD f.o.m 20. juli 2018). I tillegg finner du dokumentasjon og informasjon om vurderingene som er gitt av Sikt.
Du kan også se statistikk og følge utviklingen over tid. Blant annet kan du se tall på de ulike typene behandlingsgrunnlag som er brukt, se kategorier av personopplysninger som blir behandlet, se antall studentprosjekt, osv.
Gir lovpålagt protokoll
I institusjonsportalen kan du også generere den lovpålagte protokollen over alle pågående behandlinger (jf. art. 30), og du får synliggjort eventuelle avvik fra personvernlovgivingen.
Fra 2023 er Meldingsarkivet med protokoll en integrert del av av Institusjonsportalen, og eksisterer ikke lenger som en egen applikasjon.
Datahåndteringstjenester
Institusjonsportalen gir også oversikt over alle opprettede Sikt datahåndteringsplaner (f.o.m), for institusjoner med avtale om Sikts policyveiviser og planarkiv.
Disse verktøyene gjør det enklere for forskere og studenter og følge retningslinjene for sikker lagring av forskningsdata, som gjelder ved sin institusjon.
Forskningsintstitusjonene definerer selv sine retningslinjer for datainnsamling, lagring og filoverføring. Retningslinjene blir så publisert i datahåndteringsplanen på en maskinlesbar måte.
Forskere og studenter får dermed veiledning basert på retningslinjene ved sin institusjon når de fyller ut Sikts datahåndteringsplan/DMP.
Oversikt over registrerte datahåndteringsplaner
Planarkivet gir oversikt over registrerte datahåndteringsplaner/DMP, med informasjon om
- når en datahåndteringsplan er opprettet
- hvem den er opprettet av
- institusjoner som medvirker i prosjektet
- prosjektvarighet
- antall datasamlinger
I tillegg viser planarkivet hvilken sikkerhetsklassifisering hver enkelt datasamling har fått, og om retningslinjene for sikker lagring blir fulgt.
Tilgang til Institusjonsportalen
Ved avtale om personverntjenester, skal institusjonens oppnevnte kontaktperson og eventuelt personvernombudet ha tilgang.
I tillegg bør ansatte som har internkontrolloppgaver og/eller ansvar for oppfølging av forskningsprosjekter få tilgang.
Forskere og studenter skal ikke ha tilgang. De har oversikt over egne prosjekter og prosjekter som er delt med dem via Min side.
Brukerroller i systemet
Administrator
Administrator har ansvar for å:
- Gi tilgang til ansatte ved egen institusjon som skal bruke verktøyet, med riktig tilgangsnivå, f.eks. fakultet eller institutt.
- Fjerne tilganger når ansatte slutter eller av andre årsaker ikke skal ha tilgang lenger.
Institusjonen kan velge å ha flere brukeradministratorer, noe som særlig kan være et behov ved større institusjoner.
Bruker
Ansatte med en eller flere av følgende oppgaver må få rollen bruker, med rett tilgangsnivå
- følge opp behandlinger av personopplysninger (meldeskjema) eller
- følge opp håndtering av forskningsdata (datahåndteringsplaner/DMP)
- legge inn retningslinjer for håndtering av forskningsdata (policyveiviseren)
Legge til nye brukere
Bare brukeradministrator kan legge til nye brukere. Slik gjøres det:
- Logg inn på institusjon.nsd.no og velg institusjon (kun dersom du er tilknyttet flere)
- Velg «Tilgang» i menyen til venstre og deretter «+ Inviter».
- I popup-vinduet: Oppgi e-postadressen til den ansatte du skal invitere. Velg tilgangsnivået (enhet - hele institusjonen eller underenhet), og hvilken rolle (bruker eller administrator) den ansatte skal ha.
- Når du sender invitasjonen, viil den ansatte motta en e-post med en tilgangslenke.
- Invitasjonen må besvares ved å logge inn. Merk at tilgangen blir knyttet til innloggingsmetoden personen velger.
Når invitasjonen er besvart vil den ansatte vises i listen over brukere med rolle og tilgangsnivå.
Invitasjoner som er utløpt finner du i loggen.
Endre og slette tilganger
Du sletter en bruker ved å velge "Handlinger" og "Fjern tilgang".
For å endre enhetstilgang, må du slette opprinnelig tilgang og invitere brukeren på nytt (med ønsket tilgang).
Bruk av Institusjonsportalen
Ved jevnlig bruk av verktøyet kan du se om institusjonens retningslinjer for behandling av personopplysninger og øvrig datahåndtering er kjent, og følges av forskere og studenter.
Du finner også oversikt og statistikk til intern rapportering.
Meldeskjema sendt inn før 20. juli 2018
Det eldste Meldingsarkivet med meldeskjema som ble meldt før nytt personvernlovverk (GDPR) trådte i kraft, er avviklet.
Har du spørsmål eller behov for informasjon om gamle meldeskjema, ta kontakt.
Kontakt
