Institusjonsportalen for ledelse og administrasjon

Institusjonsportalen (institusjonsportalen.sikt.no) er et verktøy for ledelse og administrativt ansatte ved institusjoner som har avtale med Sikt.

Verktøyet gir hjelp til å følge opp forskningsprosjekter, blant annet for å se til at de er i tråd med juridiske og etiske krav, og FAIR håndtering av forskningsdata.

Personverntjenester

Institusjonsportalen gir oversikt over alle behandlinger av personopplysninger som er meldt via Sikts meldeskjema og tidligere NSD. I tillegg finner du dokumentasjon og informasjon om vurderingene som er gitt av Sikt.

Du kan også se statistikk og følge utviklingen over tid. Blant annet kan du se tall på de ulike typene behandlingsgrunnlag som er brukt, se kategorier av personopplysninger som blir behandlet, se antall studentprosjekt, osv.

Gir lovpålagt protokoll

I institusjonsportalen finner du den lovpålagte protokollen over alle pågående behandlinger (jf. art. 30), og du får synliggjort eventuelle avvik fra personvernlovgivingen.

NB. Fra 2023 er Meldingsarkivet med protokoll en integrert del av Institusjonsportalen, og eksisterer ikke lenger som en egen applikasjon.

Datahåndteringstjenester

For institusjoner med avtale om Sikts policyveiviser og planarkiv gir Institusjonsportalen også oversikt over alle datahåndteringsplaner som er opprettet med Sikts datahåndteringsplan.

Sikt datahåndteringsplan gjør det enklere for forskere og studenter å følge retningslinjene for sikker lagring av forskningsdata, som gjelder ved egen institusjon.

Forskningsinstitusjonene definerer selv sine retningslinjer for datainnsamling, lagring og filoverføring. Retningslinjene blir så publisert i datahåndteringsplanen.

Forskere og studenter får dermed veiledning basert på retningslinjene ved sin institusjon når de fyller ut Sikts datahåndteringsplan.

Oversikt over registrerte datahåndteringsplaner

Institusjonsportalen gir oversikt over registrerte datahåndteringsplaner, med informasjon om:

• når en datahåndteringsplan er opprettet
• hvem den er opprettet av
• institusjoner som medvirker i prosjektet
• prosjektvarighet
• dataenes behov for beskyttelse (grønn, gul, rød eller svart)

Tilgang til Institusjonsportalen 

Ved avtale om personverntjenester eller datahåndteringsverktøy, skal en oppnevnt kontaktperson og en administrator ha tilgang til portalen, som minimum. Dersom institusjonen har et personvernombud skal også dette ha tilgang.

I tillegg anbefaler vi at øvrige ansatte som har internkontrolloppgaver og ansvar for oppfølging av forskningsprosjekter blir invitert av administratoren.

Forskere og studenter skal ikke ha tilgang til Institusjonsportalen. De har oversikt over egne prosjekter og prosjekter som er delt med dem via Min forskning.