Produktråd for studieadministrasjon

Heldagsmøte 15.mai, kl. 10:00 - 16:00

Agenda:

• Testing
• Risikomatrise FS
• Digitale læringsmiljø
• Status T1
• Nøkkelresultater T2
• Brukerflater
• Livssyklushåndtering
• Mandat registerråd
• Porteføljestrategi for utdanning og administrasjon
• Oppsummering/eventuelt

Testing

v/Arnfinn Sandnes og Martin Skurtveit

Produktrådet fikk en gjennomgang av, og diskuterte utkast til teststrategi for Studieadministrasjon.

Hovedpoenger:

• Vi ønsker å standardisere hvordan vi tester.
• Vi ønsker en risikobasert tilnærming til testing.
• Testing gjøres i kontekst av kartlagte studieadministrative prosesser.
• Vi ønsker å gjøre funksjonell testing med brukere som en integrert del av utviklingen for å finne ut om:
  • Produktet fungerer som det skal.
  • Produktet løser det som er meningen at det skal løse for brukerne, og det forbedrer arbeidsflyten.

Erfaringer fra dagens modell:

• Lener seg ganske tungt på noen store brukere og historisk samarbeid.
• Ikke alle lærestedene føler seg forpliktet til å teste.
• Vi trenger et system hvor lærestedene kan se hverandres tilbakemeldinger på funksjonalitet.
• Det er krevende for lærestedene å sette opp gode testmiljøer.

Risikomatrise

Risikovurdering for FS-moderniseringen ble gjennomgått, og Sikt fikk innspill fra produktrådet på hva de viktigste risikoene synes å være akkurat nå. Risikomatrise vil bli publisert på sikt.no.

Digitale læringsmiljø

v/Christian Moen Fjære

Produktrådet fikk informasjon om planen for anskaffelse av LMS og digital eksamen, og utviklingen som trengs. 

Status T1 og justering av nøkkelresultater for T2

Produktrådet fikk en gjennomgang av rapporteringstruktur til porteføljestyret, og oppdatert status for måloppnåelse i T1.

På grunn av noe etterslep fra T1, samt behov for å starte arbeid med integrasjon for LMS, ble det gjort noen mindre justeringer av nøkkelresultatene for T2.

Oppdaterte nøkkelresultater blir publisert på sikt.no.

Brukerflater

v/Ingvild Østgård og Sunniva Lindgren

Overordnet konsept, arbeidsmetodikk og utkast til skisser for ny brukerflate for søker/student/resultatinnehaver ble presentert for produktrådet.

Produktrådet ga tilbakemelding om at testing med sektor vil være viktig i arbeidet framover, og ønsker at nye brukerflater skal tilgjengeliggjøres i et testmiljø så raskt som mulig. 

Livssyklushåndtering

v/Martin Skurtveit og Mathis Aamodt

Utkast til livssyklushåndtering ble gjennomgått og diskutert, og Sikt fikk gode innspill til forbedringer. Det er viktig at sammenhengen fra behov, utredning/konsept til implementasjon tydeliggjøres, og hva som er triggere mellom de ulike fasene. Det ble påpekt viktigheten av å være tydelig i begrepsbruk, for å sikre felles forståelse i sektoren.

Produktrådet ønsker også at sammenhengen med de andre produktområdene klargjøres.

Livssyklushåndteringen blir publisert på sikt.no.

Mandat registerråd

Produktrådet diskuterte forholdet mellom produktrådet og registerutvalget. Det kom innspill om at registerutvalget bør ha en representant fra lærestedene, dette følges opp i første møte i utvalget.

Porteføljestrategi

Porteføljestrategien for utdanning og administrasjon ble presentert.

Digitalt møte 9-11:30.

Agenda:

• referat fra møte 21.3
• informasjon fra møtet i porteføljestyret 11.4
• beslutte nøkkelresultater for 2. tertial
• eventuelt

Informasjon fra porteføljestyret

Produktområdet for studieadministrasjon er stort og sentralt, og har derfor stort behov for samarbeid med de andre produktområdene. Porteføljestyret gir gode tilbakemeldinger på arbeidet Studieadministrasjon gjør med produktstrategi. Det vil også være behov for å starte dialogen om fremtidig finansiering og endringstakt etter at perioden med opptaksprosjekt og FS-modernisering er over.

Nøkkelresultater

Nøkkelresultater for 2. tertial ble gjennomgått og flere innspill ble diskutert. Sikt sender ut forslag på e-post til formulering for endelig godkjenning med kort frist.

Produktrådet godkjente nøkkelresultater på e-post i etterkant av møtet. Se årsmål og nøkkelresultater på sikt.no.

Heldagsmøte 21.mars, kl 10:00 - 16:00

Agenda

• Referat fra produktrådets møte 24.2.2024
• Nye medlemmer
• Presentasjon av produktstrategi for FS til porteføljestyret 11.4.2024
• Produktstrategi for FS i ny mal
• Orientering om registerstrategi
• Status nøkkelresultater tertial 1 2024
• Arbeidsøkt nøkkelresultater tertial 2 2024

Nye medlemmer i produktrådet

Produktrådet trenger to nye medlemmer, og det er ønskelig at en av disse kommer fra en liten institusjon. Det er i tillegg ønskelig med et medlem fra en institusjon med særlig skjerpede regler rundt datasikkerhet og personvern.

Presentasjon av produktstrategi for FS til porteføljestyret 11.4.2024

Porteføljestyret ønsker en forenklet presentasjon av produktstrategi for produktene i porteføljen til møtet 11.04.2024. Produktrådet gikk gjennom malen for denne presentasjonen og kom med innspill til hvordan vi bør presentere FS.

Produktstrategi for FS i ny mal

Produktstrategi-dokumenter har fått ny mal, og produktstrategi for FS er flytta over i den. Produktstrategien for FS ble laget før nåværende styringsstruktur var etablert, så deler av strategien bør oppdateres slik at den stemmer bedre med dette. Produktrådet fant i tillegg en del punkter som kan klargjøres og forbedres basert på hva vi har lært og hvor vi er i dag. I tillegg inneholder den nye malen risikomatrise, en-siders verdibasert presentasjon av produktet og veikart. Produktstrategi for FS skal oppdateres med dette. Oppdatert produktstrategi behandles i porteføljestyret 6.6.2024

Orientering om registerstrategi

Produktrådet gikk gjennom registerstrategien, og hadde en opplysende diskusjon om hvorfor det er viktig å skille det “arbeidende” studieadministrative produktet FS, og de opplysningene knyttet til utdanning fra både FS og andre hvor det er viktig å ivareta integritet og sikkerhet over lang tid.

Status for nøkkelresultater tertial 1 2024

Produktrådet fikk gjennomgang av status på nøkkelresultatene for tertial 1 2024. Produktområdet studieadministrasjon tror vi skal få til leveranser på alt, men med en måned igjen av tertialet har vi er det fremdeles noe usikkerhet rundt omfang av de første leveransene i den borgerrettede og den administrative brukerflaten.

Arbeidsøkt nøkkelresultater tertial 2 2024

Dette var en oppfølging av forrige møte og de forslagene som kom der. Produktområdet har i forkant av møte hatt en runde internt, og de reviderte forslagene ble gjennomgått og vi fikk opp noen nye.

De forslagene som foreligger skal gjennomgås av produktområdet, slik at de kan prioriteres og vedtas i neste møte.

Annet:

I forbindelse med gjennomgang nøkkelresultatene hadde produktrådet en lengre diskusjon rundt kommunikasjon- og kanalstrategi. Produktområdet fikk mange gode innspill til hvilke informasjon som burde gå i hvilke kanaler, som vi tar med oss i det arbeidet vi har gående i tertial 1.

Digitalt møte 15. februar kl. 09:00-11:30

Agenda:

• Informasjon fra Porteføljestyret
• Veikart
• Nøkkelresultat

Veikart

Vi gikk gjennom veikartet, som skisserer våre milepæler og tertialmål. Det ble lagt vekt på viktigheten av intuitive begreper og visualisering av mål. Diskusjonen belyste behovet for klarere formuleringer og et bredere perspektiv på målgruppen for veikartet. Enighet om at veikartet bør være forståelig for alle, uten behov for dyp teknisk innsikt, ble også understreket.

Informasjon fra Porteføljestyret

Årsmålene for Studieadministrasjon ble vedtatt, og det ble gitt orienteringer om blant annet analyseplattformen og utnyttelse av kunstig intelligens. Det ble også avklart at neste møte vil fokusere på produktstrategier.

Nøkkelresultater og tertialmål

Diskusjonen rundt utviklingsmål og nøkkelresultater for Produktråd Studieadministrasjon tok for seg behovet for dokumenterte prosesser og klargjøring av metodikk for prosessarbeid. Det ble foreslått en idédugnad for å forbedre formuleringene i veikartet og sørge for at kommunikasjonen når de riktige personene.

Kommunikasjon og videre arbeid

Det ble enstemmig vedtatt at resultatene og temaene fra møtene skal legges ut som bloggposter på våre nettsider for å sikre åpenhet og tilgjengelighet. Videre ble det diskutert hvordan vi kan forbedre vår kommunikasjon og sikre at vi oppnår årsmålene gjennom vårt arbeid med tertialmålene.

Til neste møte er det planlagt å holde Miro-boardet åpent for asynkront arbeid, jobbe videre med Tertial 2-målene, og forbedre formuleringene i veikartet.

Fysisk møte 17. januar kl. 10:00-16:00

Agenda

• Nyheter siden sist
• Mål og nøkkelresultater for 2024
• Ferdigstillelse av arbeid med nøkkelresultater
• Rapportering
• Erfaringsutveksling om prosesser og brukerflater
• Plan for 2024

Nyheter siden sist

Det ble informert om at etableringen av et nytt registerråd er under planlegging. Det ble også nevnt at det fortsatt mangler en representant fra en mindre institusjon i Produktråd for Studieadministrasjon. Videre ble det diskutert planer for synkronisering mellom produktrådene og en kommende offisiell dato for avviklingen av Flyt. En forespørsel om Sikt sin metodikk for avvikling av API ble adressert med en henvisning til prosessen som er beskrevet på fellesstudentsystem.no.

Mål og nøkkelresultater for 2024

Bearbeidede mål fra forrige møte ble gjennomgått med vekt på betydningen av å samkjøre prosesser og definisjoner, samt viktigheten av klarhet i begrepskatalogen. Forslag til forbedringer i kommunikasjon og prioritering av mål ble også tatt opp.

Ferdigstillelse av arbeid med nøkkelresultater

Det ble rapportert om progresjonen med nøkkelresultater for T1, inkludert hvordan endringsbehov skal integreres i relevante prosesser. Det ble poengtert at det er viktig å sikre at udekkede behov blir adressert i fremtidige prosesser og APIer, med fokus på å gi tilbakemeldinger på innmeldte ønsker og behov.

Rapportering

Rapporteringen dekket veikart, fremdriftsplan, og økonomi, med en diskusjon rundt håndteringen av avvik mellom planlagt og utført arbeid. Det ble understreket at det er viktig å identifisere og adressere utfordringer tidlig.

Erfaringsutveksling om prosesser og brukerflater

Diskusjonen tok for seg en invitasjon fra sekretariatet til Porteføljestyret om å presentere arbeid nasjonalt og lokalt med prosesser og brukerflater. Det ble også diskutert samarbeid, samhandling og metodikk for prosessarbeid.

Plan for 2024

Møteplan for våren skal utarbeides, og det ble besluttet at møter skal synkroniseres med Porteføljestyret, med en møtefrekvens på én gang per måned.