Produktråd for digitalt læringsmiljø

Digitalt møte 30.01. kl. 14:00-15:30

Agenda

• Informasjon fra Sikt / oppfølging av saker fra forrige møte
• Introduksjon til Zoom
• Arbeidsgruppe AV, forslag til sammensetning, oppstart av gruppa
• Rapportering fra innføringsprosjektene
• Eventuelt

Informasjon fra Sikt v/Vegard Moen

Årsmålene for produktområdet er vedtatt av porteføljestyret. Pilot for ny kundeportal (min.sikt.no) er klar for oppstart etter gjennomført ROS-workshop. Det ble orientert om at mulig lovendring knyttet til blind klagesensur kan utløse nødvendige tilpasninger i Sikts løsninger, samt tidlige planer om en sektorsamling for DLM i høstsemesteret.

Introduksjon til Zoom

Zoom-tjenesten er nå forankret i produktområdet og ble presentert med status og videre utvikling. Tjenesten leveres via NORDUnet og har vært i stabil bruk siden 2019. Fra februar 2026 innføres ny plattform med flere driftsmodeller, ny databehandleravtale, økt lokalt ansvar, utvidede KI-funksjoner og tettere integrasjoner, samt vurdering av nye bruksområder og beredskapsløsning.

Arbeidsgruppe AV

Det har vært god respons på utlysning av kandidater, og det foreslås en arbeidsgruppe med seks medlemmer, med mulighet for senere supplering. Produktrådet støtter innstillingen. Det ble diskutert om AV kan utvikles til en egen tjeneste på sikt, men dette er ikke avklart og vil blant annet avhenge av finansieringsmodell og videre forankring.

Rapportering fra innføringsprosjektene

Anskaffelser faktureres nå fortløpende etter kontraktsignering, med samlet kostnad på 8,5 mnok fordelt etter UH21-modellen. Innføringsprosjektene for LMS og digital eksamen avsluttes, mens onboarding og videreutvikling videreføres i tjenestene; innføringsprosjektet for plagiatkontroll videreføres med FIM-midler i 2026. Prosjektene er i hovedsak i rute, med noe usikkerhet knyttet til integrasjonsarbeid, og produktrådet er enig i å avslutte fast rapportering i møtene.

Eventuelt

Det er behov for å avklare møtetidspunkter for produktrådet resten av vårsemesteret, inkludert planlegging av en fysisk lunsj-til-lunsj-samling.

Digitalt møte 18.12 kl. 14:00–15:30

Agenda

• Informasjon fra Sikt
• Tilrådning om avvikling av Open edX og Åpne nettkurs
• Årsmål Digitalt læringsmiljø 2026 – tilbakemeldinger fra Porteføljestyret
• Arbeidsgruppe AV – mandat og innspill
• Rapportering fra innføringsprosjekter

Informasjon fra Sikt

Zoom er foreslått flyttet inn i DLM. Sikt følger videre opp praksisstøtte og IAM-integrasjoner med møte over nyttår. Delrapport fra Malthe-Sørenssen-utvalget ble omtalt, særlig knyttet til video, AI-støtte og sensur/begrunnelser.

Tilrådning om avvikling av Open edX og Åpne nettkurs

Produktrådet tilrår at Sikt avvikler Open edX og Åpne nettkurs med virkning fra 1. august 2026. Avviklingen skal være styrt og forutsigbar, med støtte til dataeksport og overgang til alternative løsninger. Kunder som melder behov innen 1. april 2026 kan få utvidet tilgang til 31. desember 2026. Det tas forbehold om prisjusteringer og midlertidige tiltak. Sikt leverer pristilbud innen 1. mars.

Årsmål Digitalt læringsmiljø 2026

Tilbakemeldinger fra Porteføljestyret ble gjennomgått. De tre hovedmålområdene videreføres:

• Bedre digital støtte for varierte vurderingsformer
• Fleksible studier og livslang læring
• Sikkerhet og juridiske vurderinger

Arbeidsgruppe AV

Mandat og innretning ble diskutert. Målet er å styrke sektorsamarbeidet om AV-tjenester, realisere merverdi av ny AV-avtale og knytte AV tettere mot øvrige Sikt-tjenester som Zoom og Panopto.

Rapportering fra innføringsprosjekter

Det ble gitt en overordnet status for anskaffelser og innføring i LMS, digital eksamen og plagiatkontroll. Framdriften er i hovedsak i tråd med plan. Det ble påpekt noe risiko i integrasjonsarbeid, særlig knyttet til FS, og enkelte økonomiske avvik vurderes som håndterbare. Digital eksamen ligger foran plan, mens plagiatkontroll har noe kapasitetsrisiko hos leverandør.

Digitalt møte 20.11 kl. 14:00–15:30

Agenda

• Informasjon fra Sikt
• Vurdering av framtiden for Open edX og tjenesten Åpne nettkurs
• Årsmål Digitalt læringsmiljø 2026 tilrådning
• Rapportering fra innføringsprosjekter

Informasjon fra Sikt

Det ble gitt en kort status for produktområdet, inkludert forvarsel, ny CRM-løsning og behov for senere diskusjon om prismodell og end-of-life for Inspera. Det ble orientert om at Zoom blir en del av DLM.

Vurdering av framtiden for Open edX og Åpne nettkurs

Sikt presenterte endelig vurdering av videre drift.

Vedtak: Produktrådet tilrår å avvikle Open edX og Åpne nettkurs med virkning fra 1. juli 2026.

Årsmål Digitalt læringsmiljø 2026

Forslag til overordnede mål ble gjennomgått. Det var enighet om å løfte tre hovedmålområder videre:

• Varierte vurderingsformer
• Fleksible studier og livslang læring
• Sikkerhet og juridiske vurderinger

Rapportering fra innføringsprosjekter

Det ble gitt en kort status for innføringen av LMS, digital eksamen og plagiatkontroll. Framdriften følger plan, med enkelte risikoer innen integrasjoner og juskapasitet. Økonomi vurderes som håndterbar.

Digitalt møte 23.10 kl. 14:00–15:30

Agenda

• Informasjon fra Sikt
• Vurdering av framtiden for Open edX og tjenesten Åpne nettkurs
• Rapportering fra innføringsprosjekter

Informasjon fra Sikt

Det ble gitt en kort status for produktområdet og oppfølging av tidligere møter og workshop. Produktrådet ble informert om:

• At det vil bli en asynkron prosess knyttet til årsmål for produktrområdet for 2026.
• At Sikts prisvarsel for 2026 sendes ut om kort tid og at enkeltinstitusjoner kan oppleve endringer i tjenesteavgift utover indeksering, som følge av at oppdatert statistikk ligger til grunn for utregningene.

Vurdering av framtiden for Open edX og Åpne nettkurs

Sikt presenterte en vurdering av videre drift av Open edX og tjenesten Åpne nettkurs. Bakgrunnen er lav bruk, manglende ressurser og eksisterende alternativer i sektoren, særlig bruk av Canvas som plattform for åpne kurs.

Sikt foreslår en styrt avvikling av Open edX og Åpne nettkurs innen 1. juli 2026, med dialogmøter med berørte institusjoner etter dette møtet og formell tilrådning i neste produktrådsmøte 20. november. Produktrådet ga innspill og stilte spørsmål til plan og prosess.

Neste steg:

• Dialogmøter med Open edX-kunder etter møtet
• Utfyllende rapportering fra innføringsprosjektene i november
• Sikt fremmer vedtakssak om avvikling av Open edX i neste møte 20.11.25

Statusrapportering fra innføringsprosjektene

Sikt orienterte om innføringsaktivitetene knyttet til LMS, digital eksamen og plagiatkontroll, som finansieres gjennom felles investeringsmidler (FIM). Innføringen følger planlagt framdrift, og det ble orientert om status for integrasjoner, migrering, personvernvurderinger og felles opplæringstiltak.

Digitalt møte 28.08 kl. 14:00–15:30

Agenda

• Informasjon fra Sikt
• Statusrapportering – framdrift og økonomi i innføringsprosjekter
• Planlegging av eventuelt møte i forbindelse med Canvascon 3.–4. november i Oslo

Informasjon fra Sikt

Det ble gitt en generell status for produktområdet og en oppfølging av workshop 4. juni. Arbeidet med digital støtte til praksisfeltet pågår i samarbeid med produktområde studieadministrasjon i Sikt og OsloMet.

Arbeidet med ny funksjonsbeskrivelse og teknisk fagspesifikasjon for audiovisuelle løsninger (AV) er ferdigstilt og publisert på sikt.no. En ny faggruppe for AV opprettes med eget mandat.

Det arbeides med forvarselet for 2026, hvor skykostnader fra leverandører nå faktureres via Sikt for bedre oversikt. Dette gjelder for de nyanskaffede tjenestene.

Statusrapportering – framdrift og økonomi innføringsprosjekter

Innføringsløpene gjennomføres smidig uten egne prosjekter, og bruken av Felles investeringsmidler skal følges opp av produktrådet og rapporteres til Porteføljestyret. De fleste innføringsaktiviteter ventes ferdigstilt innen jul, med noe arbeid som fortsetter i 2026.

Det ble orientert om pågående arbeid innen plagiatkontroll, digital eksamen og LMS, med særlig fokus på AI-funksjoner og vurderinger knyttet til personvern.

Planlegging av møte i forbindelse med CanvasCon

Produktrådet vurderer å arrangere et eget treff i forbindelse med CanvasCon i Oslo 3.–4. november.

Fysisk møte Oslo 4. juni kl. 10:00–15:30

Agenda

• Informasjon fra Sikt
  • Oppdraget knyttet til PO strategi og utredningsforslag 2025-2028
  • Trender i digitalt læringsmiljø (DLM)
  • Hvor trykker skoen i dagens portefølje
• Diskusjon – hvilke strategiske utviklingsområder er kandidater til veikartet for DLM fram mot 2028.

Oppsummering

Formålet med samlingen var å identifisere og diskutere strategiske utviklingsområder som bør vurderes for veikartet i produktområdestrategien for DLM i perioden 2025–2028.

• Informasjon fra Sikt:
  Det ble presentert overordnede trender og føringer som påvirker strategisk retning for digitalt læringsmiljø, samt behov for å planlegge nye aktiviteter etter avsluttede anskaffelser.
• Diskusjon – strategiske utviklingsområder:
  Møtet identifiserte flere mulige satsingsområder fram mot 2028. Det ble diskutert hvilke temaer som bør prioriteres for gevinstrealisering, og hvilke som bør utredes videre i samarbeid med andre produktområder. Forslagene følges opp i videre arbeid i produktrådet.

Digitalt møte 15. mai kl. 13:30–15:00

Agenda

• Informasjon fra Sikt
• Statusrapportering – basistjenester Økonomi DLM
• Opprette arbeidsgruppe for AV
• Planlegging av heldagssamling 4. juni

Informasjon fra Sikt

Internasjonalt samarbeid pågår for å styrke digital støtte til universitetsallianser i Europa. Fokus er særlig på studieadministrative systemer, og det vurderes samarbeid med tilsvarende organisasjoner i Europa.

DLR (Digitale læringsressurser) er nå utilgjengelig, men Sikt kan hente ut innhold på bestilling fra institusjonene.

Statusrapportering – Basistjenester Økonomi DLM

Gamle kontrakter for de nyinnkjøpte tjenestene har ulik utløpsdato. Sikt ønsker at institusjonene, som ikke skal bytte leverandør på LMS og Digital eksamen, i størst mulig grad går over til ny kontrakt på samme dato.

Innføringskostnader for institusjonene forventes å bli betydelig lavere enn varslet. Dette fordi Digitaliseringsstyret og Porteføljestyret vil støtte innføring med felles investeringsmidler. Produktrådet vil få i oppgave å følge opp bruken av midlene i forbindelse med innføring.

Ny fakturamodell gjør at institusjonene mottar én faktura fra Sikt som inkluderer både leverandørkostnad og Sikt sin tjenesteavgift. Konsulenttimer faktureres direkte fra leverandør. Fakturaforvarsel vil inkludere estimert skykostnad.

Opprette arbeidsgruppe for AV

Det foreslås å opprette en egen AV-arbeidsgruppe for å styrke innsatsen innen AV-teknologi. Gruppen rapporterer til Arbeidsgruppe Video og rekrutteres via åpen invitasjon til UH-sektoren. Formålet er en mer effektiv bruk av AV-avtalen, økt erfaringsdeling, og bedre koordinering med Panopto og videomiljøer. Dette må finansieres innenfor Panopto-budsjettet og krever ingen ekstra midler. Sikt kommer tilbake til produktrådet med forslag til mandat og gruppens sammensetning.

Planlegging av heldagssamling 4. juni

Målet for samlingen er å identifisere og prioritere strategiske satsingsområder som krever videre utredning.

Digitalt møte 24. april kl. 13:00–14:30

Agenda

• Informasjon fra Sikt
• Statusrapportering: avslutning av anskaffelsesprosjektene og oppstart av innføringsaktiviteter
• Årsmål for produktområde Digitalt læringsmiljø
• Satsingsforslag til porteføljestyret

Oppsummering

Informasjon fra Sikt

Det ble gitt orientering om saker som skal behandles i porteføljestyrets junimøte, status for integrasjonsplattformen MULE, samt driftssituasjonen for DLR. Arbeidsgruppen for video/AV foreslår deling av gruppen og finansiering under Panopto.

Statusrapportering

Anskaffelsesprosjektene for digital eksamen, LMS og plagiatkontroll er avsluttet i henhold til plan, og innføringsfasene er startet som del av løpende tjenesteleveranser i Sikt. Juridiske avklaringer rundt deling av kontrakter pågår.

Årsmål for produktområde digitalt læringsmiljø

Foreslåtte årsmål for 2025 ble presentert, og produktrådet fikk anledning til å gi innspill til målinger.

Satsingsforslag til porteføljestyret

Produktrådet diskuterte forslag til nytt satsingsområde om bedre støtte for nye digitale vurderingsformer.

Diverse

Neste møter i produktrådet planlegges før sommerferien. Det ble foreslått fysiske samlinger i juni (i forbindelse med LMS-arbeidet) og november.

Digitalt møte 24. januar kl. 13:00-14:30

Agenda:

• Informasjon fra Sikt
• Tilrådning anskaffelse av digital læringsplattform (LMS)
• Tilrådning anskaffelse plagiatkontrollsystem

Tilrådning av anskaffelse av digital læringsplattform (LMS)

• Som følge av vurderingene som ble gjort, anbefalte prosjektgruppen leverandør av verktøy for LMS for Norges UH-sektor, og anbefalte at produktråd for digitalt læringsmiljø tilrådde denne beslutningen.
• Alle medlemmer i produktrådet stilte seg bak beslutningen.

Tilrådning av anskaffelse av plagiatkontrollsystem

• Som følge av vurderingene som ble gjort, anbefalte prosjektgruppen leverandør av verktøy for plagiatkontroll for Norges UH-sektor, og anbefalte at produktråd for digitalt læringsmiljø tilrådde denne beslutningen.
• Alle medlemmer i produktrådet stilte seg bak beslutningen.

Diverse

• Det ble informert om at Sikt sitt toppledermøte skal ta den endelige beslutningen om anskaffelsene. Etter dette sendes tildelingsbrev til leverandørene.
• Det ble gitt informasjon om anskaffelsen av digital eksamen og den pågående klageprosessen.

Fysisk møte 17. januar kl. 10:00–15:30

Agenda

• LMS-anskaffelse: Status og prosjektgruppens vurderinger
• Plagiatkontroll-anskaffelse: Status og prosjektgruppens vurderinger
• Årsmål 2025: Kobling til produktområdestrategi

Oppsummering

Møtet hadde format som workshop, og ingen formelle tilrådninger ble gitt. Endelige tilrådninger for anskaffelsene vil bli behandlet i et eget møte en uke etter workshopen.

Status og vurderinger:

• LMS- og plagiatkontrollanskaffelsene er i sluttfasen, og resultatene av prosjektgruppenes vurderinger ble gjennomgått.
• Sektor- og brukerinvolvering har vært en viktig del av prosessene.
• Evaluering av anbud og kvalitetskontroll har blitt gjennomført.

Tidslinje

• Endelige beslutninger fattes etter tilrådningsmøtet.
• Resultatene fra anskaffelsene vil være avgjørende for den videre implementeringsplanen.

Diverse

• Produktrådets mandat og rolle ble gjennomgått.
• Diskusjon om hvordan produktene i porteføljen best kan støtte utdanning og administrasjon.
• Planlegging av videre arbeid og strategisk forankring i 2025.

Digitalt møte 16. desember kl. 14:00–15:00

Agenda:

• Endelig tilrådning av anskaffelse av eksamenssystem

Hovedpunkter:

• Hovedgrunnen til valg av leverandør ble gjennomgått, og Sikt presiserte at prosessen har vært grundig og objektiv.
• Alle medlemmene av produktrådet stiller seg bak tilrådningen.
• Tilrådningen blir som foreslått i saksdokumentet.
• Sikt sitt toppledermøte skal ta den endelige beslutningen. Etter dette sendes tildelingsbrevet til leverandørene. Sikt annonserer resultatet av ledergruppas endelige beslutning eksternt i januar.
• Offisiell informasjon vil bli delt på våre nettsider.

Diverse

• Resultatet av anskaffelsen av plagiatkontroll og LMS vil bli klart i januar, med påfølgende møte i produktrådet for tilrådning.

Fysisk møte 9. desember kl. 10:00–15:30

Agenda

• Digital eksamen-anskaffelse: Status og prosjektgruppens vurderinger
• Plagiatanskaffelse: Status og innspill til siste fase av anskaffelsesprosessen
• LMS-nskaffelse: Status og innspill til siste fase av anskaffelsesprosessen
• Tidslinjeplanlegging: Innføringsrekkefølge og milepæler
• Risikovurderinger: Siste fase av anskaffelsesprosesser/innføring

Oppsummering

Produktrådet fungerer som styringsgruppe for de tre pågående anskaffelsene og fikk en oppdatering om status samt anledning til å gi innspill til siste fase av prosessene. Ingen formell tilrådning ble gitt i dette møtet; en samlet tilrådning for alle anskaffelsene skal gis innen utgangen av januar 2025. Det ble understreket at sektor- og brukerinvolvering har vært en viktig del av anskaffelsene.

Hovedpunkter

• Status og vurderinger: Alle tre anskaffelsesprosesser er i siste fase. Produktrådet diskuterte sentrale spørsmål som er relevante for de endelige avgjørelsene.
• Tidslinje: En felles tidslinje for de tre anskaffelsene ble presentert. Tidslinjen omfatter planlagte hendelser fra januar til juni 2025, men kan bli justert etter valg av leverandører.
• Risikovurderinger: Gjennomgang av risikopunkter knyttet til offentlige anskaffelser og innføring.
• Diverse: Det planlegges en heldags workshop i januar med mål om å avgjøre alle anskaffelser.

Digitalt møte 14. november 14.00-15.30

Agenda

• Oppfølgingssaker fra forrige møte
• Prosjektrapportering anskaffelser
• Innspill til planlegging av tidslinje for innføring

Prosjektrapportering anskaffelser

Produktrådet fikk en statusoppdatering om anskaffelsesprosessene, inkludert fremdrift, forhandlinger og innholdet i mottatte reviderte tilbud.

Innspill til planlegging av tidslinje for innføring

Tidslinjen vil avhenge mye av utfallet av anskaffelsene som avsluttes i januar, men noen aktiviteter vil likevel kunne planlegges. Produktrådet fikk mulighet til å komme med innspill til tidslinje for innføring basert på foreløpige planer presentert i møtet. Drøftingen omhandlet juridiske vurderinger, migreringstidspunkt, testing, oppsigelse av eksisterende løsninger, og integrasjoner til andre systemer. Mye av dette er felles for de tre anskaffelsene, men det ser ut til at LMS vil kreve en lengere innføringsperiode for å sikre en smidig og vellykket gjennomføring.

Sikt vil utarbeide et felles grunnlag for personvernkonsekvensvurdering (DPIA) for å støtte institusjonene, som har det endelige ansvaret for vurderingene.

Avslutningsvis ble det gjennomgått risikovurderinger knyttet til alt som kan påvirke tidslinjen for innføring.

Diverse

Produktrådet planlegger en heldagsworkshop i Oslo i januar for å samordne det videre arbeidet.

Digitalt møte 17. oktober kl. 14:00–15:00

Agenda

• Oppfølgingssaker fra forrige møte
• Prosjektrapportering anskaffelser
• Trafikklysrapportering

Oppsummering

Status for anskaffelser: Produktrådet ble orientert om fremdriften i anskaffelsene for LMS, digital eksamen og plagiatkontroll. Evaluering og forhandlinger pågår som planlagt, men det er risiko knyttet til økonomi, juridiske forhold og sektorens behov for forutsigbarhet i innføringen. Det ble understreket at beslutningsprosessen må være ryddig og at prismodell og kostnadsfordeling bør drøftes i porteføljestyret.

Innføringsplanlegging: Det ble diskutert hvordan ekstraordinære kostnader knyttet til innføringen skal håndteres, samt usikkerhet rundt migrasjonskostnader og praktisk gjennomføring. Produktrådet støttet behovet for tidlig varsling til sektoren og en helhetlig tilnærming til innføringsmetodikk.

Risikovurdering og videre arbeid: Risiko knyttet til innføring og potensielle klager på anskaffelsene ble diskutert. Det ble også løftet spørsmål om juridiske avklaringer i avtalene, særlig med tanke på personvern og fremtidig teknologisk utvikling. Produktrådet understreket viktigheten av å sikre fleksibilitet i kontraktene.

Videre prosess: Produktrådet vil følge opp innføringsplanlegging, anskaffelsesprosessene og risikovurderinger i kommende møter. Tidslinjeplanlegging settes på agendaen for møtet 9. desember.

Digitalt møte 19. september kl. 14:00–15:00

Agenda

• Oppfølgingssaker fra forrige møte
• Prosjektrapportering anskaffelser
• Innføringsplanlegging nye tjenester
• Risikovurdering av produktstrategi

Oppsummering

• Status for anskaffelser: Produktrådet ble orientert om pågående anskaffelse av plagiatkontrollverktøy. Det ble diskutert vurderinger knyttet til avvisning av et tilbud som ikke oppfylte kritiske krav. Produktrådet støttet vurderingen om at tilbudet kunne avvises på grunnlag av regelverket.
• Prosjektrapportering: Sikt presenterte en statusoppdatering for pågående anskaffelser. Økonomi er en risikofaktor på alle prosjektene, og det er særlig risiko knyttet til LMS.
• Innføringsplanlegging: Det ble gitt en innledende gjennomgang av tidslinjen for innføring av nye systemer. Det ble understreket at personvernvurderinger (DPIA) vil være nødvendige for flere tjenester. Det er fortsatt usikkerhet i sektoren rundt mulig systembytte for LMS og digitale eksamensløsninger, særlig knyttet til tidsperspektiv, tekniske integrasjoner og økonomiske konsekvenser. Produktrådet understreket behovet for tydelig kommunikasjon og tidlig involvering av sektoren
• Risikovurdering av produktstrategien: Produktrådet ble orientert om identifiserte risikofaktorer, inkludert utfordringer knyttet til kunstig intelligens.

Videre prosess

Produktrådet vil følge opp anskaffelsesprosessene, innføringsplanene og risikovurderingene i kommende møter.

Digitalt møte 5. september kl. 14:00–15:00

Agenda

• Oppfølgingssaker fra forrige møte.
• Prosjektrapportering for anskaffelser av LMS, digital eksamen og plagiatkontroll.
• Tilrådning om videreføring av deling av digitale læringsressurser.
• Introduksjon til innføringsplanlegging.
• Møtefrekvens og planlegging av fysiske møter.

Oppsummering

• Status for anskaffelser: Produktrådet ble orientert om status for anskaffelsene. Alle tre prosjekter følger revidert tidsplan, men det er risiko knyttet til økonomi og innføringsplanlegging. Det ble understreket at tidlig planlegging er avgjørende for en smidig overgang etter kontraktsignering.
• Tilrådning om videreføring av deling av digitale læringsressurser: Produktrådet ga tilrådning om å avvikle dagens løsning for deling av digitale læringsressurser. Det ble diskutert hvordan deling kan videreføres i et annet system, og det ble understreket at funksjonalitet og tilgjengelighet må ivaretas i det videre arbeidet. Endelig beslutning tas av Sikts ledermøte.
• Innføringsplanlegging: Sikt presenterte en innledende plan for innføring av nye systemer, inkludert en foreløpig tidsestimering av nødvendige aktiviteter. Produktrådet støttet at planleggingen starter tidlig for å unngå forsinkelser etter kontraktsignering.

Videre prosess

Produktrådet vil følge opp innføringsplanlegging og integrasjonsarbeid i kommende møter. Det planlegges en heldagssamling før jul.

Digitalt møte 13. juni kl. 14:00–15:00

Agenda

• Oppfølgingssaker fra forrige møte.
• Innspill til styringsdokumenter for anskaffelser av LMS, digital eksamen og plagiatkontroll.

Oppsummering

• Status for anskaffelser: Produktrådet ble orientert om status for anskaffelsene. Alle tre anbud er nå utlyst, og prekvalifisering er gjennomført for LMS. Videre prosess for evaluering og forhandlinger ble kort presentert.
• Gjennomgang av styringsdokumenter: Styringsdokumentene for anskaffelsene ble gjennomgått, og produktrådet ga innspill til forbedringer og tydeliggjøringer.
• Innføringsplanlegging og integrasjoner: Det ble diskutert risiko knyttet til innføringsplanlegging. Det ble orientert om pågående arbeid med integrasjoner, der det er opprettet arbeidsgrupper for LMS og digitale eksamensløsninger.

Videre prosess

Produktrådet vil følge opp videre arbeid med innføringsplanlegging og integrasjoner i kommende møter. Justerte styringsdokumenter vil godkjennes av prosjekteier i Sikt.

Digitalt møte 30. mai kl. 14:00–15:00

Agenda

• Oppfølgingssaker fra forrige møte.
• Finansiering av revisjon av teknisk fagspesifikasjon for AV-utstyr i undervisningsrom.
• Vurdering av framtidig løsning for deling av digitale læringsressurser.

Oppsummering

Revisjon av teknisk fagspesifikasjon for AV-utstyr:

• Produktrådet ble orientert om behovet for revisjon av den tekniske fagspesifikasjonen for AV-utstyr i undervisningsrom.
• Det ble diskutert finansiering, sammenheng med eksisterende innkjøpsavtaler og behovet for en mer strukturert forvaltning av slike spesifikasjoner framover.
• Produktrådet tilrådde finansiering av revisjonen gjennom en økning i tjenesteavgiften for Panopto.

Vurdering av framtidig løsning for deling av digitale læringsressurser

• Sikt presenterte en vurdering av framtidig løsning for deling av digitale læringsressurser.
• Bakgrunnen er at dagens system står overfor tekniske og økonomiske utfordringer.
• Produktrådet fikk anledning til å gi innspill på forslag til videreføring av funksjonaliteten i et annet system, samt konsekvenser for brukere og institusjoner.

Videre prosess

Produktrådet vil følge opp revisjonen av AV-fagspesifikasjonen og videre arbeid med vurderingen av en framtidig løsning for deling av digitale læringsressurser i kommende møter.

13. mai møttes produktrådet på ny til heldagsworkshop i Oslo, for å jobbe med produktområdestrategi for tidsrommet 2024-2028.

Med oss denne gang var Natasha Harkness, sekretær i Porteføljestyret for utdanning og administrasjon, som innledet om den overordnede porteføljestrategien og hvordan denne legger føringer for produkt(område)strategiene. Produktområdeleder Vegard Moen fulgte på med noen ord om prosessen for det videre arbeidet med produkt(område)strategier og en gjennomgang av produktgruppen digitalt læringsmiljø (DLM), som et oppspill til diskusjon.

Workshopen var deretter delt inn i fire økter under rubrikkene «Gevinster», «Gevinstmål», «Veikart» og «Risiko og avhengigheter», der produktrådet diskuterte følgende oppgaver både i grupper og plenum:

• Med utgangspunkt i innsiktsprosjektet og delprosjektene diskuter hvilke foreslåtte gevinster fører til effektivisering og hvilke til bedre kvalitet for brukerne ved institusjonene.
• Hvilke gevinstmål har vi ikke diskutert – hvilke framtidstematikker skal vi arbeide med? (Grupper tok for seg hhv. funksjonelle og tekniske mål, samt mål for drift/organisering/styring).
• Ref diskusjon om fremtidstematikker i forrige sesjon: Skal veikartet ha konkrete satsinger på slutten av strategiperioden (2026 til 2028), etter at innføringsprosjektene er ferdig?
• Hva kan forhindre at vi når visjonen («Robust og framtidsrettet DLM») i 2028? Diskuter tre risikomområder med sidemannen.

Innspill fra workshopen er dokumentert for å tas med i det videre arbeidet med produktområdestrategi, som skal vedtas av porteføljestyret i juni.

Digitalt møte 2. mai kl. 14:00–15:00

Agenda

• Oppfølgingspunkter fra forrige møte.
• Reforhandling av kontrakt med Watermark og Panopto.
• Juridiske vurderinger knyttet til praksis for plagiatkontroll.
• Budsjett for de pågående anskaffelsesprosjektene for LMS, digital eksamen og plagiatkontroll.

Oppsummering

Reforhandling av kontrakter for Watermark og Panopto

• Produktrådet ble orientert om reforhandling av kontrakter for Watermark og Panopto.
• Det ble diskutert ulike alternativer for videre avtale, særlig med tanke på indeksregulering og risiko for lock-in. Panopto har endret prismodell, noe som kan påvirke kostnadsstrukturen fremover. Endelig beslutning om reforhandling tas senere.

Juridiske vurderinger for plagiatkontroll

• Sikt presenterte juridiske vurderinger av plagiatkontroll og bruken av studenters besvarelser.
• Konklusjonen er at praksis til nå har vært lovlig, men det anbefales at institusjonene vedtar lokal forskrift for å tydeliggjøre dette.

Budsjett for anskaffelselsesprosjektene

• Totalbudsjettet for anskaffelsene ble gjennomgått. Det er foretatt betydelige nedskaleringer, særlig innen fellesprosjektet.
• Produktrådet ba om ytterligere tydeliggjøring av kutt, leveranser i fellesprosjektet og obligatoriske kostnader.
• Det ble diskutert hvordan forsinkelser kan påvirke kostnader og leveranser.

Videre prosess

Neste møte er 13. mai, hvor PO-strategien vil være på agendaen.

Digitalt møte 18. april kl. 14:15–15:15

Agenda

• Oppfølgingssaker fra forrige møte.
• Status for LMS-anskaffelse og juridiske vurderinger for plagiatkontroll.
• Økonomi i anskaffelser: Modell for kostnadsfordeling og nedskalering av aktivitetsnivå.

LMS-anskaffelse og plagiatkontroll

Produktrådet ble orientert om status for LMS-anskaffelsen og forsinkelser i prosessen. Det pågår en evaluering av konkurransegrunnlaget og dialog med leverandører for å sikre en god anskaffelsesprosess.

Juridiske vurderinger rundt plagiatkontroll ble gjennomgått. Det ble diskutert en mulig anbefaling om lokal forskrift, som eventuelt må vedtas av de enkelte institusjonene for å sikre juridisk forankring i tråd med ny UH-lov.

Økonomi i anskaffelser

Det ble presentert en modell for fordeling av kostnader knyttet til anskaffelser og integrasjoner. Det ble diskusjoner rundt prinsipper for finansiering, inkludert hva som bør være obligatoriske kostnader og hvordan institusjoner som ikke bruker felles integrasjoner skal bidra økonomisk.

Sikt viste frem en foreløpig fordelingsmodell og orienterte om kostnadsstrukturen i fellesprosjektene. Det ble understreket at endelige tall vil bli gjennomgått i kommende møter.

Digitalt møte 4. april 14:00-15:00

Agenda

• Oppfølgingssaker fra forrige møte.
• Status LMS-prosjektet.
• Orientering etter utløp av tilbudsfrist og diskusjon om videre prosess.

Status LMS-prosjektet

Det ble orientert om status for LMS-anskaffelsen. Kun to tilbud er mottatt, hvorav ett av disse kan bli underkjent. Det ble diskutert om forbeholdene fra en av leverandørene er vesentlige nok til at tilbudet må forkastes.

Innkjøpstekniske og juridiske vurderinger

Innkjøpstekniske og juridiske vurderinger knyttet til gjennomføringen av konkurransen ble diskutert. Det ble presisert at konkurransegrunnlaget ikke kan endres underveis.

Konsekvenser og anbefalinger

Det ble tydelig anbefalt å avlyse konkurransen og gjennomføre en ny utlysning, noe som vil forsinke prosjektet med minst tre måneder og medføre økte kostnader. Begrunnelsen er begrensede forhandlingsmuligheter og hensyn til revisjon. En ny utlysning vil forhåpentligvis tiltrekke flere leverandører og gi en bredere konkurranse.

Videre oppfølging

En intern prosess i Sikt skal avklare kommunikasjonsstrategi og videre tiltak. Beslutningen vil bli presentert i toppledermøtet i Sikt. Det ble understreket at god kommunikasjon til sektoren er avgjørende for å sikre en forutsigbar prosess.

Fysisk møte 14. mars kl. 10:00–16:00

Agenda:

• Oppfølgingssaker fra forrige møte
• Introduksjon til produktområdet
• Gjennomgang av produkter og tjenester
• Leveransemodell og økonomimodell
• Utviklingsstatus og veikart for porteføljen 2024–2028
• Produktstrategi og styringsmodell

Oppsummering:

Produktrådet gjennomgikk status for eksisterende tjenester, med fokus på pågående fornyinger, tjenester som videreføres, og tjenester som kan avvikles. Det ble diskutert utviklingsmål for perioden 2024–2028, samt hvordan produktstrategiene kan fungere som styringssignaler for videre arbeid.

Styring og strategi:

• Produktrådet diskuterte hvordan sektoren kan sikre robuste integrasjonsmodeller og mer helhetlig styring av produktporteføljen.
• Behov for fleksible IT-verktøy som kan tilpasses ulike institusjoners behov.
• Viktig å balansere brukernes behov med finansielle rammer og sektorsolidaritet.
• Overgang til SSA-L-avtaler kan kreve at kontantstrømmen går gjennom Sikt.
• 70/30-modellen for tjenesteavgift ble diskutert, hvor de små institusjonene betaler en relativt større andel, men samtidig får mye gratis gjennom fellesløsninger.

Veikart og innføring:

• Plan for innføring 2025–2026 ble gjennomgått, inkludert integrasjoner, migrasjon og juridiske vurderinger.
• Felles opplæring og gevinstrealiseringsprogram er en del av innføringen.
• Institusjonene oppfordres til samarbeid for en helhetlig og fleksibel utrulling.

Videre arbeid:

Produktrådet fortsetter arbeidet med utvikling av strategiske prinsipper og veikart. Det planlegges en strategiworkshop for å konkretisere langsiktige mål og sikre effektive investeringer i sektoren.

Digitalt møte 29. februar 14:00-15:00

Agenda

• Oppfølgingssaker fra forrige møte
• Budsjett 2024 - anskaffelse og innføring av nye løsninger for DLM
• Informasjon om plagiatsaken

Plagiatsjekk og juridiske vurderinger

Produktrådet ble orientert om pågående juridiske vurderinger knyttet til bruk av studenters innleveringer for plagiatsjekk. Det pågår dialog med KD, og utfallet kan medføre behov for lovarbeid eller samtykkeløsninger på kort sikt. Tekniske løsninger vurderes også.

Budsjett og gevinstarbeid

Det ble diskutert hvordan budsjettet bør knyttes til produktstrategien, med særlig vekt på prismodell og gevinstarbeid. Behovet for testing, gevinstarbeid og prosesskartlegging ble fremhevet.

Videre prosess

Produktrådet tilrår endelig budsjettforslag innen 14. mars, som deretter vedtas i Sikts ledermøte. Gevinstarbeid ble fremhevet som en viktig prioritet, og det er behov for en metodikk som kan støtte lokal gevinstrealisering. Integrasjoner ble trukket fram som et kritisk område, og det pågår et omfattende arbeid med IAM, GraphQL og øvrige systemintegrasjoner.

Diverse

Det ble informert om en samling for anskaffelsesprosjektene 7. mars.

Digitalt møte torsdag 8. februar kl. 14:00-15:00

Agenda

• Godkjenning av agenda og evt. kommentarer til oppsummering av forrige møte
• Oppfølgingssaker fra forrige møte
• Forslag til budsjett for anskaffelsene
• Gjennomgang av plan for demo og testing i LMS-anskaffelsen
• Kort rapportering fra anskaffelsene

Forslag til budsjett for anskaffelsene

Som informasjonssak og introduksjon til temaet, informerte prosjekteier Vegard Moen og leder for fellesprosjektet, Natasha Harkness, om budsjettsituasjonen for de pågående IT-anskaffelsene på produktområdet. Det ble vist frem to scenarioer for estimert ressursbudsjett i forhold til aktivitetsnivå i anskaffelsesprosjektene og tverrgående fellesprosjekt.

Ny anskaffelsesmetodikk innebærer bruk av Sikts egenkapital i anskaffelsesfasen. Kostnadene forventes å bli tilbakebetalt av institusjonene som tar i bruk resultatet av anskaffelsene. Det er Sikts toppledergruppe som vedtar budsjettrammen. Produktrådet vil diskutere omfanget på prosjektaktivitetene ift. målbilde uttrykt i produktområdestrategi, sett mot kostnadsestimater. Produktrådets innspill blir tatt med i vurderingen av endelig budsjett.

Diskusjonen vil ha spesiell betydning for aktiviteter som skjer på tvers av anskaffelsene. Alle systemanskaffelser gjennomføres iht. plan.

Gjennomgang av plan for demo og testing i LMS-anskaffelsen

Prosjektleder for LMS-anskaffelsen, Liss Johansen Sandø, la fram foreløpig plan for demo og testing av løsninger. Det planlegges at leverandørene får presentere demoer av tilbudene iht. bestilling fra prosjektgruppa i ultimo april, mens strukturert brukertesting er planlagt gjennomført fra ultimo april til medio juni. I tillegg legges det opp til supplerende «utforskende testing» parallelt med og evt. i etterkant av strukturert testing.

Testscenarier er kommunisert til leverandørene. Disse omfatter brukergruppene student, underviser og administrativt personell. Det legges opp til at testing gjennomføres fysisk, i Oslo, Trondheim og ved Høgskolen på Innlandet, men også digitalt, og det arbeides nå med en detaljert plan for rekruttering av et bredt sammensatt panel av testere.

Innspill fra produktrådet gikk på hva som skal/kan/bør testes, men også på hvorvidt prosjektgruppa innehar tilstrekkelig kompetanse eller om man bør ta grep for å supplere ved å knytte til seg eksterne ressurser, f. eks fra sektoren.

Diverse

Produktrådet godtok forslag til endringer i møterekka slik at planlagt møte 22. februar utgår samtidig som planlagt møte 7. mars flyttes fram til 29. februar.

Digitalt møte torsdag 25. januar kl. 14:00-15:00

Agenda:

1. Godkjenning av agenda og referat fra siste møte (Nils Johan) 
2. Arbeidsform og saksgang PR – booking av heldagsmøter vår høst (uke 10/11 + uke 39) - (Nils Johan / Haakon) 
3. Produktstrategi – info (notat lages Vegard) 
4. Mål for 2024 Digitalt læringsmiljø (info i møtet Vegard)  
5. Status anskaffelser (Haakon og Vegard) 

Fraværende:

• Ellen Maria Sæthre-McGuirk
• Randi Stemland

Arbeidsform og saksgang

Produktrådet ble i det konstituerende møtet i desember 2023 enige om å møtes digitalt annenhver uke. For å lette den administrative byrden ved en såpass hyppig møtefrekvens ble det foreslått en forenklet arbeidsform, basert på bruk av en OneNote/SharePoint for agenda, sakspapirer og møtenotater, mens kommunikasjon utad kan skje gjennom «miniblogging» av oppsummeringer og evt. vedtak. Produktrådet diskuterte også frekvens og tidspunkt for fysisk heldagssamling våren 2024.

• Produktrådet forsøker en OneNote-basert løsning og evaluerer fortløpende.
• Møter annenhver uke er nødvendig i en oppstartsfase, men møtefrekvensen kan evalueres senere
• Tidspunkt for en heldagssamling i vår avklares gjennom en kartlegging i etterkant av møtet. [Dette er siden gjort. Heldagssamling for produktrådet blir torsdag 14. mars].

Produktområdestrategi

Det ble gitt en kort introduksjon til arbeidet med produktområdestrategi 2024 til 2028. Arbeidet må prioriteres den neste tiden da tidslinjen er ganske stram. Porteføljestyret for utdanning og administrasjon skal vedta produktstrategiene 11. april. Forslag til utviklingsmål ble lagt fram i møtet. Produktrådet anbefaler at Sikt forbereder mer bakgrunnsinformasjon før videre arbeid med strategien og at det legges opp til lengre økter der produktrådet arbeider med tematikken.

Mål for 2024 produktområde Digitalt læringsmiljø

Porteføljestyret skal vedta mål for 2024 på sitt møte 1. februar. Målene skal følges opp tertialvis. Sikt sitt forslag til eksterne utviklingsmål for digitalt læringsmiljø i 2024 er:

• Utarbeide produktstrategi
• Gjennomføre gode fellesanskaffelser
• Utarbeide plan for integrasjoner
• Utarbeide finansieringsmodell for innkjøpte tjenester tilpasset ny innkjøpsmodell
• Styrke kommunikasjonen med universitetene og høyskolene og andre potensielle kunder

Status for anskaffelsene

Produktrådet fikk avslutningsvis en kort orientering om status i prosjektene for anskaffelse av LMS, digitalt eksamenssystem og system for plagiatkontroll.