Produktråd for digitalt læringsmiljø

Digitalt møte 24. januar kl. 13:00-14:30

Agenda:

• Informasjon fra Sikt
• Tilrådning anskaffelse av digital læringsplattform (LMS)
• Tilrådning anskaffelse plagiatkontrollsystem

Tilrådning av anskaffelse av digital læringsplattform (LMS)

• Som følge av vurderingene som ble gjort, anbefalte prosjektgruppen leverandør av verktøy for LMS for Norges UH-sektor, og anbefalte at produktråd for digitalt læringsmiljø tilrådde denne beslutningen.
• Alle medlemmer i produktrådet stilte seg bak beslutningen.

Tilrådning av anskaffelse av plagiatkontrollsystem

• Som følge av vurderingene som ble gjort, anbefalte prosjektgruppen leverandør av verktøy for plagiatkontroll for Norges UH-sektor, og anbefalte at produktråd for digitalt læringsmiljø tilrådde denne beslutningen.
• Alle medlemmer i produktrådet stilte seg bak beslutningen.

Diverse

• Det ble informert om at Sikt sitt toppledermøte skal ta den endelige beslutningen om anskaffelsene. Etter dette sendes tildelingsbrev til leverandørene.
• Det ble gitt informasjon om anskaffelsen av digital eksamen og den pågående klageprosessen.

Fysisk møte 17. januar kl. 10:00–15:30

Agenda

• LMS-anskaffelse: Status og prosjektgruppens vurderinger
• Plagiatkontroll-anskaffelse: Status og prosjektgruppens vurderinger
• Årsmål 2025: Kobling til produktområdestrategi

Oppsummering

Møtet hadde format som workshop, og ingen formelle tilrådninger ble gitt. Endelige tilrådninger for anskaffelsene vil bli behandlet i et eget møte en uke etter workshopen.

Status og vurderinger:

• LMS- og plagiatkontrollanskaffelsene er i sluttfasen, og resultatene av prosjektgruppenes vurderinger ble gjennomgått.
• Sektor- og brukerinvolvering har vært en viktig del av prosessene.
• Evaluering av anbud og kvalitetskontroll har blitt gjennomført.

Tidslinje

• Endelige beslutninger fattes etter tilrådningsmøtet.
• Resultatene fra anskaffelsene vil være avgjørende for den videre implementeringsplanen.

Diverse

• Produktrådets mandat og rolle ble gjennomgått.
• Diskusjon om hvordan produktene i porteføljen best kan støtte utdanning og administrasjon.
• Planlegging av videre arbeid og strategisk forankring i 2025.

Digitalt møte 16. desember kl. 14:00–15:00

Agenda:

• Endelig tilrådning av anskaffelse av eksamenssystem

Hovedpunkter:

• Hovedgrunnen til valg av leverandør ble gjennomgått, og Sikt presiserte at prosessen har vært grundig og objektiv.
• Alle medlemmene av produktrådet stiller seg bak tilrådningen.
• Tilrådningen blir som foreslått i saksdokumentet.
• Sikt sitt toppledermøte skal ta den endelige beslutningen. Etter dette sendes tildelingsbrevet til leverandørene. Sikt annonserer resultatet av ledergruppas endelige beslutning eksternt i januar.
• Offisiell informasjon vil bli delt på våre nettsider.

Diverse

• Resultatet av anskaffelsen av plagiatkontroll og LMS vil bli klart i januar, med påfølgende møte i produktrådet for tilrådning.

Fysisk møte 9. desember kl. 10:00–15:30

Agenda

• Digital eksamen-anskaffelse: Status og prosjektgruppens vurderinger
• Plagiatanskaffelse: Status og innspill til siste fase av anskaffelsesprosessen
• LMS-nskaffelse: Status og innspill til siste fase av anskaffelsesprosessen
• Tidslinjeplanlegging: Innføringsrekkefølge og milepæler
• Risikovurderinger: Siste fase av anskaffelsesprosesser/innføring

Oppsummering

Produktrådet fungerer som styringsgruppe for de tre pågående anskaffelsene og fikk en oppdatering om status samt anledning til å gi innspill til siste fase av prosessene. Ingen formell tilrådning ble gitt i dette møtet; en samlet tilrådning for alle anskaffelsene skal gis innen utgangen av januar 2025. Det ble understreket at sektor- og brukerinvolvering har vært en viktig del av anskaffelsene.

Hovedpunkter

• Status og vurderinger: Alle tre anskaffelsesprosesser er i siste fase. Produktrådet diskuterte sentrale spørsmål som er relevante for de endelige avgjørelsene.
• Tidslinje: En felles tidslinje for de tre anskaffelsene ble presentert. Tidslinjen omfatter planlagte hendelser fra januar til juni 2025, men kan bli justert etter valg av leverandører.
• Risikovurderinger: Gjennomgang av risikopunkter knyttet til offentlige anskaffelser og innføring.
• Diverse: Det planlegges en heldags workshop i januar med mål om å avgjøre alle anskaffelser.

Digitalt møte 14. november 14.00-15.30

Agenda

• Oppfølgingssaker fra forrige møte
• Prosjektrapportering anskaffelser
• Innspill til planlegging av tidslinje for innføring

Prosjektrapportering anskaffelser

Produktrådet fikk en statusoppdatering om anskaffelsesprosessene, inkludert fremdrift, forhandlinger og innholdet i mottatte reviderte tilbud.

Innspill til planlegging av tidslinje for innføring

Tidslinjen vil avhenge mye av utfallet av anskaffelsene som avsluttes i januar, men noen aktiviteter vil likevel kunne planlegges. Produktrådet fikk mulighet til å komme med innspill til tidslinje for innføring basert på foreløpige planer presentert i møtet. Drøftingen omhandlet juridiske vurderinger, migreringstidspunkt, testing, oppsigelse av eksisterende løsninger, og integrasjoner til andre systemer. Mye av dette er felles for de tre anskaffelsene, men det ser ut til at LMS vil kreve en lengere innføringsperiode for å sikre en smidig og vellykket gjennomføring.

Sikt vil utarbeide et felles grunnlag for personvernkonsekvensvurdering (DPIA) for å støtte institusjonene, som har det endelige ansvaret for vurderingene.

Avslutningsvis ble det gjennomgått risikovurderinger knyttet til alt som kan påvirke tidslinjen for innføring.

Diverse

Produktrådet planlegger en heldagsworkshop i Oslo i januar for å samordne det videre arbeidet.

13. mai møttes produktrådet på ny til heldagsworkshop i Oslo, for å jobbe med produktområdestrategi for tidsrommet 2024-2028.

Med oss denne gang var Natasha Harkness, sekretær i Porteføljestyret for utdanning og administrasjon, som innledet om den overordnede porteføljestrategien og hvordan denne legger føringer for produkt(område)strategiene. Produktområdeleder Vegard Moen fulgte på med noen ord om prosessen for det videre arbeidet med produkt(område)strategier og en gjennomgang av produktgruppen digitalt læringsmiljø (DLM), som et oppspill til diskusjon.

Workshopen var deretter delt inn i fire økter under rubrikkene «Gevinster», «Gevinstmål», «Veikart» og «Risiko og avhengigheter», der produktrådet diskuterte følgende oppgaver både i grupper og plenum:

• Med utgangspunkt i innsiktsprosjektet og delprosjektene diskuter hvilke foreslåtte gevinster fører til effektivisering og hvilke til bedre kvalitet for brukerne ved institusjonene.
• Hvilke gevinstmål har vi ikke diskutert – hvilke framtidstematikker skal vi arbeide med? (Grupper tok for seg hhv. funksjonelle og tekniske mål, samt mål for drift/organisering/styring).
• Ref diskusjon om fremtidstematikker i forrige sesjon: Skal veikartet ha konkrete satsinger på slutten av strategiperioden (2026 til 2028), etter at innføringsprosjektene er ferdig?
• Hva kan forhindre at vi når visjonen («Robust og framtidsrettet DLM») i 2028? Diskuter tre risikomområder med sidemannen.

Innspill fra workshopen er dokumentert for å tas med i det videre arbeidet med produktområdestrategi, som skal vedtas av porteføljestyret i juni.

Digitalt møte torsdag 8. februar kl. 14:00-15:00

Agenda

• Godkjenning av agenda og evt. kommentarer til oppsummering av forrige møte
• Oppfølgingssaker fra forrige møte
• Forslag til budsjett for anskaffelsene
• Gjennomgang av plan for demo og testing i LMS-anskaffelsen
• Kort rapportering fra anskaffelsene

Forslag til budsjett for anskaffelsene

Som informasjonssak og introduksjon til temaet, informerte prosjekteier Vegard Moen og leder for fellesprosjektet, Natasha Harkness, om budsjettsituasjonen for de pågående IT-anskaffelsene på produktområdet. Det ble vist frem to scenarioer for estimert ressursbudsjett i forhold til aktivitetsnivå i anskaffelsesprosjektene og tverrgående fellesprosjekt.

Ny anskaffelsesmetodikk innebærer bruk av Sikts egenkapital i anskaffelsesfasen. Kostnadene forventes å bli tilbakebetalt av institusjonene som tar i bruk resultatet av anskaffelsene. Det er Sikts toppledergruppe som vedtar budsjettrammen. Produktrådet vil diskutere omfanget på prosjektaktivitetene ift. målbilde uttrykt i produktområdestrategi, sett mot kostnadsestimater. Produktrådets innspill blir tatt med i vurderingen av endelig budsjett.

Diskusjonen vil ha spesiell betydning for aktiviteter som skjer på tvers av anskaffelsene. Alle systemanskaffelser gjennomføres iht. plan.

Gjennomgang av plan for demo og testing i LMS-anskaffelsen

Prosjektleder for LMS-anskaffelsen, Liss Johansen Sandø, la fram foreløpig plan for demo og testing av løsninger. Det planlegges at leverandørene får presentere demoer av tilbudene iht. bestilling fra prosjektgruppa i ultimo april, mens strukturert brukertesting er planlagt gjennomført fra ultimo april til medio juni. I tillegg legges det opp til supplerende «utforskende testing» parallelt med og evt. i etterkant av strukturert testing.

Testscenarier er kommunisert til leverandørene. Disse omfatter brukergruppene student, underviser og administrativt personell. Det legges opp til at testing gjennomføres fysisk, i Oslo, Trondheim og ved Høgskolen på Innlandet, men også digitalt, og det arbeides nå med en detaljert plan for rekruttering av et bredt sammensatt panel av testere.

Innspill fra produktrådet gikk på hva som skal/kan/bør testes, men også på hvorvidt prosjektgruppa innehar tilstrekkelig kompetanse eller om man bør ta grep for å supplere ved å knytte til seg eksterne ressurser, f. eks fra sektoren.

Diverse

Produktrådet godtok forslag til endringer i møterekka slik at planlagt møte 22. februar utgår samtidig som planlagt møte 7. mars flyttes fram til 29. februar.

Digitalt møte torsdag 25. januar kl. 14:00-15:00

Agenda:

1. Godkjenning av agenda og referat fra siste møte (Nils Johan) 
2. Arbeidsform og saksgang PR – booking av heldagsmøter vår høst (uke 10/11 + uke 39) - (Nils Johan / Haakon) 
3. Produktstrategi – info (notat lages Vegard) 
4. Mål for 2024 Digitalt læringsmiljø (info i møtet Vegard)  
5. Status anskaffelser (Haakon og Vegard) 

Fraværende:

• Ellen Maria Sæthre-McGuirk
• Randi Stemland

Arbeidsform og saksgang

Produktrådet ble i det konstituerende møtet i desember 2023 enige om å møtes digitalt annenhver uke. For å lette den administrative byrden ved en såpass hyppig møtefrekvens ble det foreslått en forenklet arbeidsform, basert på bruk av en OneNote/SharePoint for agenda, sakspapirer og møtenotater, mens kommunikasjon utad kan skje gjennom «miniblogging» av oppsummeringer og evt. vedtak. Produktrådet diskuterte også frekvens og tidspunkt for fysisk heldagssamling våren 2024.

• Produktrådet forsøker en OneNote-basert løsning og evaluerer fortløpende.
• Møter annenhver uke er nødvendig i en oppstartsfase, men møtefrekvensen kan evalueres senere
• Tidspunkt for en heldagssamling i vår avklares gjennom en kartlegging i etterkant av møtet. [Dette er siden gjort. Heldagssamling for produktrådet blir torsdag 14. mars].

Produktområdestrategi

Det ble gitt en kort introduksjon til arbeidet med produktområdestrategi 2024 til 2028. Arbeidet må prioriteres den neste tiden da tidslinjen er ganske stram. Porteføljestyret for utdanning og administrasjon skal vedta produktstrategiene 11. april. Forslag til utviklingsmål ble lagt fram i møtet. Produktrådet anbefaler at Sikt forbereder mer bakgrunnsinformasjon før videre arbeid med strategien og at det legges opp til lengre økter der produktrådet arbeider med tematikken.

Mål for 2024 produktområde Digitalt læringsmiljø

Porteføljestyret skal vedta mål for 2024 på sitt møte 1. februar. Målene skal følges opp tertialvis. Sikt sitt forslag til eksterne utviklingsmål for digitalt læringsmiljø i 2024 er:

• Utarbeide produktstrategi
• Gjennomføre gode fellesanskaffelser
• Utarbeide plan for integrasjoner
• Utarbeide finansieringsmodell for innkjøpte tjenester tilpasset ny innkjøpsmodell
• Styrke kommunikasjonen med universitetene og høyskolene og andre potensielle kunder

Status for anskaffelsene

Produktrådet fikk avslutningsvis en kort orientering om status i prosjektene for anskaffelse av LMS, digitalt eksamenssystem og system for plagiatkontroll.