Retningslinjer for BIBSYS-konsortiet

Vedtektene for BIBSYS ble ved overgangen til Unit konvertert til retningslinjer for konsortiet. Retningslinjene ble anbefalt av Tjenesterådet for forskning den 8. oktober 2020 og stadfestet av ledermøtet i Unit – Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning den 13. oktober 2020.

1. januar 2022 ble Unit en del av Sikt – Kunnskapssektorens tjenesteleverandør. Tidligere omtaler av Unit i retningslinjene er blitt endret til Sikt.

Reviderte retningslinjene ble anbefalt av Porteføljestyret for forskning og kunnskapsressurser 13. november 2024 og vedtatt av styret for BIBSYS-konsortiet 18. november 2024.

1: Bakgrunn

BIBSYS-konsortiet administreres av Sikt – Kunnskapssektorens tjenesteleverandør, som også er en samarbeidspartner i konsortiet. 

2: Formål

BIBSYS-konsortiet har som formål å bidra til at bibliotektjenester gir størst mulig nytte og verdi for norsk universitets- og høgskolesektor og andre relevante sektorer (heretter kalt «sektorene»).   

Konkret skal konsortiet sørge for at sektorene sikres gode og kostnadseffektive bibliotektjenester gjennom samarbeid om bibliotekfaglige fellessystemer og deres innhold samt sikre brukermedvirkning og innflytelse for det enkelte produkt eller tjeneste. 

3: Organisering

Bibliotektjenestene er organisert som et samarbeidskonsortium. BIBSYS-konsortiet består av de institusjoner/bibliotek som bruker de biblioteksystem/-tjenester Sikt leverer.  

BIBSYS-konsortiet skal ha et styre som representerer konsortiets medlemmer. Styret skal bidra til brukermedvirkning og innflytelse over de produkter og tjenester som inngår i BIBSYS-konsortiets tjeneste- og systemportefølje. 

Sikt representerer konsortiet utad. Staten, representert ved Sikt, eier BIBSYS-konsortiets felles registre. Sikt er tjenesteansvarlig. Sikt arbeider innenfor de rammer som gjelder for statlig egenregi. Tjenester som utvikles av konsortiet er et felleseie for de institusjoner som deltar i konsortiet. Konsortiets retningslinjer er forankret i Porteføljestyret for forskning og kunnskapsressurser og vedtatt av Styret for konsortiet. 

4: BIBSYS-konsortiets styre

Styret er konsortiets øverste organ og beslutter i alle saker som vedrører konsortiet. 

Styret bidrar inn mot porteføljestyret innenfor de rammer som samstyringsmodellen for digitalisering i høyere utdanning og forskning gir. Styret ivaretar rollen som produktråd tilknyttet Porteføljestyret for forskning og kunnskapsressurser.  

Sikt er sekretariat for styret. Styrets leder kan delta i relevante saker på Porteføljestyrets møter med tale- og forslagsrett. 

Bibliotektjenestene er styrets ansvarsområde. Styrets medlemmer skal likevel se til, og være informert om, andre tjenester innenfor forskningstjenesteområdet, for å støtte Porteføljestyret i å ivareta en helhetlig tilnærming til forskningstjenesteområdet.

5: Styrets oppgaver

Styret behandler alle saker av betydning for BIBSYS-konsortiet. 

Styrets hovedoppgaver består av følgende: 

• Vedta budsjett (eventuelt inkludert leveranse- og aktivitetsplan) for kommende år. 

• Vedta 3-årig produktområdestrategi (veikart). 

• Bidra inn i porteføljestyrets arbeid med porteføljestrategi. 

• Gjennomføre vedtak/beslutte/anbefale i forbindelse med innføringen av nye systemer/tjenester, videreutvikling av disse og i tillegg evt. nedleggelse/avvikling av eksisterende tjenester/system. 

• Være en diskusjonspartner og aktiv bidragsyter når det gjelder spørsmål og problemstillinger relatert til bibliotekstjenestene. 

• Bidra til utredninger på forespørsel fra porteføljestyret. Styret kan trekke inn ekstra ressurser/kompetanse ved behov. 

• Delta i fagfora (forum, råd, utvalg organisert innenfor sektorene eller f.eks. av eksterne leverandører). Styrets medlemmer kan bli bedt om å bidra til andre oppgaver, da listen ovenfor ikke er ment å være uttømmende.  

• Medlemmene av BIBSYS-konsortiet kan fremme saker, og styret kan selv ta opp saker på eget initiativ.  

• Behandle saker som legges frem for styret av Porteføljestyret for forskning eller av Sikt. 

• Styret skal årlig foreta en evaluering av egen virksomhet. 

• Bidra inn i samstyringsmodellen i kraft av rollen som produktråd, jamfør felles mandat for produktråd innunder Porteføljestyret for forskning og kunnskapsressurser. 

6: Oppfølging av saker som er behandlet

Styrets vedtak og tilrådinger skal fremgå av referatet fra møtet. Saksdokumenter og referat tilgjengeliggjøres for konsortiet i den grad det er mulig/lovlig. Eventuell videre saksgang opp mot Porteføljestyret følger prinsippene i samstyringsmodellen.

7: Oppnevning av styre for BIBSYS-konsortiet 

Medlemmene skal reflektere bredden i virksomhetene i sektorene både med hensyn til behov og størrelse, samt representere konsortiet som helhet, og skal utgå fra eller ha tilknytning til bibliotekledernivået. 

Nasjonalbiblioteket har en særskilt rolle innen utviklingen av biblioteksektoren og skal være representert med et medlem i styret. 

Styrets medlemmer skal ha innsikt i bibliotekenes overordnete og strategiske behov samt kompetanse på relevante områder for konsortiets virksomhet. I den grad det benyttes ulike løsninger innenfor tjenestedomenet er det en fordel om dette reflekteres i sammensetningen av styret.  

Porteføljestyret oppnevner medlemmer til styret. 

Universitets- og høgskolerådets bibliotekutvalg (UHR-B) foreslår inntil 10 medlemmer. Helsesektoren og Forskningsinstituttenes fellesarena (FFA) foreslår kandidater til ett medlem hver. Nasjonalbiblioteket foreslår selv sitt medlem i styret. 

Basert på forslagene innstiller Sikt kandidater i henhold til følgende kriterier, så langt som det lar seg gjøre: 

• Medlemmene skal komme fra ulike institusjoner i sektoren. 

• Medlemmene skal komme fra institusjoner med ulik størrelse. 

• Medlemmene skal komme fra institusjoner med ulik geografisk plassering. 

• Man skal tilstrebe lik kjønnsfordeling. 

• Medlemmene skal inneha kompetanse på bibliotektjenestene og andre teknologier og tjenester som grenser opp til disse. 

Styrets medlemmer representerer hele sektoren, ikke egen institusjon, og skal benytte kompetanse og erfaring for å ivareta et felles sektorperspektiv.  

Funksjonstid er 2 år og hvert medlem kan re-oppnevnes maksimalt for 2 nye perioder (totalt 6 år). 

Sikt er sekretariat for BIBSYS-konsortiets styre. 

Leder for styret oppnevnes av Porteføljestyret, basert på en innstilling fra Sikt. Leders ansvar inkluderer blant annet å:  

• legge til rette for god kommunikasjon og samarbeid mellom BIBSYS-konsortiet, styret og Sikt 

• lede styremøtene 

• lede bibliotekledermøtet 

8: Faggrupper

Faggruppene ivaretar dag-til-dag brukerinvolveringen i konsortiet. 

Faggruppen skal gi råd til Sikt og konsortiet om oppsett, konfigurasjon og utvikling av ekstra funksjonalitet og tilleggstjenester knyttet til produktet, slik at konsortiet får et best mulig og formålstjenlig produkt. 

Styret for BIBSYS-konsortiet kan opprette en eller flere faggrupper. Sikt kan foreslå for styret at det etableres faggrupper ved behov. 

Det er styret som oppnevner medlemmer i faggruppene basert på en innstilling fra Sikt. Sammensetningen skal sikre tilstrekkelig faglig kompetanse og være representativ for institusjonene i konsortiet så langt det lar seg gjøre. 

Faggruppene ledes av Sikt.

9: Bibliotekledermøte

Det holdes et årlig bibliotekledermøte. Formålet er et strategisk forum og en arena for faglig dialog mellom biblioteklederne og Sikt. 

Sikt er sammen med styret ansvarlig for saksforberedelse, innkalling og gjennomføring av møtet.