Verktøy for time-/romplanlegging for universiteter og høyskoler

Et time-/romplanleggingsverktøy støtter universiteter og høyskoler i gjennomføring av studietilbud.

Tjenesten time-/romplanlegging fra Sikt består av tilgang til rammeavtale, og nasjonalt samarbeid om standardisering av arbeidsprosesser, koordinering av utvikling og felles integrasjoner. Sikt fungerer som et bindeledd med leverandøren i rammeavtalen på verktøyet Urkund.

Et time-/romplanleggingssystem benyttes i hovedsak av studie- og eksamensansvarlige, men kan også være åpent for studenter og øvrige ansatte. Via det digitale systemet får forelesere se sine timeplaner, og man fordeler tilgjengelige auditorier, grupperom og andre ressurser. 

TimeEdit er det prefererte systemet for time og romplanlegging

Sikt inngikk på vegne av UH-sektoren i 2016 en rammeavtale med tre leverandører, men det er kun gjort avrop på rammeavtale for det prefererte systemet TimeEdit.

Sikt forvalter og samordner

Tjenesten forvaltes av Sikt gjennom å koordinere institusjonenes innsats for økt kvalitet i høyere utdanning, tilrettelegge for samarbeid, samt bidra til gevinstrealisering for deltakende læresteder og sektoren som helhet. Tjenesten tar sikte på samordning av norsk UH-sektor i arbeidet mot leverandør. Samarbeidsnettverket muliggjør digitalisering av arbeidsprosesser raskere og gir gevinster i form av spart tid og ressurser ved institusjonene. Sektoren samarbeider og deler erfaringer om blant annet arbeidsprosesser, automatisering, integrasjoner og utvikling.

Tjenesten består av blant annet:

  • Tjenesteforvaltning i form av nasjonal koordinering av utvikling (av planleggingsverktøyet og integrasjoner) samt erfaringsutveksling.
  • Samordning og digitalisering av arbeidsprosesser.
  • Utvikling av integrasjoner
  • Felles kjøp av utvikling fra leverandører tilgjengelig for alle som er medlem i tjenesten.
  • Organisering av møtearenaer for sektoren for erfaringsutveksling, utviklingsarbeid, arbeidsstuer og lignende.
  • Risiko- og sårbarhetsvurderinger av plagiatsystemet og tilhørende integrasjoner.
  • Oppfølging av leveranser, databehandleravtaler og felleskontrakter med leverandør.
  • Representasjon i relevante fora og arenaer

Hvem kan benytte tjenesten?

  • Norske universiteter og høyskoler som er rettighetshavere i rammeavtalen kan ta i bruk tjenesten uten videre innkjøpsprosess.
  • Norske universiteter og høyskoler som allerede har egen avtale med TimeEdit.
  • Private universiteter og høyskoler kan melde seg på tjenesten ved å ta kontakt med Sikt.

Rammeavtalen

Rammeavtalene er inngått på tre systemer i 2016 og har en varighet på 2+1+1 år:

  • TimeEdit (preferert)
  • IST
  • Scientia

Av disse er det kun gjort avrop på kontrakt med TimeEdit.

Under er de spesifikke betingelsene for tjenesten listet. For øvrig gjelder Sikts generelle tjeneste- og leveransebetingelser.

Beskrivelse av produktet

Via det digitale systemet TimeEdit får forelesere se sine timeplaner, og man fordeler tilgjengelige auditorier, grupperom og andre ressurser. 

Sikt forvalter og følger opp rammeavtalen med leverandøren og samordner utviklingsønsker, integrasjoner og nasjonalt samarbeid om standardisering av arbeidsprosesser.

Forutsetninger

Tjenesten ble anskaffet gjennom en felles offentlig anskaffelsesprosess. Virksomheter som er rettighetshavere i anskaffelsen kan ta i bruk tjenesten.

Tjenesten krever innlogging med Feide.

Servicenivå

Henvendelser angående brukerstøtte, feilmeldinger og drift skal rettes direkte til leverandøren TimeEdit.

Sikt håndterer henvendelser vedrørende rammeavtale, samt endringsønsker fra virksomhetene.

Henvendelser til Sikt håndteres på Servicenivå 2.

Databehandling, personvern, sikkerhet

Organisering og styring

Tjenesten hører inn under tjenesteråd for undervisningstjenester. Tjenesterådet består av representanter med faglig tyngde som er relevant for tjenesteområdet, fortrinnsvis i en beslutningsrolle i egen virksomhet. Rådet har hovedansvar for forvaltning og videreutvikling av fellestjenester innenfor tjenesteområdet.