Prosess for anskaffelse av nytt økonomisystem

Dette medfører en vesentlig endring i leveransen, og utløser plikt til å gjennomføre en anskaffelsesprosess for å sikre en lovlig avtale. I samråd med styringsgruppen for økonomitjenesten har Sikt derfor besluttet å gjennomføre en felles anskaffelse av et skybasert ERP-system på vegne av sektoren. Kunnskapsdepartementet (KD) støtter denne vurderingen og har bekreftet dette skriftlig til Sikt. Denne prosessen er nå i gang.

Unit4 har gått med på å forlenge support for dagens driftsløsning til 31.12.2027, som dermed blir fristen for å gjennomføre anskaffelsen og implementere en ny ERP-løsning. 

Målet er å tilby sektoren en moderne, skybasert ERP-løsning som oppfyller krav til sikkerhet, brukervennlighet, skalerbarhet og fleksibilitet. Løsningen skal også muliggjøre bruk av AI-teknologi for å effektivisere og forbedre økonomifunksjoner, med gevinster som: 

• effektivisering av prosesser
• forbedret datakvalitet og innsikt
• økt konkurranseevne gjennom innovasjon
• reduserte kostnader og økt lønnsomhet
• bedre kundetilfredshet
• styrket risikostyring og sikkerhet.

Plan og prosess

For å lykkes med dette prosjektet er det avgjørende at institusjonene har «orden i eget hus». Dette innebærer en grundig behovsavklaring og harmonisering av økonomimodeller på tvers av sektoren for å legge et godt grunnlag for anskaffelsen.

Tre faser i anskaffelsen

• Fase 1: (gjennomført) Behovsavklaring og dialog i sektoren. Dette inkluderer informasjonsinnhenting, kartlegging av nåværende løsning og fremtidige behov, samt markedsdialog med potensielle tilbydere. Denne fasen ble avsluttet i 2025.
• Fase 2: (I gang) Kravspesifisering og gjennomføring av anbudskonkurransen. Fasen avsluttes med valg av leverandør. Anbudskonkurransen ble utlyst i januar 2026, og leverandør skal etter planen velges i løpet av september 2026..
• Fase 3: Tilslutning til avtalen og implementering av det nye ERP-systemet.

Institusjoner som deltar i fase 1 får mulighet til å påvirke utformingen av den fremtidige økonomimodellen og kan velge om de vil tiltre avtalen i fase 2. Deltakelse i fase 1 innebærer også kostnadsdeling for prosessen i fase 1.

Totale kostnader estimeres til 7-8 MNOK for fase 1 og 2 av anskaffelsen, hvorav tjenesten dekker 3 MNOK. Dette vil primært gå til å dekke timer knyttet til innkjøpsfaglig og juridisk kompetanse samt innleie av eksterne konsulenter knyttet til områder som IT-krav, integrasjoner, teknologi og plattform, samt implementering.

Prosesser i fase 1

Behovskartlegging

En grundig behovskartlegging er essensiell for å sikre en vellykket overgang til et nytt ERP-system. Kartleggingen dekker økonomimodeller, integrasjoner, teknologi, gevinster og markedsmuligheter.

Harmonisere økonomimodeller

For å sikre en helhetlig tilnærming til økonomistyring på tvers av virksomheter, er det viktig å definere en felles økonomimodell.

• Kartlegging: Analysere eksisterende økonomimodeller for å identifisere fellestrekk og ulikheter.
• Felles prinsipper: Definere grunnleggende økonomiske prinsipper for å harmonisere praksis.
• Modellutvikling: Utforme en felles økonomimodell med fleksibilitet for ulike virksomheters behov.
• Fleksibilitet: Beskrive hvordan modellen kan tilpasses ulike organisasjoner uten å miste standardisering.

Oversikt over avhengigheter, integrasjoner og grensesnitt

ERP-systemet må kunne samhandle sømløst med eksisterende systemer og tjenester.

• Kartlegging av systemer: Gjennomføre en detaljert gjennomgang av eksisterende systemer og deres grensesnitt.
• Oversikt over integrasjoner: Identifisere og dokumentere nødvendige integrasjoner.
• Problemområder: Avdekke mulige utfordringer, slik at løsninger kan planlegges i forkant.
• Automatisering og ‘robustisering’: Forbedre dataflyt mot DFØ og andre kritiske systemer med økt automatisering og bedre feilhåndtering.

Teknologikartlegging – kvalitet og effektivitet med AI og algoritmer

Bruk av ny teknologi kan effektivisere arbeidsprosesser og forbedre beslutningsgrunnlaget.

• Prosess-eliminering: Identifisere og fjerne manuelle og unødvendige prosesser.
• Prosessautomatisering: Utforske muligheter for RPA (Robotic Process Automation) og workflow-løsninger.
• AI-støtte: Vurdere bruk av kunstig intelligens for prediksjoner, beslutningsstøtte og datadrevet innsikt.
• Testarena: Etablere et delprosjekt for å eksperimentere med nye teknologiske løsninger.

Kartlegge gevinster

For å måle suksess må vi definere konkrete og målbare gevinster.

• Erfaringsutveksling: Innspill fra andre virksomheter som har implementert ERP vurderes.
• Konkrete gevinster: Analysere forbedringsmuligheterasert på vår situasjon.
• Brukertilfredshet: Forbedret systembruk og opplevelse for ansatte.
• Reduserte kostnader: Mindre manuelt arbeid og færre årsverk knyttet til administrasjon.
• Økt kvalitet: Mer pålitelige og styrbare resultater.
• Kommunikasjon: Presentere klare mål og forventninger for styringsgruppen og prosjektgruppen.

Markedsundersøkelser (RFI)

En grundig markedsundersøkelse gir innsikt i eksisterende løsninger og mulige leverandører.

• Leverandørdialog: Gjennomføre både uformelle og strukturerte samtaler for å få innsikt.
• Testing og demo: Invitere leverandører til å vise frem sine løsninger.
• Strukturert RFI: Systematisk innhente tilbakemeldinger på løsninger og teknologi .
• Bred tilnærming: Vurdere potensielle leverandører og referansekunder for innsikt.
• Dokumentasjon: Dokumentere funn og anbefalinger og bruke dem i videre kravspesifikasjonsarbeid.

Prosesser i fase 2

Kravspesifikasjon

Utarbeide kravspesifikasjon og anskaffelsesdokumentasjon basert på behovskartleggingen. Involvere innkjøpsressurser fra Sikt, og vurdere ekstern kompetanse for kvalitetssikring.

Kravspesifikasjonsarbeidet omfatter:

• konkretisering av omfang
• konkretisering av funksjonelle og tekniske krav
• avklaringer rundt integrasjoner, datasikkerhet og plattformvalg
• arbeid med ny økonomimodell
• sikre gevinstrealisering
• gjøre valg knyttet til konkurransegjennomføring.

Alt dette vil være avgjørende for å sikre en løsning som møter sektorens behov, både på kort og lang sikt.

Gjennomføre konkurransen

Utlyse konkurransen, vurdere tilbud, og gjennomføre forhandlinger før valg av leverandør. Innkjøp og juridisk avdeling i Sikt deltar, og ekstern ekspertise vurderes ved behov.

Prosesser i fase 3

En vellykket ERP-implementering krever en grundig plan for utrulling, ressurshåndtering og endringsledelse. Tidlig dialog med piloter og et solid rammeverk for videre utrulling er avgjørende for å sikre en smidig overgang.

Utvikle implementeringsplan

Legge en helhetlig implementeringsplan for å sikre en kontrollert og effektiv innføring av det nye ERP-systemet.

• Tidsplan for utrulling: Utarbeide et detaljert tidsskjema med milepæler og faser for implementering.
• Ressursallokering: Tydelig fordele ansvar og roller for å sikre at nødvendige ressurser er tilgjengelige til riktig tid.
• Opplæring og endringsledelse: Planlegge brukeropplæring for å sikre god systemforståelse og brukerstøtte. Ivareta endringsledelse for å sikre en smidig overgang og høy aksept hos brukerne.

Tidlig dialog med piloter

For å sikre en vellykket utrulling er det viktig å starte dialog med utvalgte pilotinstitusjoner tidlig i prosessen.

• Identifisere piloter: Involvere institusjoner som ønsker å være tidlige brukere av systemet i planleggingen.
• Erfaringsdeling: Tidlige piloter gir verdifulle tilbakemeldinger som kan brukes til justeringer før fullskala utrulling.
• Test og tilpasning: Tilpasse systemet basert på erfaringene fra pilotene før bred utrulling.

Etablere et rammeverk for videre utrulling

Bygge et solid støtteapparat for å sikre en effektiv og velorganisert utrulling.

• Organisering: Etablere en dedikert arbeidsgruppe for å håndtere utrulling og støtte institusjonene.
• Støttestruktur: Ressurser for opplæring, teknisk støtte og brukerveiledning på plass før full utrulling.
• Tidligere erfaringer brukes som grunnlag for beste praksis i videre utrulling.