Personvernerklæring for Nasjonalt vitenarkiv (NVA)

Versjon 2, sist endret: 25. september 2025

Når du er logget inn, blir personopplysningene dine behandlet på en sikker måte, etter kravene i personopplysningsloven. 

Nasjonalt vitenarkiv er en tjeneste for å samle og gjøre tilgjengelig informasjon om, og resultater fra, norsk forskning og å gjøre disse åpent tilgjengelig for allmennheten.  

Sikt har utviklet og er leverandør av Nasjonalt vitenarkiv. Sikt er behandlingsansvarlig, og har ansvaret for at opplysningene som vi behandler om deg brukes i tråd med personvernlovgivningen. 

Definisjoner 

For å gjøre det lettere å forstå personvernerklæringen har vi definert noen begreper: 

Personopplysninger er enhver informasjon som direkte eller indirekte kan knyttes til deg som enkeltperson eller til andre individer. 

Behandling av personopplysninger er enhver bruk av personopplysninger, for eksempel innsamling, lagring, endring, sammenstilling, utlevering og sletting. 

Behandlingsansvarlig er den som er ansvarlig for behandlingen av personopplysningene, og den som bestemmer formålet med innsamlingen og bruken av personopplysningene. 

Selvstendig behandlingsansvarlig er behandlingsansvarlig for egne behandlinger av personopplysninger til egne separate formål.  

Databehandler er en som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige.  

Behandlingsgrunnlag er det grunnlaget man har for å behandle personopplysninger, det kan for eksempel være samtykke eller hjemmel i lov. 

Kunde er den Virksomhet/Institusjon som har inngått avtale med Sikt om bruk av NVA, og som du bruker NVA gjennom. 

Bruker: Du som bruker NVA. Det er ulike profiler/roller i NVA som regulerer hvilke handlinger du kan gjøre:  

• Administrator – har adgang til å opprette bruker/profil for en enkeltperson, og legge inn personopplysninger på denne profilen. Administrator kan også tildele roller og institusjonstilknytning til den enkelte bruker.   
• Redaktør – har adgang til å redigere institusjonsdetaljer, tildele kurator-rolle og avgrense dennes ansvarsområde, avpublisere registreringer, republisere registreringer og slette registreringer tilknyttet egen institusjon som er avpublisert. Redaktør har skrivetilgang til alle forskningsresultat.
• Kurator – det finnes flere ulike typer kurator roller; de kan vedlikeholde registreringer, hjelpe registratorer med registreringer, godkjenne publiseringer av filer på registreringer, publisere studentoppgaver, validere NVI-registreringer og tildele DOI på registreringer. Kurator har begrensede skriverettigheter til alle forskningsresultater tilknyttet sin institusjon.
• Registrator – kan registrere et resultat, lagre en registrering (kladd), vedlikeholde en registrering, be om hjelp med en registrering, be om å få publisere filer på et resultat, lage en kladd-DOI på et resultat, be om å få en DOI på et resultat, registrere et prosjekt og vedlikeholde prosjektet.
• En vanlig bruker – en innlogget enkeltperson som skal bruke NVA kan opprette en profil på Min side og legge inn og redigere sine egne opplysninger. Vedkommende vil også kunne koble opp et ORCID-nummer på denne profilen

Forskningsaktivitet - Et forskningsresultat eller forskningsprosjekt som er registrert i NVA. 

Hvilke personopplysninger behandler vi om deg?

Opplysninger som gis av deg

For å få adgang til å registrere i NVA, for eksempel opprette din egen brukerprofil eller laste opp et forskningsresultat, må du autentisere deg med Feide, eller å logge deg på ID-porten via Feide. Første gang du logger deg på får du opplyst av Feide hvilke opplysninger om deg Feide vil dele med NVA. Opplysningene vil først bli delt med NVA dersom du aksepterer dette.

Du har mulighet til å legge inn flere opplysninger i brukerprofilen din, dersom du ønsker det. Dette er helt frivillig, og inkluderer e-postadresse, telefonnummer, webside og profilbilde.

For å registrere i NVA må du akseptere brukervilkår for NVA. Dersom du aksepterer brukervilkårene, vil det opprettes en brukerprofil. I denne profilen lagrer vi også at du har akseptert brukervilkår, og tidspunkt for dette. Dersom du ikke aksepterer brukervilkårene, vil du ikke få tilgang til å registrere i NVA.

Opplysninger vi samler inn fra Kunde

Det vil overføres personopplysninger om deg fra Kunden som du er tilknyttet dersom du skal ha en brukerprofil i NVA. Disse opplysningene er navn, stillingsandel, stillingssted, stillingskode, fødselsnummer, start og eventuell sluttdato for stillingen.

Dersom du er gjesteforsker ved en institusjon og du ikke har fødselsnummer eller D-nummer vil en administrator opprette en forskerprofil på vegne av deg, dersom du er tilknyttet en forskningsaktivitet (resultat eller prosjekt) som skal registreres i NVA. Andre autentiserte personer kan da registrere forskningsaktiviteter på vegne av deg og knytte dette til din forskerprofil.

Navn, e-postadresse, og arbeidsgiver for ansatt hos Kunde som skal være kontaktperson for NVA, samles inn, lagres og benyttes i Sikts kontakt med Kunde i forbindelse med fakturering og administrasjon av NVA.

For ansatt som skal signere kontrakt behandler vi i tillegg personnummer og folkeregistrert adresse for å kunne gjennomføre e-signering gjennom Posten signering. Vi ber Kunde om informasjon om folkeregistrert adresse, og henter på bakgrunn av dette ut personnummer fra Folkeregisteret.

Opplysninger som behandles ved bruk av NVA:

Sikt vil kunne motta opplysninger fra deg fra ulike kilder ved bruk av NVA:

NVA vil kunne motta personopplysninger om deg fra REK dersom du er tilknyttet et forskningsprosjekt som har fått REK-godkjenning. Dette inkluderer navn, og andre opplysninger om prosjektet du er tilknyttet som prosjekttittel, søknads-ID hos REK, og andre beskrivende data om prosjektet.

Dersom du er tilknyttet et forskningsprosjekt som har fått tildelt midler fra Forskningsrådet vil NVA kunne få personopplysninger om deg derfra. Vi vil få oversendt navn og data som beskriver prosjektet som tittel på prosjektet, søknads-ID, innvilget sum samt opplysninger knyttet til finansiering av forskningsprosjektet.

Det importeres også personopplysninger når det importeres forskningsartikler fra Scopus/Elsevier inn i NVA. Det som vil overføres i forbindelse med dette er forfatternavn, forfattertilhørighet, tittel på forskningsartikkel, årstall og hvilken lisens artikkelen er merket med.

Hoveddelen av behandling av personopplysninger i NVA er registrering og lagring av opplysninger knyttet til forskningsaktiviteter. Om du er tilknyttet et publisert forskningsresultat vil navnet ditt fremgå der. Det vil typisk også fremgå personopplysninger i selve forskningsresultatet, slik som navn på forfatter, forfatters rolle på tilknyttet forskningsinstitusjon, navn på institusjon, samt liste over bidragsytere på forskningsresultatet eller prosjektet.

I tillegg vil det registreres beskrivende data (metadata) om selve forskningsaktiviteten. Dette inkluderer personID eller fullt navn og rolle for forfatter, redaktør, veileder og annen person eller bidragsyter til resultatet eller prosjektet.

Dersom du er ansatt på en institusjon som har administratortilgang/kuratorrolle/redaktørrolle vil det være registrert navn, personnummer, din rolle på institusjonen du er tilknyttet samt stillingstittel.

Av sikkerhetshensyn føres det en intern logg, der det loggføres hvilke handlinger som foretas av deg i NVA, for eksempel innlogging, avlogging, registrering av opplysninger og hvilke søk du foretar i NVA.

I tillegg vil det føres en egen logg tilknyttet hvert forskningsresultat som er registrert i NVA. Dette inkluderer når det er opprettet og hvilke endringer som er gjort i registreringen, og hvem som har foretatt endringen. Det er kun personer som har skrivetilgang til forskningsresultatet som kan foreta endringer.

Feide loggfører også informasjon om pålogging.

Personer med administratortilgang har tilgang til å se personopplysningene for alle personer i NVA, også ansatte på andre institusjoner enn sin egen, og kan tilknytte (ansette) personer som alt er tilknyttet andre institusjoner.

Om du ikke har brukerprofil i NVA

For å kunne foreta registreringer i NVA må du ha en brukerprofil.

Du behøver imidlertid ikke å være innlogget med egen bruker i NVA for å foreta søk i åpne forskningsresultater i NVA. Det loggføres IP-adresser også for brukere som ikke er innlogget.

Behandlingsansvarlig og databehandlere

Her beskriver vi hvem vi deler dine data med og tilhørende behandlingsansvar.

Sikt er behandlingsansvarlig for behandlingene som gjøres i NVA.

Kunde er (selvstendig) behandlingsansvarlig for personopplysninger som Kunde legger inn i NVA om Bruker tilknyttet Kunde. For nærmere informasjon om denne behandlingen bes du ta kontakt direkte med Kunde.

Sikts databehandlere for NVA er Amazon Web Services (AWS) og Universitetet i Oslo (IT-avdelingen ved UiO). Vi benytter AWS sine datasentre i Sverige og Irland. Personopplysningene som behandles av IT-avdelingen ved UiO lagres fysisk i datasenter i Oslo.

Behandlingsgrunnlag og formål med behandlingen

Sikt – Kunnskapssektorens tjenesteleverandør er behandlingsansvarlig for Nasjonalt vitenarkiv (NVA). Dette er eksplisitt angitt i forskrift til universitets- og høyskoleloven (universitets- og høyskoleforskriften) § 10-3, forskriftsbestemmelsen er hjemlet i universitets- og høyskoleloven § 15-2.

Å være behandlingsansvarlig innebærer at Sikt har ansvar for å sikre at personopplysninger behandles i samsvar med gjeldende regelverk.

Formålet med behandlingen av personopplysninger i NVA er å motta, lagre, tilgjengeliggjøre og forvalte forskningsarbeider, studentoppgaver og annet materiale som inngår i arkivets mandat. Behandlingen skal legge til rette for åpen vitenskap, gjenfinning og langtidsbevaring, samtidig som opphavsrett og personvern ivaretas. Opplysningene brukes kun til klart definerte og legitime formål, og behandles ikke videre på en måte som er uforenlig med disse

Nedenfor redegjøres for de formål og behandlingsgrunnlag som benyttes ved behandling av personopplysninger i NVA,

For behandlinger hvor behandlingsgrunnlaget «berettiget interesse» benyttes har Sikt foretatt interesseavveining av dine personverninteresser veid opp mot det legitime formålet vi forfølger. Dersom du ønsker innsyn i en mer utdypende avveining av dette enn det som kommer frem av personvernerklæringen kan du ta kontakt med Sikt.

For behandlingen som gjøres når brukere er tilknyttet ulike Kunder som legger inn personopplysninger i NVA er Kunde en selvstendig behandlingsansvarlig for denne behandlingen. For nærmere informasjon om denne behandlingen bes du ta kontakt med Kunde.

Påloggingsinformasjon og sikker pålogging

Behandling av dine personopplysninger i forbindelse med pålogging og autentisering gjøres for at vi skal kunne oppnå en sikker pålogging i NVA, og for å få verifisert at det er riktig person som logger seg på. Sikt er behandlingsansvarlig for denne behandlingen, og behandlingsgrunnlaget er berettiget interesse jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

For den største delen av personopplysningene som behandles i forbindelse med brukerprofilen din er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6, nr. 1 bokstav e), - behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse.

Supplerende rettsgrunnlag er universitets- og høyskoleloven § 15-2.

Formålet med å behandle opplysningene er å gi oversikt over og tilgjengeliggjøre forskningsprosjekter og legge til rette for åpen tilgang til disse.

Det er imidlertid noen opplysninger i brukerprofilen som det er frivillig å legge inn. Dette gjelder e-postadresse, telefonnummer, eventuell webside, profilbilde og beskrivelse av arbeidserfaring. Dette er informasjon du legger inn på eget initiativ, og som du når som helst kan fjerne dersom du ønsker det. Behandlingsgrunnlaget for dette er samtykke, jf. personvernforordningen artikkel 6, nr. 1 bokstav a.

Loggføring for å ivareta NVAs sikkerhet og integritet

For å ivareta sikkerheten i NVA, hindre tjenestenektangrep, forhindre misbruk og å kunne spore misbruk i NVA opprettes en logg. Der loggføres det hvilke handlinger som foretas av deg i NVA, for eksempel innlogging, avlogging, registrering av opplysninger og hvilke søk du foretar i NVA. Behandlingsgrunnlag for dette er berettiget interesse, jf. personvernforordningen artikkel 6, nr. 1 bokstav f.

Innsamling, lagring og administrasjon av kontaktinformasjon

Dersom du er ansatt hos Kunde, og utpekt av Kunde som ansvarlig for administrasjon av NVA, eller som signaturberettiget for avtalen vil Sikt samle inn nødvendig kontaktinformasjon om deg for å kunne utføre disse oppgavene.

Vi samler inn og lagrer informasjon om navn, telefonnummer, e-postadresse, stilling og arbeidsgiver. For ansatt som skal signere kontrakt behandler vi i tillegg personnummer og folkeregistrert adresse for å kunne gjennomføre e-signering gjennom Posten signering. Personnummer brukes til å kontrollere at avtalen sendes til korrekt person. Ved signering fremgår det også av avtaledokumentet når avtalen ble signert, og hvilken identifikasjonsmetode som er benyttet av den som signerte. Personnummer og bostedsregistrert adresse lagres også i kontaktkort i arkivsystemet. Kun ansatte hos Sikt med tjenstlig behov har tilgang til å se personnummer.

Navn og personnummer til den ansatte som signerer avtalen på vegne av Sikt behandles også i forbindelse med signering av avtale, og blir arkivert på tilsvarende måte som hos Kunde.

Behandlingsgrunnlag for innsamling og benyttelse av denne informasjonen til administrasjon av NVA er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f, berettiget interesse. Den berettigede interessen Sikt forfølger er muligheten til å administrere avtalen og NVA i tillegg til å sikre effektiv fakturering og avtalesignering.

Kontaktinformasjon om den som signerer avtalen på vegne av kunde, og eventuelle andre personopplysninger som kommer frem på avtaler, vil også arkiveres, da Sikt er lovpålagt å journalføre og arkivere avtalen og korrespondanse som er av betydning for avtaleinngåelse. Eventuell korrespondanse om og avtale om endring av avtale må også journalføres, jf. bestemmelser om økonomistyring i staten § 4.4.10.

Behandlingsgrunnlag for denne behandlingen er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c, jf. arkivloven § 6 og bestemmelser om økonomistyring i staten § 4.4.10.

Opplysninger benyttet til fakturering oppbevares i opptil 10 år etter regnskapsårets slutt. Opplysninger som arkiveres i henhold til arkivloven oppbevares så lenge vi er pålagt å oppbevare opplysningene. Utgangspunktet er at bevaringspliktige dokumenter oppbevares permanent.

Personopplysningene tilknyttet forskningsresultater

Den største andelen av behandling av personopplysninger i NVA skjer i forbindelse med tilgjengeliggjøring av forskningsresultatene.

De personopplysningene som behandles i forbindelse med dette vil være de som fremgår av selve forskingsresultatet, for eksempel forfatter, og personopplysningene som fremgår av de beskrivende dataene tilknyttet forskningsresultatet, for eksempel forfatter, bidragsyter på prosjektet, og hvilken rolle den enkelte har.

Denne behandlingen er det Sikt som er behandlingsansvarlig for, og behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6, nr. 1 bokstav c, rettslig forpliktelse, med supplerende rettsgrunnlag universitets- og høyskoleloven § 15-2. Formålet med denne behandlingen er å gi oversikt over, og tilgjengeliggjøre forskningsaktiviteter, for slik å legge til rette for åpen tilgang til forskningsresultater.

Overføring til DataCite

NVA bruker DataCite for å innhente en DOI, som er et spesifikt nummer tilknyttet et spesifikt forskningsresultat.

Formålet med at vi tilrettelegger for bruk av DOI er å knytte dette nummeret til forskningsresultatet for å kunne identifisere publikasjonen.

Sikt er behandlingsansvarlig for denne behandlingen og behandlingsgrunnlag er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, og supplerende rettsgrunnlag er universitets- og høyskoleloven § 15-2 med tilhørende forskrift § 10-3.

Opplysningene som overføres fra NVA til DataCite er Type, tittel, utgiver, publiseringstidspunkt, sammendrag, nøkkelord/tema, bidragsytere med roller og tilknytninger til organisasjon, prosjekttilknytning, språk, tilknyttede forskningsresultater, lisens, og lenke til forskningsresultat. DataCite behandler opplysningene de mottar for egne formål som en separat behandlingsansvarlig.

Bruk av ORCID

Det vil være mulig for deg å tilknytte en ORCID-profil til brukerprofilen din i NVA dersom du ønsker det. Dette er helt frivillig. Det innebærer at du velger å innhente ORCID-profilen din ved å trykke på en knapp i NVA, og så blir du sendt til ORCID sine nettsider der du kan logge inn på din ORCID-profil.

Vi vurderer at Sikt er behandlingsansvarlig for denne behandlingen, vi utfører behandlingene for egne formål, og overfører til ORCID som selvstendig behandlingsansvarlig for egne formål. Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6, nr. 1 bokstav c, med supplerende rettsgrunnlag universitets- og høyskoleloven § 15-2 og forskrift til universitets- og høyskoleloven § 10-3.

Overføring av opplysninger til Analyseplattformen

Vi overfører også personopplysninger til Sikt sitt analyseprogram Analyseplattformen.

Dette skjer ved at personopplysningene dupliseres og overføres til Analyseplattformen av Sikt. Formålet med denne overføringen er å legge til rette for forskning, statistikk og analyse på forskningsfeltet. Sikt er behandlingsansvarlig for denne behandlingen, og behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6, nr. 1 bokstav e. Det supplerende rettsgrunnlaget er universitets- og høyskoleloven § 15-2. Personopplysningene som overføres er kun opplysningene som ligger offentlig tilgjengelig i NVA, altså beskrivende metadata tilknyttet forskningsresultatene som ligger i NVA.

Når opplysningene er overført til Analyseplattformen er det Kunde, altså universitets- og høyskolene som behandler opplysningene som selvstendig behandlingsansvarlige for egne formål.

Web storage

NVA benytter seg av Web storage i stedet for cookies til å mellomlagre informasjon om din sesjon når du er inne i NVA. Dette gjøres slik at NVA kan kjenne igjen deg som bruker så lenge du er inne i NVA og for å gi deg en bedre brukeropplevelse.

Mellomlagringen innebærer at du som bruker følges gjennom en aktiv brukersesjon. Når du utfører en handling som innebærer flere steg, så mellomlagres informasjon om det forrige steget i prosessen du utført slik at det skal være mulig å fullføre prosessen.

Sikkerhet

For å forhindre uautorisert tilgang eller lekkasje, og for å sikre korrekt bruk av informasjonen, har Sikt innført fysiske, elektroniske og administrative prosedyrer for å beskytte og sikre informasjonen vi samler inn.

Disse sikkerhetstiltakene inkluderer, men er ikke begrenset til:

• Kryptering av data under overføring og lagring.
• Begrensning av tilgang til data bare for autoriserte medarbeidere som trenger denne informasjonen for å utføre bestemte jobbfunksjoner.
• Regelmessige sikkerhetsgjennomganger for å identifisere potensielle sårbarheter og oppdatering av våre sikkerhetstiltak i henhold til industriens beste praksis.
• Anvendelse av brannmurer, inntrengningsdeteksjonssystemer og andre avanserte teknologiske beskyttelsesverktøy.

Dine rettigheter

Dersom du ønsker innsyn i opplysningene som er lagret om deg, eller du ønsker mer informasjon om hvordan eventuelle personopplysninger behandles, kan du henvende deg til kontakt@sikt.no. Ytterligere kontaktinformasjon står lenger ned på siden.

Du har rett til:

• å få informasjon og tilgang til informasjon som vi har registrert om deg. Ta kontakt med oss om du ønsker innsyn, eller bistand til dette.
• å kreve at feilaktige, unødvendige, mangelfulle eller utdaterte personopplysninger rettes eller slettes.
• å kreve at de personopplysningene vi behandler om deg utleveres på en strukturert, allment brukt og maskinlesbart format.
• begrensning av behandling, dersom du bestrider riktigheten av personopplysningene, behandlingen er ulovlig og du motsetter deg sletting av personopplysningene og isteden anmoder om at bruken av personopplysningene begrenses.
• rett til å protestere eller å klage over behandlingen til Datatilsynet.

Kontaktinformasjon

Det er viktig for oss at du vet hva slags personopplysninger vi behandler, slik at du kan ta hånd om dine rettigheter etter personvernlovgivningen.

Dersom du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller vurderingene vi har gjort kan du kontakte oss på kontakt@sikt.no.

Du kan også kontakte Sikts personvernombud direkte:

Marita Ådnanes Helleland
Postadresse: Abels gate 5A,
7030 Trondheim

Telefon: 900 11 395

E-post: marita.helleland@sikt.no

Merk: usikret e-post! Vi ber om at du ikke oppgir sensitive personopplysninger.

Ved skriftlige forespørsler har du krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.