Verktøy for gjennomføring av konkurranser (KGV)

Verktøy for gjennomføring av konkurranser (KGV) er tilpasset kunnskapssektoren og støtter små og store digitale anskaffelsesprosesser i tråd med gjeldende regelverk. Verktøyet er til hjelp for å effektivisere arbeidet og unngå feil i innkjøpsprosessene.

Fra 1. juli 2018 ble det påbudt å bruke digitalt verktøy for konkurransegjennomføring ved anskaffelser over nasjonal terskelverdi.

Tjenesten gir blant annet støtte til følgende prosesser:

  • Utarbeidelse av konkurransegrunnlag ved hjelp av maler
  • Kunngjøring på TED, Doffin og egne kundesider
  • Innsending og mottak av tilbud
  • Evaluering og tildeling av kontrakt
  • Kontraktshåndtering
  • Oppfølging
  • Revisjonssporing

Konkurransegjennomføringsverktøyet som brukes er TendSign. Det ble tidligere levert av Visma, som nå er oppkjøpt av Mercell.

Målgrupper

Verktøyet dekker godt behovene til universiteter, høyskoler og andre virksomheter i kunnskapssektoren, men systemleverandøren leverer tjenesten til alle bransjer.

Sikt koordinerer og følger opp

Sikt har inngått kontrakt med leverandøren av tjenesten på vegne av flere virksomheter i sektoren. Kundene forholder seg til Sikt som avtalepart, og Sikt forvalter kontrakten mot leverandøren. Sikt har etablert en arbeidsgruppe av fagpersoner fra virksomhetene som bidrar til å utvikle felles praksis og som arbeider med felles endringsønsker og integrasjoner mot andre systemer.

Kontrakt

Mercell Norge AS er nå leverandør av verktøyet. 

Universitetet i Bergen, NTNU, Universitetet i Oslo og UiT Norges Arktiske universitet gjennomførte våren 2022 en markedsundersøkelse, med Sikt som observatør, for å finne potensielle leverandører. Markedsanalysen skal blant annet danne grunnlag for en beslutning om det er behov for å sette i gang en ny anskaffelse, sett i lys av at Mercell har kjøpt opp dagens løsning fra Visma.

Videre arbeid blir å vurdere om vi fortsatt kan gå videre med nytt verktøy fra Mercell. Dette avhenger blant annet av om endringene i funksjonaliteten er vesentlig, i så fall må vi sette i gang ny anskaffelse for å tilfredsstille regelverket om offentlige anskaffelser.

Alle som i dag benytter systemet gjennom Sikt vil i så fall få invitasjon til å delta i ny anskaffelse. Andre virksomheter innenfor utdanning og forskning, samt eventuelt andre offentlige virksomheter, har også anledning til å bli med i en felles anskaffelsesprosess.

Under er de spesifikke betingelsene for tjenesten listet. For øvrig gjelder Sikts generelle tjeneste- og leveransebetingelser.

Beskrivelse av produktet

Verktøy for gjennomføring av konkurranser (KGV), Mercell TendSign, er tilpasset kunnskapssektoren og støtter små og store digitale anskaffelsesprosesser i tråd med gjeldende regelverk.

Sikt forvalter og følger opp rammeavtalen med leverandøren og samordner utviklingsønsker, integrasjoner og en arbeidsgruppe for erfaringsutveksling og koordinering i sektoren.

Forutsetninger

Tjenesten ble anskaffet gjennom en felles offentlig anskaffelsesprosess. Virksomheter som er rettighetshavere i anskaffelsen kan ta i bruk tjenesten.

Servicenivå

Henvendelser angående brukerstøtte, feilmeldinger og drift skal rettes direkte til leverandøren av systemet, Mercell.

Supportside for Mercell TendSign.

Sikt håndterer henvendelser vedrørende rammeavtale, samt endringsønsker fra virksomhetene.

Henvendelser til Sikt håndteres på Servicenivå 2.

Vederlag, kostnader, økonomi

Lisenskostnader faktureres direkte fra leverandør. Det betales ulik pris for liten, mellomstor og stor virksomhet, uavhengig av hvor mange brukere man har i systemet.

Sikt fakturerer en årlig tjenesteavgift som dekker timer fra ansatte i Sikt, reiser, møtevirksomhet, og planlagt systemutvikling. Tjenesteavgiften faktureres til virksomhetene i begynnelsen av året.

Organisering og styring

Mercell Norge AS er leverandør av verktøyet. 

Sikt har inngått kontrakt med Mercell på vegne av flere virksomheter i sektoren. Kundene forholder seg til Sikt som avtalepart, og Sikt forvalter kontrakten mot leverandøren.

Sikt har etablert en arbeidsgruppe av fagpersoner fra virksomhetene som bidrar til å utvikle felles praksis og som arbeider med felles endringsønsker og integrasjoner mot andre tjenester.

Tjenesten hører inn under tjenesteråd for administrative tjenester. Tjenesterådet består av representanter med faglig tyngde som er relevant for tjenesteområdet, fortrinnsvis i en beslutningsrolle i egen virksomhet. Rådet har hovedansvar for forvaltning og videreutvikling av fellestjenester innenfor tjenesteområde

Endringer

Endringer i tjenestebetingelsene varsles uten opphold til virksomhetens kontaktpunkt, samt publiseres her.

Betingelsene ble sist oppdatert: 18.10.2022