Elektronisk stoffkartotek
Elektronisk stoffkartotek er et nettbasert system som sikrer en profesjonell og trygg oppfølging av kjemikalier på laboratorier.
Sikt forvalter og følger opp kontrakten med leverandøren og samordner utviklingsønsker, integrasjoner og en arbeidsgruppe for erfaringsutveksling og koordinering i sektoren.
Sikt har valgt Netpower som leverandør for elektronisk stoffkartotek. Netpower leverer en trygg, standardisert og effektiv løsning innen håndtering av kjemikalier på laboratorier og andre steder hvor kjemikalier oppbevares. Løsningen heter Workplace Safety
Systemet kan brukes på to språk - norsk og engelsk. Norske og utenlandske sikkerhetsdatablader (SDS) blir automatisk oppdatert. Ved eksponering av farlige stoffer kan alle lettvint registrere dette for at omgivelsene skal bli varslet og uhell skal bli håndtert på helsemessig og forsvarlig måte. Det er et lovmessig krav på det slike register blir tatt vare på i 60 år.
Målgrupper
Verktøyet dekker godt behovene til universiteter, høgskoler og andre i kunnskapssektoren, men systemleverandøren leverer tjenesten til alle bransjer.
Sikt koordinerer og følger opp
Sikt er kundekoordinator for tjenesten og forvalter kontrakten mot leverandøren av elektronisk stoffkartotek, Netpower. Kunder som benytter tjenesten gjennom Sikt forholder seg direkte til Sikt som avtalepart, og ikke systemleverandøren.
Det vil bli etablert et arbeidsutvalg med fagpersoner fra virksomhetene som bidrar til å utvikle felles praksis og arbeider med felles endringsønsker og integrasjoner mot andre systemer. Sikt vil jobbe for å samle alle brukere av systemet til en årlig brukerkonferanse.
Kontrakt
Netpower er leverandør av systemet. Konkurransen ble gjennomført høsten 2022 - våren 2023, og kontrakt blir i første omgang signert for 3 år, med mulighet for forlengelse. Forventet kontraktsignering er innen utgangen av juni 2023, og tjenesten kan bestilles og tas i bruk etter dette.
Tjenestebetingelser
Beskrivelse av produktet
Elektronisk stoffkartotek er et nettbasert system for ledere, forskere, HMS-ansatte, laboratorieansatte og andre. Sikt forvalter og følger opp kontrakten med leverandøren og samordner utviklingsønsker, integrasjoner og en arbeidsgruppe for erfaringsutveksling og koordinering i sektoren.
Forutsetninger
Kunder av Sikt kan tilslutte seg kontrakten.
Servicenivå
Henvendelser angående brukerstøtte, feilmeldinger og drift skal rettes til Netpower på support@workplacesafety.no.
Sikt håndterer henvendelser som gjelder kontrakten, samt endringsønsker fra virksomhetene.
Henvendelser til Sikt håndteres på Servicenivå 2.
Databehandling, personvern, sikkerhet
Det skal inngås en databehandleravtale før tjenesten tas i bruk. Informasjon om håndtering av sikkerhet og personvern i tjenesten finnes nærmere beskrevet i databehandleravtalen. Databehandleravtalen inngås direkte mellom kunden og Netpower. Sikt bistår med utarbeidelse av databehandleravtale.
Nødvendige personopplysninger for kontraktsforvaltning og arbeid som kundekoordinator behandles av Sikt som selvstendig behandlingsansvarlig.
All datalagring blir ivaretatt ved Netpower sine servere i Sandnes.
Vederlag, kostnader, økonomi
Kostnader fra Sikt
Sikt fakturerer en årlig tjenesteavgift som dekker alle kostnader knyttet til anskaffelse, koordinering av samarbeidet og videreutvikling av systemet. Avgiften dekker også timekostnader for ansatte i Sikt som utfører arbeid til
Sikt fakturerer en årlig tjenesteavgift som dekker alle kostnader knyttet til koordinering av samarbeidet og videreutvikling av systemet, inkludert kostnader ved en egen Sikt-server. Avgiften dekker også timekostnader for ansatte i Sikt som utfører arbeid tilknyttet tjenesten.
Prisen beregnes ut fra antall årsverk (FTE) og antall studenter ved virksomheten. Første fakturering vil ta hensyn til når på året kunden inngår avtale om å benytte tjenesten. Pris for tjenesten spesifiseres i kostnadsvarsel som omtalt i Sikts Generelle avtalevilkår. I forbindelse med kostnadsberegning for kommende år vil prisen kunne indeksreguleres.
I tillegg kommer kostnader til felles anskaffelse. Kostnadene for felles anskaffelse vil bli fakturert med kr. 650 000 til fordeling mellom de påmeldte til felles anskaffelse. Kr. 250 000 ble fakturert i 2022 og det gjenstår kr. 400 000 som skal faktureres i 2023. Andelen til hver enkelt kunde presiseres i avtale om leveranse.
Kostnader fra Netpower
Hver virksomhet/institusjon betaler årlig avgift beregnet på bakgrunn av antall ansatte/studenter, samt en implementeringskostnad. Dette faktureres direkte fra leverandøren Netpower.
Implementeringskostnaden er en engangsavgift på kr. 15 000 per virksomhet
Årlig avgift til Netpower
Pris pr år vil variere ut fra størrelse pr virksomhet. Prisen beregnes ut ifra antall ansatte og studenter. Denne vil bli fakturert fra oppstart av systemet. I tillegg kommer eventuelle opplæringskostnader og konsulentkostnader fra Netpower. Disse kostnadene faktureres etter faktisk bruk.
Opplæringskostnad
Opplæringskostnaden vil variere etter behov. Pris for opplæringspakker:
- 2 timers virtuell opplæring superbrukere – kr. 4 000
- Heldags workshop med valgfritt fokus og agenda, virtuelt – kr. 30 000
- 1 times webinar sluttbrukere – kr. 3 000
- Releasewebinar med gjennomgang av ny funksjonalitet fra forrige versjon – kr. 3 000
- Netpower jobber med å oppdatere e-læringskurs som kommer i løpet av høsten 2023 – pris -uavklart
For øvrig kan Netpower tilpasse og tilby opplæringsseanser, arbeidsmøter og lignende på bestilling.
Konsulentkostnader implementering
| Kostnadstype | Pris |
| Prosjektleder | Kr. 1 390 per time |
| Seniorkonsulent | Kr. 1 570 per time |
| Konsulent | Kr. 1 290 per time |
Prisene vil kunne indeksreguleres i forbindelse med kostnadsvarsel for neste år.
Alle kostnader er oppgitt eks. mva.
Organisering og styring
Netpower er leverandør av systemet. Sikt forvalter kontrakten mot Netpower. Kunder som benytter tjenesten gjennom Sikt, forholder seg kun til Sikt som avtalepart og ikke systemleverandøren. Det vil bli etablert en arbeidsgruppe med fagpersoner fra virksomhetene som bidrar til å utvikle felles praksis og som arbeider med felles endringsønsker og integrasjoner mot andre systemer.
Tjenesten hører inn under Porteføljestyret for utdanning og administrasjon.
Virksomheter som ønsker å benytte seg av tjenesten signerer avtale om leveranse med Sikt.
Varighet, oppsigelse
Kontrakten for systemet er inngått for 3 år, med mulighet for forlengelse i 1 år om gangen.
Sikts generelle tjeneste- og leveransebetingelser er gjeldende for tjenesten.