Elektronisk stoffkartotek -Workplace Safety

Elektronisk stoffkartotek er et nettbasert system som sikrer en profesjonell og trygg oppfølging av helsefarlige stoffer på arbeidsplassen..

Systemet Workplace Safety fra Netpower gir oversikt over virksomhetens håndtering av helsefarlige stoffer, hvor de håndteres og av hvem.

I tillegg gir det tilgang til en global database av sikkerhetsdatablad (SDS) og mulighet til legge inn egne SDS.

Workplace safety er kjøpt inn av Sikt på vegne av institusjonene. Sikt forvalter og følger opp kontrakten med leverandøren og samordner utviklingsønsker og integrasjoner, samt organiserer en arbeidsgruppe for erfaringsutveksling og koordinering i sektoren.

Systemet kan brukes på to språk - norsk og engelsk. Norske og utenlandske sikkerhetsdatablader (SDS) blir automatisk oppdatert. Ved eksponering av farlige stoffer kan alle lettvint registrere dette for at omgivelsene skal bli varslet og uhell skal bli håndtert på helsemessig og forsvarlig måte. Det er et lovmessig krav om at slike register blir tatt vare på i 60 år.

Målgrupper

Verktøyet dekker godt behovene til universiteter, høgskoler og andre i kunnskapssektoren, men systemleverandøren leverer tjenesten til alle bransjer. Systemet kan brukes av ledere, forskere, HMS-ansatte og laboratorieansatte.

Sikt koordinerer og følger opp

Sikt er kundekoordinator for tjenesten og forvalter kontrakten mot Netpower. Kunder som benytter tjenesten gjennom Sikt forholder seg direkte til Sikt som avtalepart, og ikke systemleverandøren.

Det er etablert et arbeidsutvalg med fagpersoner fra virksomhetene som bidrar til å utvikle felles praksis og arbeider med felles endringsønsker og integrasjoner mot andre systemer. Sikt vil jobbe for å samle alle brukere av systemet til en årlig brukerkonferanse.

Kontrakt

Netpower er leverandør av systemet. Konkurransen ble gjennomført høsten 2022 - våren 2023, og kontrakt ble signert i oktober 2023 for 3 år, med mulighet for forlengelse. Tjenesten er i pilot og utrulling til institusjonene er i gang.

Produkt- og tjenestevilkår

Elektronisk stoffkartotek er et nettbasert system for ledere, forskere, HMS-ansatte, laboratorieansatte og andre. Sikt forvalter og følger opp kontrakten med leverandøren og samordner utviklingsønsker, integrasjoner og en arbeidsgruppe for erfaringsutveksling og koordinering i sektoren.

Kunder av Sikt kan tilslutte seg kontrakten.

Henvendelser angående brukerstøtte, feilmeldinger og drift skal rettes til Netpower på support@workplacesafety.no.

Sikt håndterer henvendelser som gjelder kontrakten, samt endringsønsker fra virksomhetene.

Henvendelser til Sikt håndteres på Servicenivå 2.

Det skal inngås en databehandleravtale før tjenesten tas i bruk. Informasjon om håndtering av sikkerhet og personvern i tjenesten finnes nærmere beskrevet i databehandleravtalen. Databehandleravtalen inngås direkte mellom kunden og Netpower. Sikt bistår med utarbeidelse av databehandleravtale.

Nødvendige personopplysninger for kontraktsforvaltning og arbeid som kundekoordinator behandles av Sikt som selvstendig behandlingsansvarlig.  

All datalagring blir ivaretatt ved Netpower sine servere i Sandnes.

Kostnader fra Sikt

Sikt fakturerer en årlig tjenesteavgift som dekker alle kostnader knyttet til koordinering av samarbeidet og videreutvikling av systemet, inkludert kostnader ved en egen Sikt-server. Avgiften dekker også timekostnader for ansatte i Sikt som utfører arbeid tilknyttet tjenesten. Prisen beregnes ut fra antall årsverk (FTE) ved virksomheten.

Kostnader fra Netpower

Hver virksomhet/institusjon betaler årlig avgift beregnet på bakgrunn av antall ansatte, samt en implementeringskostnad. Dette faktureres direkte fra leverandøren Netpower. I tillegg kommer eventuelle opplæringskostnader og konsulentkostnader fra Netpower. Disse kostnadene faktureres etter faktisk bruk.  

Opplæringskostnad

Opplæringskostnaden vil variere etter behov. Pris for opplæringspakker:

  • 2 timers virtuell opplæring superbrukere – kr. 4 000 
  • Heldags workshop med valgfritt fokus og agenda, virtuelt – kr. 30 000 
  • 1 times webinar sluttbrukere – kr. 3 000 
  • Releasewebinar med gjennomgang av ny funksjonalitet fra forrige versjon – kr. 3 000 
  • Netpower jobber med å oppdatere e-læringskurs som kommer i løpet av høsten 2023 – pris -uavklart 

For øvrig kan Netpower tilpasse og tilby opplæringsseanser, arbeidsmøter og lignende på bestilling. 

Konsulentkostnader implementering

KostnadstypePris
ProsjektlederKr. 1 390 per time
SeniorkonsulentKr. 1 570 per time
KonsulentKr. 1 290 per time

Prisene vil kunne indeksreguleres i forbindelse med kostnadsvarsel for neste år.

Alle kostnader er oppgitt eks. mva.

Netpower er leverandør av systemet. Sikt forvalter kontrakten mot Netpower. Kunder som benytter tjenesten gjennom Sikt, forholder seg kun til Sikt som avtalepart og ikke systemleverandøren. Det er etablert en arbeidsgruppe med fagpersoner fra virksomhetene som bidrar til å utvikle felles praksis og som arbeider med felles endringsønsker og integrasjoner mot andre systemer.

Tjenesten hører inn under Porteføljestyret for utdanning og administrasjon.

Virksomheter som ønsker å benytte seg av tjenesten signerer avtale om leveranse med Sikt.

Kontrakten for systemet er inngått for 3 år, med mulighet for forlengelse i 1 år om gangen.

Sikts generelle avtalevilkår er gjeldende for tjenesten.