Spørsmål og svar om nye FS og opptak

Hvilke problemer løser vi med modernisering av FS?

Moderniseringen av FS adresserer flere utfordringer i dagens system, som begrenset fleksibilitet, utdaterte brukerflater og ineffektive prosesser. Målet er å skape et moderne, fremtidsrettet system som støtter helhetlige og effektive studieadministrative prosesser. Dette innebærer blant annet bedre integrasjoner, mer brukervennlige løsninger og en plattform som enklere kan tilpasses fremtidige behov. Moderniseringen skal også sikre bedre datakvalitet og legge til rette for økt samhandling på tvers av sektoren.

Når blir FS erstattet? Skal alt erstattes på én gang?

Moderniseringen innebærer en gradvis modernisering av FS. I stedet for å bytte ut hele systemet på én gang, vil overgangen skje trinnvis. Målet er å begynne utrullingen av nye brukerflater i produksjon i 2025. Detaljer om hvilke deler som erstattes først, og i hvilken rekkefølge, vil bli avklart i samarbeid med sektoren. Vi vil oppdatere veikart og livssykluskontrakter fortløpende for å gi tydelig informasjon om fremdriften. For å sikre gode overganger, oppfordres institusjonene til å følge med på kommende oppdateringer og forberede seg på de tekniske endringene som vil komme.

Kommer det gode sikre innloggingsløsninger for søkere og tidligere studenter uten norsk fødselsnummer eller D-nummer?

Ja, det planlegges å implementere sikre innloggingsløsninger for søkere og tidligere studenter uten norsk fødselsnummer eller D-nummer. Dette vil gjøre det enklere for internasjonale brukere å få tilgang til nødvendige tjenester. Mer informasjon om disse løsningene vil bli delt etter hvert som utviklingen skrider frem.

Hvordan blir brukeropplevelsen for studenten?

Vi ønsker at studenten skal få en enklere hverdag ved at elementene de møter første gang de søker, er gjenkjennbare gjennom hele studieløpet. Den nye brukerflaten vil følge studenten livet ut, og gi tilgang til resultater og informasjon, for eksempel ved videre- og etterutdanning, på en måte som er lett å kjenne igjen. Målet er å gjøre det enkelt å gjøre rett, tilby selvbetjente løsninger, og muliggjøre tilgang på tvers av læresteder – spesielt for studenter som er tilknyttet flere institusjoner.

Hva skjer med opptakshistorikken i overgang til ny løsning?

Sammen med lærestedene må vi finne ut av hva slags historikk det er nødvendig å ta vare på som det er viktig at forblir tilgjengelig for institusjonene. Detaljer om hvilke data som vil bli overført, samt hvordan og når dette vil skje, vil bli kommunisert til institusjonene i god tid før overgangen. Det er viktig at institusjonene forbereder seg på denne prosessen og følger med på kommende informasjon for å sikre en smidig overgang.

Hvilken kompetanse tenker Sikt det vil være behov for fremover på institusjonene for å møte nye løsninger?

For å møte de nye løsningene er det fint om lærestedene og andre brukere:

• Holder seg orientert om utviklingen og tar i bruk muligheter for å teste nye løsninger.
• Følger med på livssyklusen for dagens løsninger slik at myke overganger til nye tekniske koblinger trygges. Merk at gamle APIer vil gradvis erstattes og fases ut.
• Gjør vurderinger av behov for opplæring av ansatte og studenter.

Hvordan skal dere teste løsningene og hvordan kan sektoren involvere seg i testingen?

Testing av løsningene er en viktig del av utviklingen, og vi inviterer sektoren til å bidra aktivt i denne prosessen. Dette skjer gjennom ulike former for brukermedvirkning, som innsiktsarbeid for prosessforbedringer, innspill på brukerflater, og testing i dedikerte testmiljøer. Når testmiljøene åpner opp mer, vil vi oppfordre institusjonene til å sette av tid til å prøve ut funksjonalitet og gi tilbakemeldinger. Mer informasjon om testing finnes her: Testing av nye FS - Felles studentsystem.

I tillegg planlegger vi piloter som gir en unik mulighet til å forstå hvordan de nye løsningene fungerer i praksis og påvirker arbeidsprosessene. Det gir også verdifull innsikt som kan forbedre sluttproduktet.

Mer informasjon om testing, piloter, tidsplaner, veikartet og livssykluskontraktene vil bli delt fortløpende, og vi ser frem til tett samarbeid med sektoren for å sikre en vellykket implementering. I løpet av 2025 vil vi begynne produksjonssetting av de nye brukerflatene med støtte for utvalgte prosesser.

Hvordan vil opptaket i 2026 organiseres? Vil opptak til grunnutdanninger (UHG) skje i den nye løsningen, mens andre typer opptak fortsatt håndteres i de gamle systemene?

I 2026 er planen å gjennomføre opptak til grunnutdanninger (UHG) i den nye løsningen utviklet gjennom prosjektet "Fremtidens opptak". Andre typer opptak, som fagskole-, master- og lokale opptak ved institusjonene, vil fortsatt bli håndtert av de eksisterende systemene. I Fase 2 av prosjektet (2026–2027) vil den nye løsningen tilpasses for å inkludere disse øvrige opptakstypene, med mål om å fullføre overgangen innen 2027.

Store gevinster for institusjonene ligger i samordning av alle opptak, men hva er status på samordna masteropptak?

I utviklingen av FS og prosjektet Fremtidens opptak legger vi til rette for å kunne håndtere et samordnet masteropptak. Samtidig bygger vi systemet med fleksibilitet til å støtte alle typer opptak, ikke bare de samordnede. Sikt har ansvaret for utviklingen av den tekniske løsningen, mens HK-dir er ansvarlig for samordning, implementering og arbeidet med regelverket. Mer spesifikk informasjon om samordningen av masteropptaket vil bli tilgjengelig i 2025.

Hva menes med “opptaksløsning for alle typer opptak”? Innebærer dette også utvikling av løsninger for lokale opptak som krever vurdering av søkere gjennom flere runder, der flere fagjuryer deltar og vurderingen baseres på innsendte arbeidsprøver, opptaksprøver og intervjuer?

Prosjektet "Fremtidens opptak" har som mål å utvikle en fleksibel og moderne opptaksløsning som kan håndtere ulike typer opptak, inkludert lokale opptak med komplekse vurderingsprosesser. Dette innebærer støtte for opptak der søkere vurderes av flere fagjuryer gjennom flere runder, basert på innsendte arbeidsprøver, opptaksprøver og intervjuer. Ved å inkludere slike funksjoner, sikter prosjektet mot å imøtekomme behovene til utdanningsinstitusjoner med omfattende og spesialiserte opptaksmetoder.

Hvordan er tilgangsstyringen koblet til den nye IAM løsningen?

Vi har ambisjon om at FS vil bli integrert mot IAM, hvor kundene kan populere FS med brukere og roller via IAM.

Når kan vi forvente at det nye opptakssystemet blir klart for lokale opptak, som utgjør 3/4 av opptakene til lærestedene? Dette gjelder blant annet masterprogrammer, videreutdanninger, enkeltemner og EVU, og ikke Samordna masteropptak som følger en egen tidslinje.

Prosjektet "Fremtidens opptak" er delt inn i to faser:

• Fase 1 (2023–2025): Utvikling av et brukerorientert og fleksibelt opptakssystem for grunnutdanninger ved universiteter og høyskoler
• Fase 2 (2026–2027): Tilpasning av løsningen for andre opptakstyper, inkludert masterprogrammer, videreutdanninger, enkeltemner og etter- og videeutdanning (EVU).

Dette innebærer at det nye opptakssystemet for lokale opptak forventes å være klart i løpet av Fase 2, altså mellom 2026 og 2027. For mer detaljert informasjon og oppdateringer anbefales det å følge med på prosjektets fremdrift på Fremtidens opptak.