Retningslinjer for pensumlistekonsortiet

Konsortiet består av konsortiedeltakere og konsortieadministrator. 

• Konsortiestyret fatter beslutninger knyttet til prioriteringer, økonomi og forvaltning av tjenester som inngår i samarbeidet. Konsortiet vil disponere over de tjenestene som utvikles.
• Konsortieadministrator skal levere tjenester til konsortiet, være sekretariat for konsortiet og representere konsortiet overfor eksterne parter.

Leveranse

Det skal etableres en plan for budsjettåret for tjenesteleveransen som alle parter forplikter seg til overfor konsortiet og som behandles av konsortiemøtet

Styring

Konsortiet er underlagt overordnet strategisk styring og inngår i styringsmodellen for universitets- og høyskole sektoren. Konsortiet skal yte tjenestestyring for fellesløsninger og er organisert med følgende styringsmodell

Konsortiemøtet

Konsortiemøtet er konsortiets øverste organ.  Konsortiemøtet skal oppnevne konsortiestyret for to år av gangen. Konsortiemøtet skal vedta budsjett og godkjenne leveranseplan for kommende år. Konsortiemøtet skal avholdes i løpet av oktober måned. Hver konsortiedeltaker kan delta med 1 representant. 
Konsortiemøtet ledes av konsortiestyrets administrator, mens for et konstituerende møte velger konsortiemøtet selv en møteleder etter forslag fra konsortieadministrator. Konsortieadministrator er sekretariat for møtet og har tale- og forslagsrett. 

Konsortiedeltakernes stemmerett på konsortiemøtet er gradert på følgende måte i forhold til brukerbetaling:

• Brukerbetaling mindre enn 1 % av budsjett - 1 stemme
• Brukerbetaling 1,0 % - 2,9 % - 2 stemmer
• Brukerbetaling 3,0 % - 5,9 % - 3 stemmer
• Brukerbetaling 6,0 % - 9,9 % - 4 stemmer
• Brukerbetaling 10 % eller mer - 5 stemmer

Vedtak treffes med simpelt flertall. Konsortieadministrator skal innen 2 uker før konsortiemøtet utarbeide en oversikt over antall stemmer hver konsortiedeltaker har.

Konsortiestyret

Konsortiestyret representerer konsortiet og har på vegne av konsortiet ansvar for å følge opp konsortieavtalen. Konsortiestyret skal behandle alle saker av vesentlig betydning for konsortiet og har beslutningsmyndighet innen godkjent leveranseplan.

Konsortiestyret skal legge fram forslag til leveranseplan og budsjett for kommende år til konsortiemøtet. Ved utvikling av ny funksjonalitet har konsortiestyret et særlig ansvar for å behandle kost/nytte vurderinger.

Dersom konsortieadministrator ikke vil være i stand til å levere i henhold til prioriteringene i leveranseplanen, skal konsortiestyret informeres. Konsortiestyret og konsortieadministrator må da bli enige om hvilke tiltak som skal gjøres. 

Konsortiestyret skal ha 3-7 medlemmer og 1-2 varamedlemmer. Størrelsen justeres hensiktsmessig basert på konsortiets størrelse. Konsortiestyret velger selv sin leder.

Sekretariatet

Konsortieadministrator utpeker en ansatt som blir tildelt sekretærrollen. Sekretæren rapporterer til konsortiestyret, forbereder saker til konsortiestyremøter, deltar i konsortiestyrets møter med tale- og forslagsrett og er ansvarlig for å følge opp konsortiestyrets vedtak.

Sekretæren har ansvaret for å organisere faglige arbeidsgrupper som opprettes innen konsortiet. Sekretæren, eller den vedkommende utpeker, kan møte på arbeidsgruppen(e)s møter med tale- og forslagsrett.

Arbeidsgrupper

For å styrke brukermedvirkningen skal det normalt oppnevnes en faglig arbeidsgruppe. For konsortier med et bredt arbeidsfelt kan det være aktuelt med flere arbeidsgrupper. Arbeidsgrupper skal oppnevnes av konsortiestyret og skal bistå konsortiestyret og konsortieadministrator med faglige råd om prioritering av funksjoner og løsningsvalg. 

Økonomi

Konsortiedeltakernes deltakelse i konsortiestyret og arbeidsgrupper eller andre bidrag til fellesskapet kompenseres ikke økonomisk. Reisekostnader ved møter i konsortiestyret og arbeidsgrupper kan dekkes over konsortiets budsjett i henhold til statens reiseregulativ.