Personvernerklæring for tenester knytt til innsending og utlevering av data i forskningsdataarkivet

Kven har ansvaret for korleis vi behandlar personopplysningar om deg?

Når du bruker våre tenester for deponering, bestilling og nedlasting av forskingsdata behandlar Sikt personopplysningar om deg. Sikt er behandlingsansvarleg for dei personopplysningane som blir samla inn når du bruker tenestene knytt til Sikts forskingsdataarkiv.

Dette inkluderer deponeringsløysing for innsending av forskingsdata for arkivering og tilgjengeleggjering, bestillingsteneste for utlevering av forskingsdata, samt nedlastingsteneste for fritt tilgjengelege forskingsdata. Når du bestiller forskingsdata med tilgangsavgrensingar blir opplysningar du har oppgitt brukt i minforskning.sikt.no.

Kva personopplysningar behandlar vi om deg?

Forskningsdataarkivet behandlar nokre få typar personopplysningar. Døme på opplysningar er namn, e-postadresse, og annan kontaktinformasjon, staden du er tilsett eller studerer, og informasjon om forskingsprosjekta dine.

Unntaksvis behandlar vi sensitive opplysningar om deg. Det vil berre skje dersom du sjølv har oppgitt slike opplysningar i eit av skjemaa våre, meldingsdialog eller e-post.

Vi vil aldri be deg om å oppgi sensitive opplysningar.

Sikt bruker berre opplysningar om deg som er nødvendige og relevante for å kunne yte våre tenester. Vi kan samanlikne informasjonen om deg og forskingsprosjekta dine med andre av våre tenester dersom det er relevant.

Formålet med å samanlikne informasjon er å kunne yte ei betre teneste til deg, eksempelvis minforskning.sikt.no, som gjer at du får oversikt over fleire opplysningar om forskingsprosjekta dine.

Personvernet ditt – behandling av personopplysningar i søknader og tenester

Når du bruker deponeringsløysinga vår for forskingsdata, meldingsdialog og minforskning.sikt.no, bestiller, eller laster ned forskingsdata frå oss bruker vi dei opplysningane du oppgir om deg sjølv og forskingsprosjektet, eventuelt opplysningar du har lagt inn i tilsvarande tenester før.

Dette er opplysningar om namn, e-postadresse, institusjonstilhøyrsel og formål for bestillinga.

Formål med behandlinga

Vi treng personopplysningane for å kunne yte tenestene våre. Vi må gi deg eit svar på tenesta du bruker, eksempelvis vår vurdering av forskingsdata du har sendt inn til oss eller for å levere ut forskingsdata du bestillar. Vi må òg kunne kontakte deg for å svare på førespurnadene eller spørsmåla dine, eller gi deg informasjon dersom det skulle bli oppdaga feil i datasett du har fått.

Når du sender inn forskingsdata til oss, vil vi bruke opplysningane når datasett blir tilgjengeleggjort, der namn på datainnsamlar og bidragsytar og dessutan institusjonstilhøyrsel inngår i metadata knytt til kvar studie/datasett.

Personopplysningar som registrerast ved bestilling eller nedlasting av data kan i noko tilfelle utleverast til dataeigarar. Dataeigarar kan få kontaktinformasjon viss de enten ønskjer 1) å samarbeide om nye forskingsprosjekt, eller 2) ønskjer å involvere tidlegare brukare i ny datainnsamling. Sikt vil ikkje utlevera personopplysningar om studentar i dette tilfelle.  

Sikt bruker òg personopplysningane i vidareutvikling av tenestene, som også kan resultere i nye tenester. Personopplysningane blir brukte til å forbetre system og gi raskare svar.

Vi treng òg opplysningane for å kunne gi deg god brukarstøtte og rette feil i IT-systema våre.

Opplysningane bruker vi òg til statistikk og analysar, eksempelvis kor mange som bruker tenestene våre og korleis tenestene fungerer. Statistikken inneheld ikkje personopplysningar og kan delast med tredjepartar. Til dømes rapporterer vi til eigaren vår, som er Kunnskapsdepartementet.

Sikt bruker berre personopplysningane om deg når det er nødvendig for å utføre oppgåvene våre. Det er tilsette med tenestebehov som har tilgang til opplysningane. Tilsette i Sikt har teieplikt.

Kva gir oss rett til å behandle personopplysningar om deg?

Når Sikt behandlar personopplysningar må vi ha eit rettsleg grunnlag, såkalla behandlingsgrunnlag. Behandlingsgrunnlag for behandlinga vi gjennomfører av opplysningane dine frå deponeringsløysing for forskingsdata, system for utlevering av forskingsdata, meldingsdialog og Mi side er “rettmessig interesse”, jf. Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f).

Opplysningane vi har registrert om deg vil det vere du sjølv som har oppgitt, med unntak av at du kan vere oppgitt av ein annan som rettleier for eit studentprosjekt, medarbeidar i eit forskingsprosjekt, eller oppgitt at du skal ha tilgang til ei teneste hos oss. Utover det samlar vi ikkje informasjon om deg frå andre.

Dersom andre har oppgitt opplysningar om deg i systema våre, vil du samtidig ha fått ein invitasjon på e-post om tilgang til ei teneste hos oss.

Korleis behandlar vi personopplysningane?

Vi behandlar personopplysningane dine ved å:

• Samle inn opplysningar om deg via våre skjema og tenester som finst på sikt.no
• Registrere og samanlikne opplysningane
• Ta avgjerder, som å gi ei vurdering av forskingsdata du har sendt inn, gi tilbakemeldingar, eller få avklaringar som er nødvendige for å kuratere og tilgjengeleggjere dine forskingsdata
• Gi deg tilgang til forskingsdata du bestiller frå oss, og gi deg informasjon dersom det skulle bli oppdaga feil i data du har fått frå oss.
• Svare på førespurnadene og spørsmåla dine
• Gi deg tilgang til å bruke ein av ressursane eller verktøya våre, som deponeringsløysing for forskingsdata, minforskning.sikt.no, datahandteringsplan eller bestille forskingsdata frå våre tenester.
• Lagre opplysningane
• Korrigere opplysningane ved feil

Kor lenge lagrar vi opplysningane?

Sikt har som offentleg verksemd ei plikt etter arkivloven og statens økonomireglement til å oppbevare opplysningane for ettersyn og kontroll. Dette gjeld til dømes bestilling av data som ligg bak tilgangskontroll.

Opplysningar vi ikkje har ei plikt til å oppbevare, vil bli sletta når behovet vi har for å behandle dei fell bort, og seinast etter 5 år. Dette gjeld til dømes informasjon du oppgir når du lastar ned data som ligg ope tilgjengeleg.

Eksterne leverandørar som leverer tenester til Sikt

På nokre område inngår Sikt avtalar med leverandørar om å utføre oppgåver på vegner av Sikt.

Avtalen med leverandøren regulerer korleis leverandøren behandlar personopplysningane på vegner av Sikt. Det betyr at leverandøren ikkje kan behandle personopplysningane på andre måtar enn det som er avtalt med Sikt. I avtalane stiller vi strenge krav til garanti, kontroll og dokumentasjon.

For å registrere nødvendige opplysningar, som namn og eigar av datasett, nyttar Sikt seg av systemet Collectica.

Leverandørane har berre høve til å nytte opplysningar for å utføre den konkrete tenesta på vegner av Sikt.

Sikkerheit i Sikt

Sikt har eit etablert styringssystem for å vareta krav til informasjonssikkerheit i alle våre tenester og system. Styringssystemet omfattar mellom anna fysisk sikkerheit, sikkerheit i IT-systema, avtalar med leverandørar, risikostyring og beredskaps- og krisehandtering.

All infrastruktur og data er lokalisert innanfor EU/EØS eller land som oppnår eit tilstrekkeleg vernenivå i samsvar med EU-kommisjonens avgjerd. Det gjeld òg leverandørane våre.

Sikt har eit personvernombod som du kan kontakte viss du har spørsmål til korleis personopplysningane dine blir behandla hos oss.

Rettane dine

Så lenge vi behandlar personopplysningane dine, har du rett til:

• innsyn i kva personopplysningar som er registrerte om deg og få kopi av opplysningane. Du kan også gjere dette sjølv, ved å logge inn i tenesta du har brukt. Du vil då sjå kva opplysningar som er registrert og ta kopi.
• å få retta opplysningar om deg som ikkje er korrekte. Som regel kan du korrigere feilaktige opplysningar sjølv i tenesta du har brukt.
• å få utlevert data i ei maskinlesbar form (dataportabilitet)
• å protestere mot behandlinga
• å avgrense behandlinga under gitte vilkår
• å sende klage til Datatilsynet dersom du er ueinig i måten vi behandlar personopplysningane dine.

Kor kan eg finne ut meir?

Viss du har spørsmål til behandlinga, eller ønskjer å nytte deg av rettane dine, ta kontakt med:

• Sikt sitt forskingsdataarkiv: kontakt@sikt.no
• Personvernombodet vårt: personvernombud@sikt.no