Ofte stilte spørsmål og svar

Nedenfor finner du ofte stilte spørsmål og svar om UH Sak. Listen vil oppdateres etter hvert som flere spørsmål blir besvart.

Hva er UH Sak?

UH Sak er et nasjonalt prosjekt som har til formål å etablere og rulle ut en fellestjeneste for saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning i UH-sektoren. Målet er å gi saksbehandlere, ledere og dokumentasjonsforvaltere verktøy som gir god støtte for arbeidsprosessene og automatisk arkivering. I tillegg skal løsningene gi god oversikt over egne arbeidsoppgaver og automatisk arkivering. Det nye verktøyet gir økte muligheter til å bygge brukertilpassede løsninger. Det skal gi studenter og ansatte mulighet for selvbetjening og raskere saksbehandling. 
I praksis betyr prosjektet at 21 universiteter og høgskoler underlagt Kunnskapsdepartementet (KD) kommer til å benytte denne nye løsningen for saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning. Høgskoler som ikke direkte er underlagt KD, og andre virksomheter med tilknytning til UH-sektoren har mulighet til å ta i bruk løsningen gjennom en opsjon. Opsjonen gir en rett, men ingen plikt til å ta løsningen i bruk.
Løsningen er anskaffet av Sopra Steria og består av saksbehandlingsplattform fra ServiceNow og arkivkjerne fra Documaster.

Hva er leveransen(e) fra UH Sak?

UH Sak leverer en saksbehandlingsplattform som er ServiceNow, og en arkivkjerne fra Documaster. I dette systemet vil alle få basis-funksjonalitet for saksbehandling og automatisk arkivering. I tillegg lages det ferdig fire prosesser/arbeidsflyter.
1.    Styrer, råd og utvalg
2.    Vurdere ekstern utdanning
3.    Begjæring om innsyn
4.    Kompetanseopprykk
UH Sak har som motto; lokal innovasjon – nasjonal distribusjon. Derfor er systemet designet slik at prosesser og løsninger som er utviklet lokalt kan gjøres tilgjengelig nasjonalt for alle som er med i UH Sak. 

Kan jeg slippe å tenke på arkivering?

Løsningen bygges slik at saksbehandlere ikke skal behøve å tenke på arkivering slik som i dag. Vi snakker om integrert arkviering i UH Sak, både i basis sak og digitale prosesser som bygges i løsningen.
Prosessdesignere bygger opp prosesser i løsningen. Gjennom dette sikres at dokumenter som produseres i prosessen du arbeider i arkiveres i henhold til UH Sak sin funksjonsanalyse og bevarings- og kassasjonsplan godkjent av arkivverket i 2022 (basert på lovverk og instrukser).

Blir brukergrensesnittet på engelsk og norsk?

Ja, brukergrensesnittet blir på norsk (bokmål) og engelsk. I tillegg arbeides det med å gjøre nynorsk og samisk tilgjengelig som språk i brukergrensesnittet.

Vil saksbehandlingsløsningen være integrert med fagsystem som feks FS?

Ja, løsningen legger opp til integrasjoner med fagsystemer som FS. Et av kravene til løsningen er at det skal være enkelt å integrere med andre systemer. Hva som integreres som del av UH Sak vil være beskrevet i en teknisk kokebok alle institusjoner får tilsendt.

Hvor/hvordan blir sakspapirer og referat fra styre, råd og utvalgsløsningen publisert?

Dette er underutvikling, og løsning er enda ikke bestemt.

Kommer studenter til å merke noe til prosjektet?

Studentene vil få en portal der de kan melde inn og følge sine saker og kommunisere med sin saksbehandler. Portalen vil inneholde egne skjema for søknader og henvendelser av forskjellig karakter. Løsningen har responsivt design og vil fungere like godt på mobil, nettbrett og datamaskin.

Etter innføringen, hvordan fordeles prosessutviklingen mellom virksomhetene? Hvordan blir forvaltningsregimet?

Motto for UH Sak er lokal innovasjon - nasjonal distribusjon. Hver virksomhet kan derfor utvikle det de ønsker av prosesser. Prosesser kan så tilbys for nasjonal distribusjon og gjøres tilgjengelig for alle. Det blir med andre ord en "prosess-store" slik man har en "app-store" for PC og mobiler.

Hvilke føringer ligger for hva som skal inn i systemet, og hva som forblir utenfor? Jamfør kunnskapsartikler, brukerveiledninger, rutiner, lovforklaringer/-tolkninger?

Hele ideen med UH Sak er å knytte relevante ressurser inn i systemet slik at saksbehandler finner det man trenger for å løse oppgven der oppgaven skal løses. I de fire prosessene som kommer med løsningen vil det ligge ved standard ressurser som kunnskapsartikler og relevante lovhenvisninger. For prosesser som lages lokalt må man selv produsere og koble slike ressurser til prosessen.

Hvilke muligheter for vi til å samkjøre utviklingsløp sammen med andre institusjoner?

Dette kan dere gjøre i UH Sak sitt sandkassemiljø. Her kan man samkjøre og dele i et miljø som er satt opp som kopi av det vi får som produksjonsmiljø. Alle som har tilgang til UH Sak sandkassemiljø, vil også legges til i et Teams-område der de kan koordinere og dele erfaringer og kunnskap.

Hvilke muligheter har vi til å bruke egen grafisk profil og design på brukergrensesnittet?

Løsningen legger opp til at hver institusjon kan bruke egen logo og visuell profil.

Hva er UH Sak sitt ansvar, og hva må de enkelte virksomhetene gjøre før og under innføring av løsningen?

UH Sak prosjektet definerer løsningene som utvikles av leverandøren. I tillegg lager UH Sak en ressursbank som innføringsledere for de enkelte virksomhetene har tilgang til. I denne ressursbanken er det beskrevet hva de enkelte virksomhetene må ha forberedt før mottak av UH Sak. Ressursbanken beskriver både tekniske, funksjonelle og organisatoriske forberedelser.