Ofte stilte spørsmål og svar

Løsningen leveres av Sopra Steria og består av en saksbehandlingsplattform fra ServiceNow og en integrert arkivkjerne fra Documaster som er Noark 5-godkjent. I fellestjenesten vil alle virksomheter få basisfunksjonalitet for saksbehandling og automatisk arkivering. I tillegg kommer løsningen med fire ferdigutviklede prosesser:

1. Styrer, råd og utvalg
2. Vurdering av ekstern utdanning
3. Behandling av innsynsbegjæring
4. Behandling av kompetanseopprykk
   
   Disse prosessene leveres ferdigutviklet fra A til Å, og inneholder søknadskjema og prosess-spesifikk funksjonalitet.
   
   Utover basis saksbehandling og de fire prosessene, er det opp til hver enkelt virksomhet å vurdere hvorvidt det er behov for å utvikle andre prosesser før innføring som ikke dekkes av funksjonaliteten i basis saksbehandling.
   Etter oppstart vil det foregå kontinuerlig tjeneste- og prosessutvikling nasjonalt og lokalt, og prosesser som utvikles lokalt skal kunne deles med andre i sektoren gjennom et felles bibliotek forvaltet av Sikt.

UH Sak har ansvar for anskaffelsen og utviklingen av fellestjenesten til UH-sektoren. Virksomhetene har på sin side ansvar for innføringen av tjenesten, med støtte fra det nasjonale prosjektet.

UH Sak har laget en ressursbank som innføringsledere for de enkelte virksomhetene har tilgang til. I denne ressursbanken er det beskrevet hva de enkelte virksomhetene må ha forberedt før mottak av tjenesten. Ressursbanken består blant annet av tekniske, funksjonelle og organisatoriske forberedelser.

I tillegg har UH Sak satt opp faste møter med alle innføringslederne i sektoren og etablert et teknisk og funksjonelt forum for støtte og erfaringsdeling på tvers. UH sak vil også stille med testleder i hver enkelt lokale testperiode (akseptansetest), mens de lokale prosjektene må allokere ressurser til testingen.

Tjenesten skal etter planen rulles ut og innføres hos piloten NTNU våren 2025, med påfølgende innføring i de øvrige virksomhetene i 2025 og 2026. Innføringen i hver virksomhet koordineres av egne lokale innføringsprosjekt.

Løsningen legger opp til at hver institusjon kan bruke sin egen logo og visuell profil.

Norsk (bokmål og nynorsk), engelsk og nord-samisk.

Ja, de mest brukte og oppdaterte.

Ja, fellestjenesten vil erstatte de eksisterende saksbehandlings- og arkiveringsløsningene som benyttes i sektoren i dag (Public360 for UH17 og ePhorte for BOTT), men vil også ha bruksområder langt utover dette.

Funksjonaliteten i basis saksbehandling erstatter dagens løsninger i sin helhet. I tillegg leveres fellestjenesten med utviklet støtte til de fire prosessene 1. Styrer råd og utvalg, 2. Vurdering av ekstern utdanning, 3. Behandling av innsynsbegjæring og 4. Behandling av kompetanseopprykk.

Etter oppstart vil virksomhetene få verktøy til å digitalisere prosesser utover de fire prosessene og det som tilbys i modulen for basis saksbehandling.

Brukere vil få ulike brukergrensesnitt tilpasset oppgavene de skal utføre.

Er du leder eller vitenskapelig ansatt og i liten grad utfører saksbehandlingsoppgaver, slipper du å logge inn i det mer komplekse saksbehandlingsverktøyet for å utføre enkle oppgaver som godkjenning av et vedtaksbrev eller faglig vurdering av et emne. Dette kan du gjøre gjennom Ansattportalen. Oversikt over oppgavene dine og samhandling med saksbehandlere vil også forbedre seg i løsningen.

Som saksbehandler vil du få et eget brukergrensesnitt som er bedre tilpasset rene saksbehandlingsoppgaver, og du vil slippe å tenke på arkivering som i dag. Når en innsender sender inn en sak via Ansattportalen eller Studentportalen, plasseres saken automatisk i riktig saksområde og påføres nødvendige metadata for arkivering og eventuell skjermingskode. Løsningen gir også økte muligheter til å legge til maler, rutinebeskrivelser og veiledninger som støtte til hver enkelt arbeidsprosess, og det vil det bli enklere for deg å samhandle med kollegaer og kommunisere med innsender.

Som dokumentasjonsforvalter vil overgangen innebære automatisering av en rekke manuelle og ressurskrevende rutineoppgaver. Arbeidsoppgavene dine forenkles med automatisk journalføring som en innebygget del av all saksbehandling, i tillegg til automatisk kvalitetssikring under hele saksbehandlingsløpet og publisering av offentlig journal til eInnsyn. Dokumentasjonsforvaltningen vil komme inn i forkant av saksbehandlingen og ivareta og videreutvikle forhåndsdefinerte klassifikasjoner og metadata og arbeide med oppsett av arbeidsprosesser, slik at dokumentasjonen som skapes lettere kan identifiseres og bevares for ettertiden. Arbeidsformen vil endres fra å drive med journalføring, til å behandle eventuelle avvik som kan oppstå ved automatisk journalføring.

Ja, løsningen legger opp til integrasjoner med fagsystemer som FS. Et av kravene til løsningen er at det skal være enkelt å integrere med andre fagsystemer. Ved eksempelvis prosessen Godkjenning av utdanning, vil løsningen være integrert med FS og hente opplysninger om studenten, samt skrive godkjente emner/utdanning tilbake til FS.

Løsningen får også grensesnitt mot blant annet eInnsyn, eFormidling og Office 365. Fullstendig oversikt over hvilke systemer som integreres som del av UH Sak, vil være beskrevet i en håndbok for tekniske forberedelser som alle virksomheters innføringsprosjekt får tilgang til.

En overordnet stegvis brukerveiledning leveres som en del av basis saksbehandling, i tillegg til prosesspesifikke veiledninger for prosessene Godkjenning av utdanning, Innsyn og Kompetanseopprykk. Kunnskapsartikler, lovhenvisninger og annet relevant støttemateriale vil også knyttes til prosessene som leveres med fellestjenesten. 

For prosesser som utvikles lokalt, må virksomhetene selv produsere og koble slike ressurser til prosessen. Det vil være mulig å knytte støttemateriale opp mot ulike nivåer, mot saksprosess, saksområde, virksomhetsområde eller en spesifikk tilhørighet

Det vil være kontinuerlig arbeid med prosess- og tjenesteutvikling både lokalt og nasjonalt, og det er lagt opp til utstrakt deling i sektoren. Virksomhetene vil få verktøy til å digitalisere prosesser utover de fire prosessene som kommer med løsningen og det som tilbys i modulen for basis saksbehandling. Prosesser og funksjonalitet kan så deles med andre i sektoren gjennom et felles bibliotek.

Løsningen legger til rette for at virksomhetene kan dele sine egenutviklede prosesser med andre institusjoner i et felles bibliotek. Alle kan laste ned prosesser fra dette biblioteket og velge å implementere de som de er, eller tilpasse til egen infrastruktur og særlige behov.

Er du ansatt eller student får du tilgang gjennom Ansattportalen og Studentportalen. Her kan du enkelt melde inn og følge dine saker, samt kommunisere med din saksbehandler. Portalen vil inneholde egne skjema for søknader og henvendelser av forskjellig karakter.

Er du leder eller vitenskapelig ansatt og i liten grad utfører saksbehandlingsoppgaver, kan du bruke Ansattportalen til å utføre enkle oppgaver som å godkjenne vedtaksbrev, avgi stemme som medlem av et utvalg, eller gjøre en faglig vurdering av et emne. Du får god oversikt over fullførte og gjenstående oppgaver i portalen og kan enkelt samhandle med saksbehandlere.

Som saksbehandler får du et brukergrensesnitt i ServiceNow som er bedre tilpasset rene saksbehandlingsoppgaver. Du slipper å forholde deg til arkivering som i dag, da saken automatisk plasseres på riktig saksområdet med nødvendige metadata for arkivering og eventuell skjermingskode. I verktøyet vil du enklere kunne samhandle og samskrive med kollegaer, gi tilbakemeldinger og be om mer informasjon fra innsender. Du vil også enkelt kunne søke opp tidligere saker gjennom forhåndsdefinerte kontekstuelle søk og ha tilgang til hjelpemidler som brukerveiledninger, maler med standardtekster, relevante lenker og kunnskapsartikler som er knyttet opp mot saksprosess- eller området.

Som dokumentasjonsforvalter vil du ha brukergrensesnitt i både saksbehandlingsverktøyet ServiceNow og i arkivkjernen fra Documaster, og du vil enkelt kunne veksle mellom disse. I ServiceNow vil oppgavene dreie seg om videreutvikling av forhåndsdefinerte metadata og kontekstuelle søk, tverrfaglig arbeid med prosessdesign og håndtering av eventuelle avvik. Arbeid med periodisering, fulltekstpublisering, tilgangsstyring for historiske arkiv og integrasjoner med nye fagsystemer er blant oppgavene som håndteres i Documaster.

Se smakebiter fra løsningen her.

Leder

• Spart tid i godkjenningsprosesser i enkeltsaker (både enkeltvedtak og saksframlegg til råd/utvalg)
• Færre saker (automasjon)
• Enklere tilgang, plattformuavhengighet
• Spart tid ved bedre løsning for samhandling med saksbehandlere
• Støtten saksbehandlere får ved bedre tilgang til relevant informasjon og tidligere vedtak gjør det lettere for deg å vurdere bakgrunnen for saker de skal godkjenne
• Bedre oversikt over oppgaver fra ulike systemer frigjør tid

Saksbehandler

• Sjekkpunkter og hjelpetekster i løsningen
• Hjelp til titulering, skjerming og saksplassering
• Tilgang til og (automatisk) innhenting av informasjon fra fagsystemer og arkiv
• Mer effektive godkjenningsprosesser, automatisk tilgangsstyring
• Mer automasjon og selvbetjening
• Frigjort tid til å utøve skjønn
• Bedre oversikt over egne oppgaver, brukertilpasset arbeidsflate

Dokumentasjonsforvalter

• Økt involvering i utvikling og digitalisering av prosesser
• Høy dokumentfangst og automatisk arkivering
• Prosessorientert tjeneste sikrer bedre dokumentasjon og identifisering av hvor dokumentasjonen skapes
• Lavere risiko for feilregistrering og tap av dokumentasjon
• Færre manuelle oppgaver
• Samarbeid med andre i sektoren

Student

• Brukervennlig flate for søknader
• God veiledning i prosessen
• Enkelt å følge dine saker og kommunisere med saksbehandler
• Større grad av selvbetjening og raskere saksbehandling

Funksjonaliteten i basis saksbehandling gir en god del støtte allerede fra første dag, også for prosesser som ikke er fullstendig utviklet når virksomheten mottar løsningen. 

I basis saksbehandling har saksbehandler mulighet til å 

• Opprette ny registrering og legge til dokumenter til denne 
• Kommunisere med innsender direkte i saksbehandlingsverktøyet 
• Sende en oppgave og be om tilbakemelding fra en person eller enhet 
• Sende en registrering til godkjenning til en eller flere personer 
• Søke og gjøre oppslag på tidligere saker, blant annet gjennom forhåndsdefinerte kontekstuelle søk 
• Automatisk arkivere saker og registreringer i arkivkjernen 

Ja, løsningen bygges slik at saksbehandlere ikke skal behøve å tenke på arkivering slik som i dag. Vi snakker om integrert arkivering, både i basis saksbehandling og i digitale prosesser som bygges i løsningen.

Dette er under utvikling, og løsningen er ennå ikke bestemt.

Ja, saksbehandler som mottar e-post kan opprette saken fra Outlook og behandle den i ServiceNow.

Ja

Du logger inn enten som ansatt eller student, og kan enkelt skifte mellom de to brukerne.

Saken havner på riktig sted avhengig av hvilket emne/studieprogram studenten henvender seg om.

For de prosessene som behandler skjermingsverdige opplysninger vil det være støtte/kunnskapsartikler til saksbehandler om relevante hjemler.

Her finner du smakebiter fra løsningen.