Produktråd for studieadministrasjon

18. november 2025

Agenda 

• Velkommen og godkjenning av referat fra forrige møte 
• Årsmål og veikart 2026 
• Status Fremtidens opptak 
• Orientering Edukiosk 
• Nedetid FS-baser ved databaseoppdateringer 
• Status utvikling: spørsmål og avklaringer 
• Orientering om status for KD-oppdrag om endring i samstyringsmodellen 
• Eventuelt - møteplan for våren 

Velkommen og godkjenning av referat fra forrige møte 

Referatet fra forrige møte ble godkjent uten kommentarer.  

Årsmål og veikart 2026 

Produktrådet fikk en gjennomgang av prosessen for årsmål og veikart for 2026, og diskuterte utkastene til årsmål og den foreslåtte hovedstrategien for utviklingen i 2026.  

Årsmål og veikart er våre verktøy for å skape felles forståelse og gode rammer for prioritering og samarbeid med sektoren.  

Årsmålene er de strategiske, overordnede målene for FS-utviklingen, og vil bli vedtatt av Porteføljestyret for utdanning og administrasjon medio januar 2026. Veikartet er Sikts plan for utvikling i 2026, og vil bli publisert på fs.sikt.no når det er klart. Det er mer usikkerhet rundt innholdet i veikartet jo lenger fram i tid vi kommer. 

For å komme i mål med FS-moderniseringen ønsker Sikt å ha et hovedfokus på å løfte og flytte funksjonalitet fra gamle applikasjoner og brukergrensesnitt over til FS Admin og Min kompetanse i 2026. Dette innebærer at hovedstrategien for 2026 ligger nærmere en teknisk oppgradering av funksjonaliteten over i ny teknologi og nye grensesnitt, heller enn en radikal forbedring av alle prosesser. Ved å velge denne strategien kan vi avvikle gamle applikasjoner og tjenester og frigjøre kapasitet til kontinuerlig forbedring av FS i årene som kommer.  

Tilbakemeldinger fra produktrådet 

Det er en forventning fra lærestedene om å kunne ta ut gevinster fra mer automatisering, standardisering og brukervennlige grensesnitt, og det blir viktig med en god balanse mellom å flytte funksjonalitet som den er og radikal forbedring av prosessene. Utviklingen må sees i sammenheng med hva som faktisk blir brukt og hva som gir verdi. Funksjonalitet som ikke videreføres må vurderes og forklares, særlig dersom noen læresteder bruker den i dag. Flere påpeker at standardisering er avgjørende for å lykkes med moderniseringen, og at det er behov for et kontinuerlig samarbeid med sektoren.  

Produktrådet anbefaler at årsmålene kobles sammen med suksesskriterier og veikart med planlagte initiativer, og at dette kommer som én kommunikasjonspakke. 

Status Fremtidens opptak 

Produktrådet fikk en orientering om status i prosjektet Fremtidens opptak, inkludert informasjon om hvordan nye opptaksfunksjonaliteten testes, både i internt i Sikt og i samarbeid med lærestedene. Det ble informert om at det vil bli arrangert et webinar om opptak i starten av januar.  

Tilbakemeldinger fra produktrådet 

• Det er behov for bedre testdata og tydeligere roller og navn på testpersoner i testmiljøet.
• UiO gir god tilbakemelding til Sikt for god oppfølging og rask feilretting underveis i arbeidet med piloten
• Produktrådet har flere innspill til hvordan større deler av søknadsbehandlingen kan automatiseres (for eksempel å hente data via APIer for politiattest, språkkrav/TOEFL-test, førerkort/sertifikat) for å kunne automatisere større deler av saksbehandlingen.  
• Det viktigste nå er å prioritere arbeid med kommunikasjonsløsning og erstatning av funksjonalitet, fremfor arbeid med nye ønsker og behov.  
• Lærestedene må bevege seg i retning av å ha tillit til systemet, og redusere manuelle kontroller.   
• Kommunikasjonsflyten internt på lærestedene er ikke alltid optimal, og det er en utfordring at relevante personer ikke får nødvendig informasjon.  

Orientering Edukiosk 

Overgangen til EduKiosk i august 2025 har medført en del driftsutfordringer for FS. 

Sikt har et godt samarbeid med UiO-IT, og det iverksettes flere tiltak for å bedre situasjonen. Det viktigste tiltaket er at alle endringer i driftsoppsettet skal gjøres i planlagte nedetidsvinduer – det skal ikke gjøres endringer utenfor disse. Sikt får oversikt over planlagte endringer i god tid før nedetidsvinduet, så langt sikkerhetshensyn tillater det. Det skal også følge med en risikovurdering, der UiO-IT vurderer sannsynligheten for om endringene vil få konsekvenser for brukerne, og hvilke tiltak som kan redusere risikoen for at tjenestene blir utilgjengelige.  

Sikt vil også overta som kontaktpunkt overfor sektoren, dette forventes å være på plass i løpet av november. Når endringen er på plass, vil lærestedene få mer informasjon.  

Nedetid FS-baser ved databaseoppdateringer 

Moderniseringen av FS medfører behov for hyppigere oppgraderinger av FS-databasene enn det sektoren og Sikt har vært vant til tidligere. Dette skyldes at moderniseringsaktivitetene innebærer jevnlige endringer i databasestrukturen, samtidig som de eksisterende FS-databasene fortsatt benyttes.  

Til nå har oppgraderinger og eventuell nedetid blitt varslet fra gang til gang, noe som har gitt begrenset forutsigbarhet for brukere, driftsleverandører og utviklingsteamene i Sikt.  

Det arbeides med å redusere behovet for nedetid ved oppgraderinger, men for å skape forutsigbarhet for både brukerne av FS og utviklingsteamene, ønsker Sikt å avtale faste oppgraderingsvinduer for FS-databasene. Vi ønsker nå å etablere løsninger som både ivaretar behovet for hyppige databaseoppgraderinger, samtidig som vi forbedrer forutsigbarheten for alle involverte parter. Foreløpig plan er ett fast oppgraderingsvindu per måned, hvor viktige datoer hensyntas i planleggingen.  

Produktrådet støtter forslaget, men er bekymret for at gamle fileksporter blir berørt ved nedetid, samt at hyppigere oppgraderinger vil øke behovet for testing ved lærestedene.  

Det er også viktig at oppgraderingene koordineres mot nedetidsvinduer i andre systemer, for eksempel digitalt læringsmiljø og eksamen.  

Status utvikling: spørsmål og avklaringer 

Produktrådet hadde fått status på utviklingen i forkant av møtet, og hadde spørsmål og innspill til flere av de pågående sakene:   

• det er et ønske om mer informasjon til lærestedene rundt pågående utvikling og brukerinvolvering 
• Mobility Online: det er behov for å få på plass for innreisende utvekslingsstudenter så raskt som mulig (oppretting av studenter når de har takket ja til plass) 
• ønske om sikker løsning for pålogging for internasjonale søkere (D-nummer og digital ID-kontroll) 

Samstyringsmodellen 

Produktrådet fikk en orientering om Sikts innspill til KD om endringer i samstyringsmodellen. Det forventes at det kommer en justering på styringsmodellen i andre halvår 2026. KD skal respondere på Sikts forslag til styringsstruktur (digitaliseringsråd og ett fellesråd for utdanningsområdet). Sikt ønsker å videreføre produktrådet til ny modell er innført, tentativt ut våren 2026. 

Eventuelt - møteplan for våren 

Vårens møter ses i sammenheng med møteplanen for Porteføljestyret. Oppdatert forslag til møtedatoer vil bli sendt ut på e-post.  

17. september 2025

Agenda 

• Avvik Studentweb og Søknadsweb 8.9 
• Status utvikling 
• FS GraphQL 
• Risikovurdering 
• Driftskostnader 
• Rammeverk for prioritering (utsatt til neste møte) 

Avvik Studentweb og Søknadsweb 8. september 

Produktrådet fikk en orientering om avviket som oppsto 8.9. Saken har avdekket ulike rutiner på lærestedene i håndtering av personvernavvik, og et behov for å forbedre rutinene i slike saker.  

Produktrådet ga tilbakemelding om at kommunikasjonen fra Sikt kan forbedres slik at det ikke er noen tvil om hva lærestedene har ansvar for å følge opp. Det er viktig å sikre at riktig mottaker får informasjon raskt. Noen ønsker at postmottak er primær kanal for informasjon, mens andre opplever at informasjon til FS-kontaktene fungerer bra for rask oppfølging på eget lærested.   

Status utvikling 

Produktrådet hadde fått status på utviklingen i forkant av møtet, og hadde innspill til flere av sakene:  

• Det er behov for en tydeliggjøring av hva produksjonssetting av FS Admin og Min kompetanse betyr
• Det etterspørres en overordnet tidsplan for utviklingsarbeidet 
• Produktrådet ønsker at kravspesifikasjonen som er utarbeidet for kommunikasjonsløsningen deles med produktrådet 
• Det er behov for å forbedre endringsmeldingene når det slippes ny funksjonalitet 
• Det kommuniseres at det er frys i utviklingen i gamle applikasjoner, samtidig som det utvikles ny funksjonalitet i de samme applikasjonene. Det er uklart om det er retting av kritiske feil, ny funksjonalitet fordi noen har meldt inn et behov, eller om det er knyttet til moderniseringen.  
• Det er behov for bedre informasjon knytet til hendelsesbasert funksjonalitet i nye APIer.  
• Mobility online: produktrådet støtter samarbeid med NTNU, men understreker viktigheten av informasjon om arbeidet til resten av lærestedene 

FS GraphQL 

Dagens FS-APIer er under modernisering, og vil i fremtiden samles til ett FS-API ( 
FS GraphQL). Produktrådet fikk en gjennomgang av hvordan Sikt utvikler det nye FS-APIet, hvorfor ny teknologi er valgt, og hva som er nytt i måten å integrere mot det nye APIet på.  

Tilbakemeldingene fra produktrådet viser at det er et stort behov for bedre og mer tilpasset informasjon om hva denne utviklingen betyr for lærestedene (for eksempel trenger utviklere og ikke-utviklere ulik informasjon). Det uttrykkes også bekymring for brukervennlighet, responstid og stabilitet på det nye FS-APIet, og et ønske om bedre samarbeid om API-utviklingen.  

Risikovurdering 

Risikovurderinger skal bidra til bedre evne til å nå de strategiske målene, samtidig som operasjonelle utfordringer kan håndteres løpende. For å kunne iverksette målrettede tiltak hvor effekt av tiltakene kan måles, er det behov for å forbedre måten risikovurderinger gjøres på.  

I møtet fikk produktrådet i oppgave å identifisere risikoer for FS-moderniseringen, med fokus på risikoer som truer oss umiddelbart eller i nær fremtid, og som krever aktiv håndtering og kontinuerlig oppmerksomhet.  De ble også utfordret på hva forskjellen på risikoelementer og virkninger (konsekvenser) av disse er, og hvordan de ulike elementene henger sammen med hverandre. 

Videre arbeid med risiko, tiltak og måling av effekt av tiltakene vil bli fulgt opp med produktrådet i første kvartal 2026.  

Driftskostnader 

Frem til nå har resultatene av moderniseringen og annen relatert utvikling hatt et begrenset driftsbehov. Med økende funksjonalitet og overgang til produksjon endrer denne situasjonen seg. Driftsoppsettet for det «gamle FS» håndterer ikke de nye komponentene som lages og moderniseringen er på nåværende tidspunkt ikke kommet langt nok til at de gamle komponentene kan skrus av. I overgangsfasen må vi dermed leve med «dobbel drift», som igjen øker kostnadene til drift.  

Hensikten med å ta opp saken var å innhente råd fra produktrådet om hvordan Sikt kan gå videre med saken - hvordan kan de økte driftskostnadene håndteres på en måte som ikke forsinker utviklingshastigheten?  

Produktrådets tilbakemeldinger:   

• Det er behov for å tydeliggjøre hvorfor denne doble driftskostnaden kommer nå, og ikke ble budsjettert inn når moderniseringen startet 
• En økt driftskostnad vil ikke bli godt mottatt, og produktrådet ønsker at ambisjonsnivået reduseres heller enn at kostnadene for sektoren øker  
• Det er behov for mer transparens i hva driften faktisk koster i dag, hva Sikt estimerer at kostnadsnivået vil være når gamle applikasjoner skrus av, og hva merkostnadene i overgangsfasen med “dobbel drift” er.  
• Kan sektoren bidra for å unngå økte kostnader, for eksempel knyttet til sikkerhet, testing og kvalitetssikring? 

20. august 2025

Demo opptak og resultater i Min kompetanse

Opptak

Produktrådet fikk en demonstrasjon av opptaks-løsningen ved Arne Henrik Storm. Det etterspørres mer funksjonalitet, men produktrådet er tilfreds med Sikts prioritering av å utvikle grunnfunksjonaliteten først.

Produktrådet fikk også informasjon om at den planlagte piloten med Høgskolen Vestlandet ikke vil bli gjennomført, og UiO meldte interesse for å delta i neste pilot.

Resultater i Min kompetanse

Produktrådet fikk en demonstrasjon av resultater fra høyere utdanning i Min Kompetanse. Det ble etterspurt tidspunkt for produksjonssetting.

Status utviklingsarbeid

Produktrådet hadde fått status på utviklingen i forkant av møtet, og hadde innspill til flere av sakene:

• Timingen for overgangen til Edu-kiosk var uheldig
• Det er behov for å diskutere utfordringer rundt overgang til FS GraphQL, og produktrådet ønsker at saken tas opp på neste møte
• UiB inviterer Sikt til en demonstrasjon av deres løsning for kommunikasjon med studenter

Risikovurdering

Status på risiko og tiltak gjennomgås på heldagsmøtet i september. Det er behov for bedre kobling mellom risiko og tiltak, og det er ønskelig å gjøre dette i et fysisk møte.

Status Mobility online

Produktrådet fikk en oppdatering på status i arbeidsgruppen. Institusjonene har ulike tilnærminger i arbeidet, men produktrådet støtter at Sikt jobber videre med fokus på at FS leverer og mottar data på standardisert måte i FS-GraphQL-APIet.

Praksisområdet

Maria ga en kort oppsummering av diskusjonen og videre oppfølging etter junimøtet i Porteføljestyret for utdanning og administrasjon. Sikt fikk tilbakemeldinger fra produktrådet om hvorvidt de representerte lærestedene bruker MOSO-løsningen.

Praksisområdet har flere av de samme utfordringene knyttet til integrasjoner med tredjepartssystemer og kilder for autoritative data og eierskap som utvekslingsområdet.

Status KD-oppdrag

Produktrådet fikk en orientering av status i arbeidet med oppdragene fra KD knyttet til evaluering av samstyringsmodellen og Sikts rolle som tjenesteleverandør.

24. juni 2025

Agenda:  

• Status 
• Risikovurdering 
• Orientering fra Porteføljestyret og Digitaliseringstyret 

Status - leveranser, testing og brukerinvolvering 

Produktrådet hadde gode spørsmål og tilbakemeldinger til statusoppdateringen. Status kan følges i den offentlige saksoversikten: Status på saker · Studieadministrasjon Produktbacklog. Sikt vil jobbe videre med å forbedre denne slik at den gir god informasjon til alle lærestedene om hvilke saker som jobbes med og hva som ligger i arbeidskø framover.  

Andre tilbakemeldinger fra Produktrådet:  

• Det er behov for å tydeliggjøre ordbruk rundt testing og pilotering i kommunikasjonen med sektoren.  
• Det er behov for en forventningsavklaring og bedre kommunikasjon med sektoren rundt prioriteringer, endringer og brukersupport i FSGraphQL-API 
• Det er ønskelig med bedre informasjon om arbeid som gjøres i de ulike arbeidsgruppene som bistår Sikt i utviklingsarbeidet. Produktrådet er også opptatt av langsiktighet og forutsigbarhet, samtidig som overgangen til en mer kontinuerlig og smidig arbeidsmetodikk må innarbeides i samarbeid med sektoren.  
• Produktrådet ga gode tilbakemeldinger på møteserien som er gjennomført om vedlikeholdspraksis for tjenester og applikasjoner som skal avvikles, men ønsker også et større fokus på når sektoren kan forvente at ny funksjonalitet kommer.  

Risikovurdering 

Det er ikke identifisert nye risikoer. Produktrådet ønsker ikke å gjøre endringer i eksisterende tiltak nå, og mener at det er behov for å se effektene av tiltakene på de ulike risikoene over noe tid. Det gjøres en ny vurdering på augustmøtet.  

Orientering fra Porteføljestyret for utdanning og administrasjon og Digitaliseringsstyret 

Produktrådet fikk en oppsummering av relevante saker fra junimøtene i Porteføljestyret og Digitaliseringsstyret. Agenda og referat fra møtene finnes på Porteføljestyret for utdanning og administrasjon og Digitaliseringsstyret | HK-dir 

Som en oppfølging av saken om praksisområdet vil det bli kalt inn til et felles møte med produktrådet for digitalt læringsmiljø etter sommeren, for å diskutere muligheter og utfordringer rundt praksis.   

Samstyringsmodellen vil evalueres høsten 2025, og det gjøres ikke endringer i produktrådet før dette arbeidet er avsluttet.  

5. mai 2025

Hovedformålet med møtet var å forberede rapportering på 1. tertial. Rapporteringen skal svare ut følgende spørsmål:

• Hvordan er status sett opp mot årsmålene? Er vi på plan etter første tertial?
• Hvordan ser risikobildet ut?
• Er det noen forhold som gjør at det er nødvendig å sette inn tiltak for å nå målene?

Rapportering: Status, målinger og risiko

Produktrådet fikk en statusgjennomgang på de ulike utviklingsområdene, inkludert opptaksprosjektet. KD har besluttet nytt innføringstidspunkt for UHG-opptaket i ny løsning i 2027, og det er behov for å justere årsmål 1 for å være i samsvar med dette. Forslag til ny formulering og oppdaterte målinger ble gjennomgått i møtet og vil bli lagt frem for porteføljestyret med de innspillene som kom fra produktrådet.

Det er knyttet målinger til de ulike årsmålene for produktområdet. Det er behov for å strukturere de ulike målingene bedre, samt å gå gjennom hva og hvordan det er relevant å måle for å se antatt effekt av målingene.

Produktrådet påpeker behovet for en tydelig kommunikasjon til sektoren rundt testing av ny funksjonalitet, hva som kan testes til enhver tid, hvordan lærestedene kan få tilgang til å teste og hvordan vi håndterer spørsmål og tilbakemeldinger. Det er også behov for å tydeliggjøre hvilke læresteder som er involvert i testing av de ulike prosessene.

Risikomatrisen ble gjennomgått og vil bli oppdatert med innspillene i møtet.

Veikartet bør oppdateres slik at det blir tydelig når nye brukerflater kan erstatte de eksisterende, slik at det er samsvar mellom avvikling og nyutvikling.

Andre saker

Brukerinvolvering

Produktrådet fikk en gjennomgang av hvordan Sikt ønsker å gå frem for å involvere lærestedene fremover. Produktrådet understreker viktigheten av at vi er tydelige på hvilke oppgaver, kompetanse og roller det er behov for, slik at det blir enkelt for lærestedene å finne aktuelle personer. Det er også viktig for institusjonene i produktrådet at henvendelser går til ledere med personalansvar og ansvar for ressursallokering, og det er ønskelig at Sikt bruker postmottakene som hovedkanal, med kopi til fs-kontakter og/eller opptaksledere.

Vedlikeholdspraksis for applikasjoner og tjenester som skal erstattes

Formålet med å løfte denne saken til produktrådet er å tydeliggjøre praksisen for vedlikehold av applikasjoner og tjenester i FS som er besluttet at skal avvikles.

Bakgrunnen er at Sikt mottar en del forespørsler om endringer og forbedringer i applikasjonene og tjenestene som skal erstattes. For å kanalisere så mye utviklingskapasitet som mulig til nyutvikling, vil vi for de applikasjonene og tjeneste som skal avvikles kun gjennomføre:

• retting av nye, kritiske feil i henhold til definert alvorlighetsgrad.
• endringer som følger av lovpålagte krav
• tiltak knyttet til informasjonssikkerhet
• endringer som må gjøres for å ivareta grunnfunksjonaliteten i applikasjonene og tjenestene som en konsekvens av moderniseringsaktiviteter.

Andre typer endringsønsker vil ikke bli behandlet for disse applikasjonene og tjenestene. Kjente feil som har vært i applikasjonene og tjenestene over lengre tid, vil ikke bli rettet. Tjenestene vil fortsatt være tilgjengelige og støttet for nødvendige endringer frem til de tas ut av bruk.

Sikt vil invitere til møter om vedlikeholdspraksis og brukertesting med alle lærestedene. Vi starter med BOTT-institusjonene, og deretter inviterer vi de andre institusjonene.

Diverse orienteringer

Produktrådet fikk en orientering om:

• Status sektorgruppe for Mobility online: gruppens medlemmer er valgt ut, og gruppen starter arbeidet så raskt som mulig. Informasjon vil deles på nettsidene våre.
• Erfaringsseminar med alle produktrådene under utdanning og administrasjon 29.4: produktrådsledere, produktområdeledere i sikt og sekretariatene var samlet for å dele erfaringer og refleksjoner rundt arbeidet i produktrådene.
• Betaling: det foreslås et felles møte med produktrådet for studieadministrasjon og generell administrasjon og ledelse, for å sikre en bedre kobling mellom FS-moderniseringen og anskaffelsene som gjøres for økonomisystemer.
• Evaluering av samstyringsmodellen: starter i løpet av 2025. Det pågår en prosess for å fylle på produktrådet, og det vil bli gitt en ny oppdatering på neste møte.

Heldagsmøte 27.3.2025

Agenda

• Status
• Risikovurdering
• Årsmål og målinger
• Prioritering
• Strategiske saker - forberedelse PS juni
• Mandat domenegruppe for Mobility online

Status

Opptak - anbefaling til KD om utsettelse av ny opptaksløsning til 2027

Produktrådet fikk en gjennomgang av årsakene, tiltakene og anbefalingene som er oversendt til Kunnskapsdepartementet. Produktrådet etterspurte mer innsikt i analysen og prosjektstyringen, og fremhevet potensialet for læringspunkter for FS-moderniseringen.

Utvikling

Produktrådet fikk en status på utviklingen siden forrige møte, og hadde flere gode innspill som Sikt tar med seg i det videre arbeidet:

• Bred testing er et mål i seg selv og kan være verdt litt ekstra ressurser
• Det er et stort informasjonsbehov rundt arbeid med testing, og behov for en kommunikasjonsplan. Produktrådet hadde følgende forbedringspunkter:[innerBlocks]

Risikovurdering

Risikomatrisen ble gjennomgått og oppdatert.

Årsmål og målinger

Årsmål og målinger ble gjennomgått, og Produktrådet ga tilbakemelding om behov for en bedre synliggjøring av hva Sikt jobber med:

• behov for en bedre visualisering av hvilke oppgaver som jobbes med, som er overordnet og enkel
• behov for å synliggjøre bedre når ny funksjonalitet kommer
• behov for å synliggjøre hva som kommer framover

Prinsipper for prioritering

Sikt la fram forslag til prinsipper for prioritering:

• Kritisk funksjonalitet skal være tilgjengelig for brukerne
• Fokus på brukergrupper som kan flyttes over i nye brukerflater
• Redusere risiko og kostnader gjennom å aktivt avvikle legacy

Prinsippene fikk tilslutning i Produktrådet, men fokus på studenter og søkere ble etterspurt.

Mandat domenegruppe MO

Mandatet for domenegruppe for Mobility online ble gjennomgått, og produktrådet hadde gode innspill som Sikt tar inn før det går ut en henvendelse til lærestedene.

Bakgrunn

BOTT-institusjonene gjennomførte i 2022 en felles innkjøpsprosess for støtteverktøy for studentmobilitet, hvor Mobility Online (leverandør SOP) ble valgt. Følgende læresteder har anskaffet, eller bruker, Mobility Online (MO): NTNU, UiB, UiO, UiT, USN, VID.

Mobility Online er å betrakte som et tilleggsprodukt (1) i produktporteføljen innen utdanning og administrasjon, og Sikt vil dermed ikke bekoste eller utvikle integrasjonskomponenten (2) som trengs for å binde sammen FS (gjennom GraphQL-APIet) og Mobility Online. Integrasjonskomponenten må utvikles av lærestedene selv, eller inngå som en del av leverandøren av tilleggsproduktet sin leveranse.

GraphQL-APIet som Sikt leverer for å støtte studentmobilitet er et felles API basert på prosesskartlegging for studentmobilitet og datamodellen for FS. Sikt gjennomførte to prosesskartlegginger for utreisende utveksling i 2023, den siste med representanter fra HVL, NTNU og UiB. Basert på den prosessen som ble dokumentert og de datautvekslingsbehovene som ble identifisert gjennom denne siste kartleggingen (3), har Sikt utviklet første versjon av GraphQL-APIet for støtte til studentmobilitet. I første versjon har fokuset har vært på å støtte utreisende studentutveksling, og dagens datamodell for studentmobilitet i FS er lagt til grunn for API-utviklingen. Sikt erfarer også at lærestedene legger dagens datamodell i FS til grunn når de setter opp sine arbeidsprosesser i Mobility Online.

Følgende datagrunnlag finnes i APIet:

• utvekslingsavtale med info
• oppretting, endring og avslutting av utreisende utvekslingsopphold for student, med tilhørende vektet forhåndsgodkjenning.
• I tillegg finnes avtale, innreiseperiode, oppholdstype og utvekslingsstatus og utvekslingsperiode for innreisende utveksling.

Basert på tilbakemeldingene og informasjonen vi har fått om behovene til NTNU og UiB, skal det aller meste være tilgjengelig på eksperimentell kontrakt i APIet for utreisende mobilitet og utvekslingsavtaler. GraphQL-APIet kan løftes til beta-kontrakt når lærestedene ber om det.

Det er en del uavklarte spørsmål som påvirker hva som er en god strategi for å sikre gode API- og integrasjonsløsninger mellom FS og Mobility Online, og produktrådet fikk skissert et forslag til plan for å komme oss videre. 

Steg 1: Avklare hvordan integrasjonskomponenten mellom FS og MO løses
Har SOP en egen integrasjonskomponent som gjør at MO kan bruke FSGraphQL-API direkte, eller trenger lærestedene å løse integrasjonskomponentbehovet selv? Integrasjonskomponenten inngår ikke som en del av FS.

Steg 2: Felles studentutvekslingsprosess som grunnlag for å lage et godt, felles API
Sikt ønsker primært ett standardisert API, basert på en standardisert prosess for datatutveksling. Hvordan kommer vi fram til dette?

Steg 3: Sikt utvikler det APIet vi blir enige om at sektoren trenger for å bruke MO
VI ønsker fortsatt flere tilbakemeldinger på det som allerede er levert. Sikt kan tilgjengeliggjøre dataene i APIet relativt enkelt, men det gir ikke noen verdi til sektoren uten at integrasjonen mellom FS og MO er avklart.

Oppsummering og veien videre

For å sikre en god forankring av videre arbeid anbefaler produktrådet at det etableres en sektorgruppe for studentmobilitet, som skal utarbeide et forslag til en standardisert prosess for dataflyt mellom FS og Mobility Online. Forslaget skal deretter diskuteres og forankres bredt i sektoren før den besluttes og legges til grunn for videre utviklingsarbeid. Dataflytprosessen skal dekke datautvekslingsbehovene for innreisende og utreisende studentmobilitet, oppretting og vedlikehold av utvekslingsavtaler og oppretting og vedlikehold av studentenes læringsavtaler.

Det vil gå ut en henvendelse til alle lærestedene om å melde inn aktuelle kandidater.

(1) I produktporteføljen skiller vi mellom basisprodukter og tilleggsprodukter. Basisprodukter er produkter som Sikt utvikler eller kjøper inn på vegne av sektoren. Tilleggsprodukter er produkter som ikke utvikles eller kjøpes inn av Sikt.

(2) En integrasjonskomponent er en løsning som knytter sammen to systemer og gjør det mulig å utveksle data mellom systemene på en måte som er i tråd med begge systemene sine separate datamodeller.

(3) Prosessen er dokumentert her: https://studieadministrasjon.sikt.no/prosesser/utvekslingsopptak/

Møtet var todelt:

Del 1: Gjennomgang av saker til porteføljestyrets møte i februar

• Forslag til årsmål
• Status/måloppnåelse
• Risikovurdering
• Veikart
• Status økonomi

Produktrådet ga gode innspill til arbeidet med årsmål, og forslagene til endringer tas med i saken til porteføljestyret. Risikomatrisen ble gjennomgått og oppdatert, og produktrådet kom med tilbakemeldinger til veikartet som Sikt tar med i videre arbeid.

Del 2: Arbeidsøkt om hvordan Sikt og sektoren kan samarbeide bedre i den kontinuerlige produktutviklingen

Målet var å få opp en felles forståelse om hvilke behov både Sikt og lærestedene har til å bidra i den kontinuerlige produktutviklingen.

Produktrådet gikk først gjennom behov, ønsker og begrensninger (tabell 1). Basert på listen over behov valgte produktrådet fem behov hvor det ble utarbeidet forslag til tiltak, som Sikt tar med seg i videre arbeid.

Tabell 1: Hvilke behov identifiserte produktrådet?

Tabell 2: Prioriterte behov med forslag til tiltak

Heldagsmøte 16. januar 2025.

Agenda

• Introduksjon og diverse informasjon fra produktområdet
• Kommunikasjonsplan
• Workshop mål og målinger 2025
  • Gjennomgang av justert målstyringskonsept (repetisjon)
  • Vurdering av årsmål med målinger
  • Gjennomgang av viktigste saker pr årsmål (fokus T1)
  • Vurdere prioriterte saker
• Avslutning[innerBlocks]

Introduksjon og diverse informasjon fra produktområdet

Sikt orienterte om pågående endringer i organiseringen av produktområdet.

Produktrådet fikk en kort orientering om status for 3. tertial: Fremdriften er lavere enn ønsket, og produktområdet jobber med tiltak for å sikre økt utviklingskapasitet i 2025. Årsrapport for 2024 vil behandles på februarmøtet i produktrådet.

Produktrådet fikk også en orientering om saker som skal behandles i Porteføljestyrets februarmøte.  

Kommunikasjonsplan

Produktrådet fikk en overordnet gjennomgang av utkast til kommunikasjonsplan (v/Andre Løvik).

Innspill fra produktrådet:

• Vi bør kommunisere som produkt og ikke som organisasjon - innarbeide FS som produktnavn for helheten.
• Bruk klarspråk og unngå stammespråk i informasjonsarbeidet.
• Det bør tydeliggjøres hvilke målgrupper vi skal treffe i de ulike kanalene, og hvilke kanaler som brukes til hva. Unngå duplisering i flere kanaler, ønske om ett nettsted for informasjon fra FS.
• Viktig at det kommer tydelig fram hva som sendes til hvem og når det forventes at det distribueres videre.
• Sørge for at informasjon om avvikling og vesentlige endringer som får større konsekvenser for institusjonene går ut som formelle henvendelser (postmottak@) til lærestedene. Det samme gjelder bestillinger og saker som krever beslutning/forankring.
• Produktrådet viktig arena: hvordan kan vi forbedre informasjonen fra PR?[innerBlocks]
• Feilmeldinger og driftsstatus er viktig.

Workshop mål og målinger 2025

Årsmålene for 2025 skal vedtas av Porteføljestyret i februar, og Sikt har bearbeidet utkastene fra tidligere møter i produktrådet. Sikt ser behov for å forbedre prosessen rundt mål og målstyring for FS. Produktrådet fikk presentert forslag til justering av modellen, før hvert årsmål ble gjennomgått i mer detalj.

Ny modell for målstyring:

Produktrådet anbefaler 6 årsmål for FS i 2025:

1. Sikre at UHG 2026 kan gjennomføres i et nytt og mer effektivt opptakssystem.
2. Forenkle og forbedre studieadministrative prosesser i nye brukerflater, for å gi lærestedene bedre forutsetninger for å løse de studieadministrative oppgavene kostnadseffektivt og med høy kvalitet.
3. Sikre nødvendig stabilitet og sikkerhet på tjenestene våre.
4. Gjøre produktet (FS) bærekraftig og kostnadseffektivt ved å øke gjenbruk og redusere overlappende funksjonalitet.
5. Forbedre informasjonsflyten til sektoren slik at de vet hva de kan forvente av leveranser i produktet vårt og kan planlegge for endringene.
6. Samarbeide bedre med sektoren i den kontinuerlige produktutviklingen, for å sikre at vi ivaretar sektorens behov.

For å gi et bedre bilde på progresjon og måloppnåelse knyttes det målinger til hvert årsmål. Produktrådet ga gode tilbakemeldinger på målinger og innspill til hvilke områder som har høyest prioritet i 2025, se tabell under (merk at dette ikke er en uttømmende liste over utviklingsoppgaver i 2025).

Sikt jobber videre med innspillene fra produktrådet, og tar de med videre inn i planlegging av utviklingsarbeidet. For å øke transparens og forutsigbarhet for alle lærestedene pågår det en prosess for å tilgjengeliggjøres en offentlig backlog hvor prioriteringene i utviklingen vil synliggjøres.

Eventuelt

Produktrådet etterspurte status på utvikling av API for mobility online. Det har ikke vært gjort arbeid på området i siste del av 2024, og innspillene tydeliggjør behovet for bedre kommunikasjon mellom Sikt og lærestedene om behov og status i utvikling og testing.

27.8.24

Diverse orienteringer

Registerutvalget

Agenda for heldagsmøte med registerutvalget 28.8 ble gjennomgått. Produktrådet ga tilbakemelding om at kommunikasjon om registerområdet er komplisert og beskrivelsene bør gjøres mindre teknisk. Det er et ønske om representasjon fra lærestedene inn i registerutvalget, for å sikre koblingen til det øvrige utviklingsarbeidet som gjøres innenfor det studieadministrative området.

Strategien for registerområdet skal vedtas i porteføljestyret for utdanning og administrasjon i oktober, og produktrådet vil få den tilsendt med mulighet for å gi innspill før den oversendes til porteføljestyret.

Nasjonalt masteropptak

Sikt og Hkdir har fått brev fra BOTT om status på videre oppfølging av nasjonalt masteropptak, og vil legge fram en sak til digitaliseringsstyret i oktober.

Status 2. tertial

Produktområdeleder gikk gjennom status for andre tertial.

Oppsummert er det forsinkelse på noen av nøkkelresultatene for T2, men produktområdet ligger an til å oppnå årsmålene for 2024.

Innspill fra produktrådet:

• Det er behov for å styrke samarbeidet mellom Sikt og lærestedene i utviklingsprosessen.
• Det tar for lang tid før sektoren får tilgang til ny funksjonalitet, viktig at det blir gjort tilgjengelig før det er ferdig.
• Åpenhet rundt testing er viktig, lærestedene trenger informasjon om hvem som tester hva og når. Det er også viktig at lærestedene forplikter seg til å delta i testing av nye løsninger.
• Det er behov for å styrke kommunikasjonen med lærestedene.

Nøkkelresultater 3. tertial

Produktrådet diskuterte hvilke prioriteringer som blir de viktigste i siste tertial, slik at årsmålene kan svares ut.

Produktområdet tar med seg innspillene tilbake, og kommer tilbake til produktrådet med forslag på nøkkelresultater.

Brukermedvirkning

Forslag til beskrivelse av hvordan Sikt jobber med brukermedvirkning ble gjennomgått, og produktrådet kom med tilbakemeldinger som vil bli jobbet videre med. De viktigste innspillene var å tydeliggjøre hvordan vi vi velger ut hvem som involveres, og at det er viktig å involvere bredt for å minske sannsynligheten for at man lager noe som bare funker for noen læresteder. Produktrådet ønsker også at prosessen for innmelding av feil og endringsønsker revideres.

Andre saker

• UHsak - hva nå? Produktrådet diskuterte mulige konsekvenser av at UHsak er avsluttet.
• FS kontaktforum: utkast til program ble gjennomgått.
• Endring i finansieringssystemet for sektoren: det er ikke gjort endringer i FS, og lærestedene må forholde seg til informasjon fra KD/DBH. Dersom det er behov for endringer må det meldes inn på vanlig måte.

13.6.24

Presentasjon av arbeidet med ny brukerflate for ansatt

Produktrådet fikk en presentasjon av arbeidet med ny brukerflate for ansatt, med utgangspunkt i opptaksprosessen.

Produktrådet kom med innspill om testing og samhandling om testing, og er opptatt av at lærestedene trenger å forberede seg:

• lærestedene må rigge seg for å få ut det som finnes av verdi i systemet, systemet kan endre på hvem som gjør hva
• Behov for tydelig kommunikasjon om testing, testmiljøer og testplaner
• viktig å involvere produktråd og opptaksledere for å finne gode kandidatene til piloter

Prosessarbeid – status og grunnlag for prioritering framover

Status for arbeidet med prosesskartlegging og -oversikter ble gjennomgått, med utgangspunkt i nøkkelresultatet “En overordna oversikt over de studieadministrative prosessene som produktet understøtter er publisert på sikt.no slik at det er lett for brukerne å finne fram, se sammenhenger og gi tilbakemeldinger.”

Produktrådet kom med tilbakemeldinger på hva som skal til for at vi klarer å presentere dette på en måte som gjør det mulig for sektoren å forstå og konsumere dette:

• Overordna visning av prosessene, med en nivåinndeling som starter på ganske høyt abstraksjonsnivå.
• Få det ut, og endre ved behov.
• Behov for å klargjøre rammene rundt arbeidet med prosesskartlegginger.
• Tegninger med mye innhold er ikke et spesielt stort problem.

Nøkkelresultat for 3. tertial

Produktrådet hadde en innledende diskusjon om hva som blir de viktigste prioriteringene i T3 for at vi skal nå årsmålene for 2024. Produktrådet er særlig opptatt av å tilgjengeliggjøre prosesser og brukerflater for lærestedene, og ønsker fokus på å få noe ut i produksjon. Saken følges opp i neste møte.

Andre saker:

• Produktrådet fikk en kort status fra Registerutvalget og Porteføljestyret.
• Kort evaluering av vårens møter.

Heldagsmøte 15.mai, kl. 10:00 - 16:00

Agenda:

• Testing
• Risikomatrise FS
• Digitale læringsmiljø
• Status T1
• Nøkkelresultater T2
• Brukerflater
• Livssyklushåndtering
• Mandat registerråd
• Porteføljestrategi for utdanning og administrasjon
• Oppsummering/eventuelt

Testing

v/Arnfinn Sandnes og Martin Skurtveit

Produktrådet fikk en gjennomgang av, og diskuterte utkast til teststrategi for Studieadministrasjon.

Hovedpoenger:

• Vi ønsker å standardisere hvordan vi tester.
• Vi ønsker en risikobasert tilnærming til testing.
• Testing gjøres i kontekst av kartlagte studieadministrative prosesser.
• Vi ønsker å gjøre funksjonell testing med brukere som en integrert del av utviklingen for å finne ut om:[innerBlocks]

Erfaringer fra dagens modell:

• Lener seg ganske tungt på noen store brukere og historisk samarbeid.
• Ikke alle lærestedene føler seg forpliktet til å teste.
• Vi trenger et system hvor lærestedene kan se hverandres tilbakemeldinger på funksjonalitet.
• Det er krevende for lærestedene å sette opp gode testmiljøer.

Risikomatrise

Risikovurdering for FS-moderniseringen ble gjennomgått, og Sikt fikk innspill fra produktrådet på hva de viktigste risikoene synes å være akkurat nå. Risikomatrise vil bli publisert på sikt.no.

Digitale læringsmiljø

v/Christian Moen Fjære

Produktrådet fikk informasjon om planen for anskaffelse av LMS og digital eksamen, og utviklingen som trengs. 

Status T1 og justering av nøkkelresultater for T2

Produktrådet fikk en gjennomgang av rapporteringstruktur til porteføljestyret, og oppdatert status for måloppnåelse i T1.

På grunn av noe etterslep fra T1, samt behov for å starte arbeid med integrasjon for LMS, ble det gjort noen mindre justeringer av nøkkelresultatene for T2.

Oppdaterte nøkkelresultater blir publisert på sikt.no.

Brukerflater

v/Ingvild Østgård og Sunniva Lindgren

Overordnet konsept, arbeidsmetodikk og utkast til skisser for ny brukerflate for søker/student/resultatinnehaver ble presentert for produktrådet.

Produktrådet ga tilbakemelding om at testing med sektor vil være viktig i arbeidet framover, og ønsker at nye brukerflater skal tilgjengeliggjøres i et testmiljø så raskt som mulig. 

Livssyklushåndtering

v/Martin Skurtveit og Mathis Aamodt

Utkast til livssyklushåndtering ble gjennomgått og diskutert, og Sikt fikk gode innspill til forbedringer. Det er viktig at sammenhengen fra behov, utredning/konsept til implementasjon tydeliggjøres, og hva som er triggere mellom de ulike fasene. Det ble påpekt viktigheten av å være tydelig i begrepsbruk, for å sikre felles forståelse i sektoren.

Produktrådet ønsker også at sammenhengen med de andre produktområdene klargjøres.

Livssyklushåndteringen blir publisert på sikt.no.

Mandat registerråd

Produktrådet diskuterte forholdet mellom produktrådet og registerutvalget. Det kom innspill om at registerutvalget bør ha en representant fra lærestedene, dette følges opp i første møte i utvalget.

Porteføljestrategi

Porteføljestrategien for utdanning og administrasjon ble presentert.

Digitalt møte 9-11:30.

Agenda:

• referat fra møte 21.3
• informasjon fra møtet i porteføljestyret 11.4
• beslutte nøkkelresultater for 2. tertial
• eventuelt

Informasjon fra porteføljestyret

Produktområdet for studieadministrasjon er stort og sentralt, og har derfor stort behov for samarbeid med de andre produktområdene. Porteføljestyret gir gode tilbakemeldinger på arbeidet Studieadministrasjon gjør med produktstrategi. Det vil også være behov for å starte dialogen om fremtidig finansiering og endringstakt etter at perioden med opptaksprosjekt og FS-modernisering er over.

Nøkkelresultater

Nøkkelresultater for 2. tertial ble gjennomgått og flere innspill ble diskutert. Sikt sender ut forslag på e-post til formulering for endelig godkjenning med kort frist.

Produktrådet godkjente nøkkelresultater på e-post i etterkant av møtet. Se årsmål og nøkkelresultater på sikt.no.

Heldagsmøte 21.mars, kl 10:00 - 16:00

Agenda

• Referat fra produktrådets møte 24.2.2024
• Nye medlemmer
• Presentasjon av produktstrategi for FS til porteføljestyret 11.4.2024
• Produktstrategi for FS i ny mal
• Orientering om registerstrategi
• Status nøkkelresultater tertial 1 2024
• Arbeidsøkt nøkkelresultater tertial 2 2024

Nye medlemmer i produktrådet

Produktrådet trenger to nye medlemmer, og det er ønskelig at en av disse kommer fra en liten institusjon. Det er i tillegg ønskelig med et medlem fra en institusjon med særlig skjerpede regler rundt datasikkerhet og personvern.

Presentasjon av produktstrategi for FS til porteføljestyret 11.4.2024

Porteføljestyret ønsker en forenklet presentasjon av produktstrategi for produktene i porteføljen til møtet 11.04.2024. Produktrådet gikk gjennom malen for denne presentasjonen og kom med innspill til hvordan vi bør presentere FS.

Produktstrategi for FS i ny mal

Produktstrategi-dokumenter har fått ny mal, og produktstrategi for FS er flytta over i den. Produktstrategien for FS ble laget før nåværende styringsstruktur var etablert, så deler av strategien bør oppdateres slik at den stemmer bedre med dette. Produktrådet fant i tillegg en del punkter som kan klargjøres og forbedres basert på hva vi har lært og hvor vi er i dag. I tillegg inneholder den nye malen risikomatrise, en-siders verdibasert presentasjon av produktet og veikart. Produktstrategi for FS skal oppdateres med dette. Oppdatert produktstrategi behandles i porteføljestyret 6.6.2024

Orientering om registerstrategi

Produktrådet gikk gjennom registerstrategien, og hadde en opplysende diskusjon om hvorfor det er viktig å skille det “arbeidende” studieadministrative produktet FS, og de opplysningene knyttet til utdanning fra både FS og andre hvor det er viktig å ivareta integritet og sikkerhet over lang tid.

Status for nøkkelresultater tertial 1 2024

Produktrådet fikk gjennomgang av status på nøkkelresultatene for tertial 1 2024. Produktområdet studieadministrasjon tror vi skal få til leveranser på alt, men med en måned igjen av tertialet har vi er det fremdeles noe usikkerhet rundt omfang av de første leveransene i den borgerrettede og den administrative brukerflaten.

Arbeidsøkt nøkkelresultater tertial 2 2024

Dette var en oppfølging av forrige møte og de forslagene som kom der. Produktområdet har i forkant av møte hatt en runde internt, og de reviderte forslagene ble gjennomgått og vi fikk opp noen nye.

De forslagene som foreligger skal gjennomgås av produktområdet, slik at de kan prioriteres og vedtas i neste møte.

Annet:

I forbindelse med gjennomgang nøkkelresultatene hadde produktrådet en lengre diskusjon rundt kommunikasjon- og kanalstrategi. Produktområdet fikk mange gode innspill til hvilke informasjon som burde gå i hvilke kanaler, som vi tar med oss i det arbeidet vi har gående i tertial 1.

Digitalt møte 15. februar kl. 09:00-11:30

Agenda:

• Informasjon fra Porteføljestyret
• Veikart
• Nøkkelresultat

Veikart

Vi gikk gjennom veikartet, som skisserer våre milepæler og tertialmål. Det ble lagt vekt på viktigheten av intuitive begreper og visualisering av mål. Diskusjonen belyste behovet for klarere formuleringer og et bredere perspektiv på målgruppen for veikartet. Enighet om at veikartet bør være forståelig for alle, uten behov for dyp teknisk innsikt, ble også understreket.

Informasjon fra Porteføljestyret

Årsmålene for Studieadministrasjon ble vedtatt, og det ble gitt orienteringer om blant annet analyseplattformen og utnyttelse av kunstig intelligens. Det ble også avklart at neste møte vil fokusere på produktstrategier.

Nøkkelresultater og tertialmål

Diskusjonen rundt utviklingsmål og nøkkelresultater for Produktråd Studieadministrasjon tok for seg behovet for dokumenterte prosesser og klargjøring av metodikk for prosessarbeid. Det ble foreslått en idédugnad for å forbedre formuleringene i veikartet og sørge for at kommunikasjonen når de riktige personene.

Kommunikasjon og videre arbeid

Det ble enstemmig vedtatt at resultatene og temaene fra møtene skal legges ut som bloggposter på våre nettsider for å sikre åpenhet og tilgjengelighet. Videre ble det diskutert hvordan vi kan forbedre vår kommunikasjon og sikre at vi oppnår årsmålene gjennom vårt arbeid med tertialmålene.

Til neste møte er det planlagt å holde Miro-boardet åpent for asynkront arbeid, jobbe videre med Tertial 2-målene, og forbedre formuleringene i veikartet.

Fysisk møte 17. januar kl. 10:00-16:00

Agenda

• Nyheter siden sist
• Mål og nøkkelresultater for 2024
• Ferdigstillelse av arbeid med nøkkelresultater
• Rapportering
• Erfaringsutveksling om prosesser og brukerflater
• Plan for 2024

Nyheter siden sist

Det ble informert om at etableringen av et nytt registerråd er under planlegging. Det ble også nevnt at det fortsatt mangler en representant fra en mindre institusjon i Produktråd for Studieadministrasjon. Videre ble det diskutert planer for synkronisering mellom produktrådene og en kommende offisiell dato for avviklingen av Flyt. En forespørsel om Sikt sin metodikk for avvikling av API ble adressert med en henvisning til prosessen som er beskrevet på fellesstudentsystem.no.

Mål og nøkkelresultater for 2024

Bearbeidede mål fra forrige møte ble gjennomgått med vekt på betydningen av å samkjøre prosesser og definisjoner, samt viktigheten av klarhet i begrepskatalogen. Forslag til forbedringer i kommunikasjon og prioritering av mål ble også tatt opp.

Ferdigstillelse av arbeid med nøkkelresultater

Det ble rapportert om progresjonen med nøkkelresultater for T1, inkludert hvordan endringsbehov skal integreres i relevante prosesser. Det ble poengtert at det er viktig å sikre at udekkede behov blir adressert i fremtidige prosesser og APIer, med fokus på å gi tilbakemeldinger på innmeldte ønsker og behov.

Rapportering

Rapporteringen dekket veikart, fremdriftsplan, og økonomi, med en diskusjon rundt håndteringen av avvik mellom planlagt og utført arbeid. Det ble understreket at det er viktig å identifisere og adressere utfordringer tidlig.

Erfaringsutveksling om prosesser og brukerflater

Diskusjonen tok for seg en invitasjon fra sekretariatet til Porteføljestyret om å presentere arbeid nasjonalt og lokalt med prosesser og brukerflater. Det ble også diskutert samarbeid, samhandling og metodikk for prosessarbeid.

Plan for 2024

Møteplan for våren skal utarbeides, og det ble besluttet at møter skal synkroniseres med Porteføljestyret, med en møtefrekvens på én gang per måned.