Informasjon til deltakarane i forskingsprosjekt

Når du samlar inn opplysingar til eit forskingsprosjekt, har du som hovudregel informasjonsplikt overfor deltakarane. Deltakarane er den eller dei du samlar inn opplysingar om, også kalla utvalet eller dei registrerte.

Her kan du lese meir om kva for krav som gjeld for informasjonen du gir, og finne ein mal for informasjonsskriv du kan ta utgangspunkt i.

Retten til å få informasjon om handsaminga av personopplysingar er forankra i personvernforordninga.

Dette er ein grunnleggjande rett, og gjeld utan omsyn til om deltakarane samtykkjer til deltaking, eller om du får tak i opplysingar på annan måte. 

Individuell eller kollektiv informasjon

Som utgangspunkt skal du gi informasjonen individuelt, til dømes via brev eller e-post. Viss det ikkje er mogleg å informere kvar enkelt deltakar, til dømes fordi dette vil vere urimeleg tidkrevjande, kan det vere aktuelt å informere kollektivt.

Døme på kollektiv informasjon er oppslag i ei avis eller eit medlemsblad, ei utsegn i eit kommentarfelt, eller eit oppslag på ein stad der du skal observere nokon. 

Mal for informasjonsskriv 

Informasjonsskrivet er heilt sentralt for å ta vare på personvernet. Sikt vil hjelpe deg å gi informasjon på den måten og i det omfang som deltakarane har krav på. Difor har vi laga ulike malar for informasjonsskriv, som vi tilrår at du brukar.  

Samtykke som behandlingsgrunnlag (word-filer)

Allmenn interesse som behandlingsgrunnlag (word-filer)

Eksempel på lettlest informasjonsskriv

Kortfatta og lett forståeleg informasjon

Informasjonen du gir skal vere kortfatta, lett å forstå og vere skriven i ei lett tilgjengeleg form. Det krev at språket skal vere klart og forståeleg, og tilpassa deltakargruppa. 

Informasjonen skal som hovudregel vere gitt ut skriftleg på papir, eventuelt elektronisk. Munnleg informasjon er berre aktuelt i visse tilfelle. Du skal kunne dokumentere kva informasjon du gjev ut.  

Som hovudregel må du lage eit informasjonsskriv. I personvernregelverket er det klåre krav til kva informasjonen skal innehalde.  

Når skal du informere? 

Som hovudregel skal du informere deltakarane før du byrjar å samle inn personopplysingar om dei. 

Viss du ikkje er i direkte kontakt med dei du samlar inn opplysingar om, til dømes ved registerstudiar eller når deltakarane gjev opplysingar om andre personar, må du informere dei det gjeld innan rimeleg tid. 

Krav til informasjonen

Viss du ikkje vil bruke Sikt sin mal som utgangspunkt, kan du lage ditt eige skriv. Informasjonen må som minimum omfatte: 

  • Innleiing med førespurnad om å delta i forskingsprosjektet. 
  • Prosjektet sitt føremål og kva opplysingane skal brukast til. 
  • Kva institusjon som er ansvarleg for handsaminga av opplysingane, det vil seie kva universitet, høgskule, helseføretak eller forskingsinstitutt forskinga skjer ved. 
  • Kva metodar du skal nytte, kva desse inneber for deltakaren, og kva opplysingar som vert samla inn. 
  • At det er frivillig å delta og at ein kan trekkje seg så lenge studien varer, utan at ein må gi nokon grunn for det. 
  • Kva tidspunkt prosjektet etter planen skal stoppe, og kva som skal skje med personopplysingane då (om dei skal slettast, anonymiserast eller lagrast vidare). 
  • Om deltakarane vil kunne kjennast att i ein publikasjon eller ikkje, og kva type opplysingar som eventuelt skal publiserast
  • Rettane til deltakarane, det vil seie retten til innsyn, retting og sletting av opplysingar, i tillegg til retten til dataportabilitet/kopi (gjeld berre i samtykkebaserte prosjekt) eller protest (gjeld berre i ikkje-samtykkebaserte prosjekt). 
  • Retten til å klage til Datatilsynet. 
  • Kontaktopplysingar til både prosjektansvarleg og institusjonen sitt personvernombod. 

I tillegg kan det vere relevant å informere om: 

  • At opplysingane vert handsama konfidensielt. 
  • Kven som formidlar kontakten med utvalet/deltakarane, til dømes dersom sjukehuset tar kontakt på dine vegner, eller du har fått kontaktopplysingane via ein felles kjenning. 
  • At det å takke nei til deltaking ikkje vil føre til negative konsekvensar. Dette er særleg aktuelt dersom du skal inkludere pasientar, elevar eller andre som står i ein særleg relasjon   avhengigheitshøve til den som samlar inn opplysingar. 
  • Kva slags kjelder det skal samlast informasjon frå, dersom informasjonen skal hentast frå andre kjelder enn deltakaren sjølv, til dømes frå register eller avis. 
  • Viss personopplysingane skal utleverast til eksterne, må det verte informert om kva opplysingar som skal utleverast, kvifor og til kven. Dersm opplysingar skal overførast ut av EU/EØS, må i tillegg det lovlege overføringsgrunnlaget kome tydeleg fram.  
  • Kven som finansierer prosjektet, dersom prosjektet får ekstern finansiering. 

Unntak frå informasjonsplikta 

Det skal mykje til for å gjere unntak frå informasjonsplikta. Det vanlegaste unntaket er at det vil vere umogleg eller uforholdsmessig vanskeleg å informere.

Følgjande moment er relevante for vurderinga: 

  • Storleiken på utvalet (fleire tusen personar). 
  • I kva grad utvalet kan identifiserast. 
  • Om prosjektgruppa har tilgang til kontaktopplysingar til dei registrerte. 
  • Personvernulempa, inkludert talet på variablar i datamaterialet og graden av sensitiv informasjon. 
  • Etiske vurderingar. 

Dersom du ønskjer å gjere unntak frå informasjonsplikta må dette vere godt grunngjeve i meldeskjemaet for personopplysingar.