Typer vurderinger av meldeskjema
Basert på opplysningene forskere og studenter fyller inn i Sikts meldeskjema for personopplysninger i forskning, vil de motta en av følgende typer vurdering fra oss.
Standard vurdering
Meldeskjema blir gjennomgått av en rådgiver som gir en vurdering, vanligvis innen 30 dager.
Ved standard vurdering ser en rådgiver gjennom informasjonsskrivet og andre vedlegg.
Dersom behandlingen av personopplysningene har høy personvernulempe og risoko, vil det kunne være behov for en personvernkonsekvensvurdering (DPIA).
Automatisk vurdering
Meldeskjema vurderes maskinelt, uten at en rådgiver gjennomgår meldeskjemaet. Dette gjelder kun behandling av personopplysninger med lav personvernulempe og risiko.
Prosjektet vil få en vurdering samme dag som meldeskjemaet blir sendt inn.
Vedlegg til meldeskjema blir heller ikke gjennomgått manuelt av en rådgiver. Student/forsker må selv sikre at informasjonsskrivet inneholder lovpålagt informasjon. Dette kan f.eks. gjøres ved å bruke våre maler for informasjonsskriv.
Du kan lese mer utfyllende om automatisk vurdering lenger ned på denne siden.
Felles vurdering av studentprosjekt
Dersom en har flere studentprosjekt med lik tematikk, kort varigheit og lav personvernulempe kan dsse meldes samlet. Sikt kan da vurdere disse prosjektene under ett.
Felles vurdering er i hovedsak aktuelt for årsstudium og bachelorprosjekt. For å gjøre en felles innmelding må emne- eller fagansvarlig ta på seg ansvaret som prosjektansvarlig.
Særlig informasjon om automatisk vurdering
Automatisk vurdering blir kun gitt til institusjoner som har avtale om det.
Vi har testet ut automatisk vurdering i en lang periode i forkant av at funksjonaliteten ble satt satt i produksjon november 2022.
Overvåking av systemet
Ettersom automatisk vurdering er en ny funksjonalitet som fortsatt er under utvikling, overvåker vi systemet og tar mange stikkprøver.
Hvis vi finner feil eller mangler i meldeskjemaet, som innebærer at prosjektet har høyere risiko enn det som er registrert, vil vi trekke vurderingen tilbake og gi en standard vurdering.
Siling av prosjekter til automatisk vurdering
Måten maskinen skårer lav personvernulempe og risiko på, er gjennom flere kriterier og kontrollsjekker i meldeskjemaet.
Kriteriene er detaljerte, men de viktigste er:
- Prosjektet behandler ikke særlige kategorier av personopplysninger
- Varigheten er avgrenset i tid
- Antallet registrerte er lavt
- Alle de registrerte får individuell informasjon
- De registrerte er over 15 år
Feilaktige opplysninger i meldeskjema
De vanligste feilene vi finner når vi tar stikkprøver er:
- Prosjektet behandler særlige kategorier personopplysninger (sensitive opplysninger), men det er ikke krysset av for det i meldeskjema.
- Noe mangelfull informasjon i informasjonsskrivene, f.eks. at kontaktinformasjonen til institusjonens personvernombud ikke er inkludert.
- Manglende registrering av tredjepersoner (personer som deltakere snakker om).