Retningslinjer for BIBSYS-konsortiet

Retningslinjene ble anbefalt av Tjenesterådet for forskning den 8. oktober 2020 og stadfestet av ledermøtet i Unit – Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning den 13. oktober 2020.

1. januar 2022 ble Unit en del av Sikt – Kunnskapssektorens tjenesteleverandør. Tidligere omtaler av Unit i retningslinjene er blitt endret til Sikt.

1: Bakgrunn

BIBSYS-konsortiet er en videreføring av Biblioteksystem-konsortiet som tidligere ble organisert av BIBSYS. BIBSYS-konsortiet administreres av Sikt – Kunnskapssektorens tjenesteleverandør, som også er en aktiv samarbeidspartner i konsortiet.

2: Formål

BIBSYS-konsortiet har som formål å bidra til at bibliotektjenester gir størst mulig nytte og verdi for norsk universitets- og høgskolesektor og andre relevante sektorer (heretter kalt ”sektorene”).

Konkret skal konsortiet sørge for at sektorene sikres gode og kostnadseffektive bibliotektjenester gjennom samarbeid om bibliotekfaglige fellessystemer og deres innhold samt sikre brukermedvirkning og innflytelse for det enkelte produkt eller tjeneste.

Ved å ivareta det tekniske og praktiske perspektivet skal konsortiet bistå Tjenesterådet og tjenesteområdeansvarlig i utredninger og komme med anbefalinger når det gjelder den videre retningen til tjenesten. BIBSYS-konsortiet består av de institusjoner/bibliotek som bruker det eller de felles besluttede biblioteksystem/-tjenester. Det er essensielt å ha en løpende og god kommunikasjon mellom BIBSYS-konsortiet og Sikt.

BIBSYS-konsortiet skal ha et styre som skal være bindeledd mellom konsortiets medlemmer og Tjenesteråd for forskning. Styret skal bidra til brukermedvirkning og innflytelse over de produkter og tjenester som inngår i BIBSYS-konsortiets tjeneste- og systemportefølje.

Sikt er konsortiets representant overfor eksterne. Staten, representert ved Sikt, eier BIBSYS-konsortiets felles registre. Sikt ivaretar funksjonen som tjenesteområdeansvarlig. Sikt arbeider innenfor de rammer som gjelder for statlig egenregi. Tjenester som utvikles av konsortiet vil være et sameie for de institusjoner som deltar i konsortiet. Konsortiets retningslinjer er forankret i tjenesterådet.

3: BIBSYS-konsortiets styre

Styret arbeider innenfor de rammer som styringsmodellen for digitalisering i høyere utdanning og forskning gir. Styret rapporterer til Tjenesteråd for forskningstjenester og Sikt er sekretariat for styret. Styrets leder deltar i relevante saker på Tjenesterådets møter med tale- og forslagsrett.

Bibliotektjenestene er styrets ansvarsområde, men styrets medlemmer skal likevel se til, og være informert om andre tjenester innenfor forskningstjenesteområdet, for å støtte Tjenesterådet i å ivareta en helhetlig tilnærming til forskningstjenesteområdet.

4: Styrets oppgaver

Målet er at styret behandler alle saker av større betydning for BIBSYS-konsortiet.
Styrets oppgaver er basert på formålet og består hovedsakelig av følgende:

  • Vedta budsjett og leveranseplan for kommende år for bibliotektjenestene, og bidra inn i tjenesterådets arbeid med 3-årlige veikart og budsjetter for disse tjenestene.
  • Inneha kompetanse på bibliotektjenestene og andre teknologier og tjenester som grenser opp til disse.
  • Gjennomføre vedtak i forbindelse med innføringen av nye systemer/tjenester, videreutvikling av disse og i tillegg evt nedleggelse/avvikling av eksisterende tjenester/system.
  • Bidra til å utrede teknologier, problemstillinger og prosjektforslag på oppdrag fra tjenesterådet. Styret kan trekke inn ekstra ressurser/kompetanse ved behov.
  • Være en diskusjonspartner og aktiv bidragsyter når det gjelder problemstillinger relatert til forskningstjenestene.
  • Delta i fagfora (forum, råd, utvalg organisert innenfor sektorene eller f.eks. av eksterne leverandører) som tjenesterådets representant der det er naturlig. Styrets medlemmer kan bli bedt om å bidra til andre oppgaver, da listen ovenfor ikke er ment å være uttømmende. Saker kan legges frem for styret av Tjenesterådet for forskningstjenester eller av Sikt. Videre kan de institusjonene/bibliotekene som deltar BIBSYS-konsortiet fremme saker, og styret selv kan ta opp saker på eget initiativ. Styret skal årlig foreta en evaluering av egen virksomhet, evalueringen sendes Tjenesteråd for forskningstjenester.

5: Oppfølging av saker som er behandlet

Styrets vedtak og tilrådinger skal fremgå av referatet fra møtet. Referatene legges frem for Tjenesterådet til orientering. Styrets vedtak og tilrådinger skal fremgå som en del av premissgrunnlaget i forbindelse med Tjenesterådets, fagutvalgets og evt Digitaliseringsstyrets behandling av for eksempel 3-årige veikart med tilhørende budsjett, og skal følge med saken når den legges frem for øvrige organer i styringsmodellen.

6: Oppnevning av styre for BIBSYS-konsortiet

Styret skal ha 8 medlemmer, hvorav ett fra Nasjonalbiblioteket. Medlemmene skal reflektere bredden i virksomhetene i sektorene både med hensyn til behov og størrelse, samt representere konsortiet som helhet, og skal ha tilknytning til bibliotekledernivået.

Styrets medlemmer skal ha innsikt i bibliotekenes overordnete og strategiske behov samt kompetanse på relevante områder for konsortiets virksomhet. I den grad det benyttes ulike løsninger innenfor tjenestedomenet er det en fordel om dette reflekteres i sammensetningen av styret.

Styret oppnevnes av Tjenesterådet for 3 år av gangen, etter forslag fra Universitets- og høgskolerådets bibliotekutvalg (UHR-B) som foreslår inntil 10 medlemmer. Helsesektoren og Forskningsinstituttenes fellesarena (FFA) kan foreslå et medlem hver. Nasjonalbiblioteket foreslår selv sitt medlem i styret.

Tjenesterådet gjør en utvelgelse blant de foreslåtte i henhold til følgende kriterier, så langt det lar seg gjøre:

  • Medlemmene skal komme fra ulike institusjoner i sektoren.
  • Medlemmene skal komme fra institusjoner med ulik størrelse.
  • Medlemmene skal komme fra institusjoner med ulik geografisk plassering.
  • Man skal tilstrebe lik kjønnsfordeling.

Styret velger selv sin leder. Styrets medlemmer deltar i kraft av sin funksjon og kompetanse på vegne av hele sektoren, og skal benytte erfaringer fra egen virksomhet for å ivareta et felles sektorperspektiv.

Sikt er sekretariat for BIBSYS-konsortiets styre.

7: Faggrupper

Styret for BIBSYS-konsortiet kan opprette en eller flere faggrupper som skal bistå styret i dets arbeid på et mer faglig og detaljert nivå. Sikt kan foreslå for styret at det etableres faggrupper ved behov.

8: Bibliotekledermøte

Det holdes et årlig bibliotekledermøte av maksimalt 3 timers varighet under BIBSYS-konferansen eller annet egnet møtested. Formålet med møtet er en faglig dialog mellom biblioteklederne på institusjoner som bruker bibliotektjenestene og Sikt.

Sikt er ansvarlig for møtet, og styreleder og styret deltar i tillegg til Tjenesterådets leder.

9: Deltakelse fra Sikt i styrets arbeid

Direktøren for Sikt oppnevner en ansatt ved Sikt som deltar på styrets hhv faggruppen(e)s møter, samt på bibliotekledermøtet, med tale- og forslagsrett. Ytterligere Sikt-ansatte kan møte hvis dette er påkrevet for å få sakene tilstrekkelig faglig belyst.

Det skal være et årlig møte mellom styrets leder, leder for tjenesterådet og divisjonsdirektør for forsknings- og kunnskapsressurser i Sikt, for å sikre et best mulig samarbeid

Brukerstøtte

Trenger du brukerstøtte for bibliotektjenestene?

For medlemmer i BIBSYS-konsortiet, ta kontakt via support.bibsys.no

Kontakt

Ønsker du å vite mer om bibliotektjenestene våre?

For andre, fyll ut en forespørsel i kontaktskjemaet