Fordeling av studenter

Brukerveiledninger for praksisstedbrukere

Hvordan legge inn kapasitet og sende til utdanningsinstitusjonen

Veiledning i hvordan svare på bestillinger om praksisplasser.

Merk 1: For at du skal kunne sende kapasitet til utdanningsinstitusjonen fra Arbeidslivsportalen (ALP), må du først ha mottatt en bestilling fra dem.

Merk 2: Husk at du i god tid før praksisaktiviteten starter må få lagt inn koordinator og veiledere på praksisaktiviteten. Er disse klare allerede når du skal sende kapasitet, anbefaler vi at du legger inn koordinator og veilederne først.

Sjekk nye bestillinger

  • Når du logger på ALP, finner du en liste over alle innkomne bestillinger på forsiden
  • Alternativt kan du klikke på Praksiskalender i venstremenyen

Kalenderen viser alle praksisaktiviteter som det er sendt bestilling til, med kalenderview og status for hvor langt i prosessen aktiviteten er (om den mangler kapasitet, er gjennomført osv).

  • Klikk på en av bestillingene for å åpne praksisaktiviteten og se detaljer

Fyll ut kapasitet

  • Åpne fanen Steder.

På siden vil du ha oversikt over praksisstedet ditt og avdelinger/enheter som er underlagt stedet. Det er de stedene dere tilby praksisplasser til.

Oppe til høyre i bildet vil du se hvor mange praksisplasser utdanningsinstitusjonen ønsker.

  • Sjekk at praksisstedene dekker evt. aktivitetskrav som er lagt på praksisaktiviteten.

Om det er lagt et krav på praksisaktiviteten, finner du det under fanen Detaljer. Et evt. krav er også tatt med i varseleposten du mottok fra ALP. Et krav kan for eksempel være at studentene skal ha et spesifikt fag, som engelsk.

  • Registrer antall praksisplasser dere kan tilby på deres praksissted.

Bekreft bestillingen

  • Klikk på Bekreft bestilling, for å sende kapasitet tilbake til utdanningsinstitusjonen.

Praksisadministrator ved utdanningsinstitusjonen vil automatisk motta en e-post fra ALP så snart kapasitet er sendt.

Merk: Har dere fått flere bestillinger på samme praksisaktivitet, må dere sende tilbake kapasitet for hver enkelt bestilling. Ta kontakt med praksisrådgiver ved utdanningsinstitusjonen hvis du er usikker på hva du skal registrere på en mottatt bestilling.

Hvordan legge inn koordinator og veiledere på en praksisaktivitet

Veiledning i hvordan du skal tildele roller til personer på en praksisaktivitet.

Merk: For at du skal kunne legge koordinator og veiledere på en praksisaktivitet, må utdanningsinstitusjonen først ha opprettet praksisaktiviteten og sendt dere en bestilling på antall plasser.

Finn praksisaktiviteten

  • Logg på ALP.
  • I kolonnen til venstre klikker du på Praksiskalender.

Merk: Om bestillingen fra utdanningsinstitusjonen er sendt for en praksisaktivitet i inneværende semester, vil du også finne en direkte lenke til praksisaktiviteten på forsiden av ALP.

  • Klikk på aktuell praksisaktivitet i kalenderen.

Merk at noen praksisaktiviteter kan være oppdelt i flere klasser. Det ser du i praksiskalenderen. Har emnet flere klasser, ligger det med flere forekomster skilt på bokstaver, første klasse A, andre klasse B osv. For disse må du legge inn koordinator og veileder på hver klasse.

Legg til roller

  • Åpne fanen Roller.
  • Klikk på Legg til koordinator eller Legg til veileder alt etter hva du skal legge til.

Nå får du opp et eget vindu.

Merk: Samme person kan legges til både som koordinator og veileder ved behov.

  • Velg koordinator/veileder fra nedtrekkslisten og klikk på Legg til.

Merk: For at en person skal bli tilgjengelig i nedtrekksmenyen må vedkommende først være opprettet som bruker i ALP av administrator. Se egen brukerveiledning om hvordan legge til nye praksisstedsbrukere.

  • Fortsett til du har opprettet alle som skal være koordinator/veileder på praksisaktiviteten.

Hvordan sjekke hvilke studenter dere har fått tildelt

Veiledning i hvordan se hvilke studenter som er fordelt på ditt sted.

Etter at utdanningsinstitusjonen har fordelt studentene og tildelt dem veiledere, deler de resultatet med praksisstedene slik at du kan gå inn og se hvilke studenter dere har fått, og hvilke veiledere som har fått hvilke studenter.

Slik laster du ned liste over fordelte studenter.

Finn praksisaktivitet

  • Logg på ALP.
  • I kolonnen til venstre klikker du på Praksiskalender
  • Velg aktuell praksisaktivitet i kalenderen.

Åpne oversikt over fordelte studenter

  • Gå til fanen Fordeling.

Her får du en oversikt over fordelte studenter, hvilket praksissted de er lagt på og hvilke veiledere de har fått. Veiledere fra utdanningsinstitusjonen (kalt Underviser) vises også.

Du finner kontaktinformasjon for den enkelte student og underviser ved å klikke på dennes navn.

Merk: Du har mulighet til å endre veileder på den enkelte student, men dette må ikke gjøres uten å snakke med praksiskoordinator ved utdanningsinstitusjonen. Hvem det er ser du i fanen Roller.

Sjekk studentoversikten for stedet ditt

  • Klikk på Studenter i venstremenyen

Siden gir en totaloversikt over studenter som har hatt praksis på en av deres plasser. Oversikten har følgende visninger:

  • Studenter som er i praksis nå
  • Studenter som er fordelt på praksisplass hos dere, men hvor perioden ikke er startet
  • Studenter som har vært i praksis hos dere