Vanlige spørsmål om personvern og meldeskjema

Med over 10 000 prosjekter som blir meldt inn hvert år, får vi mange spørsmål om personvern og utfylling av meldeskjema. Her har vi samlet svar på noen vanlige spørsmål.

Generelle spørsmål om meldeskjema

Hvor lang tid tar det før prosjektet er vurdert?  

Vi har et mål om at alle skal få en vurdering eller tilbakemelding innen 30 dager.  

Det er større sannsynlighet for at vurderingen går raskt hvis meldeskjemaet er godt og tilstrekkelig utfylt. Husk å laste opp nødvendig dokumentasjon, som f.eks. informasjonsskriv og intervjuguide, før du sender inn. 

Omfang og kompleksitet på prosjektet kan også påvirke vurderingstiden, samt når på året meldeskjemaet sendes inn. Typisk er det ekstra stort påtrykk ved semesterstart.

Kan jeg få hjelp til å fylle ut skjemaet? 

Vi har en generell guide for utfylling av meldeskjemaet, og en kort sjekkliste for hva du må ha klart.  

I selve meldeskjemaet finner du hjelpetekster ved å holde pekeren over de små spørsmålstegnene. 

Du kan chatte med oss mellom kl. 12 og 14 alle hverdager. Du kan også sende direktemelding til din personvernrådgiver via meldingsdialogen tilknyttet meldeskjemaet.  

Dersom du er student og skal melde inn et studentprosjekt, hør gjerne med veilederen din for tips og råd.

Hvordan laster jeg ned meldeskjemaet og vurderingen? 

Du finner en utskriftsvennlig versjon/PDF av meldeskjemaet ditt ved å trykke på knappen «Eksporter» øverst i meldeskjemaet. Her finner du også vurderingen, ved å trykke på knappen "vurdering"

I Chrome og Firefox lagrer du PDF ved å klikke på "skriv ut" velge "lagre som PDF". 

Hvilke prosjekt skal meldes?

Jeg skal bruke lydopptak til intervju, men ikke andre personopplysninger. Må prosjektet meldes? 

Ja. Et lydopptak registrerer stemmen til en person, som i seg selv er en personopplysning.  

Lydopptak av samtaler innebærer altså registrering av personopplysninger. Dette gjelder alle lydopptak som gjøres av personer som prater. 

Jeg skal ikke publisere personopplysninger, må jeg da melde prosjektet? 

Ja. Prosjektet må meldes hvis du på et tidspunkt behandler personopplysninger. Dette gjelder selv om alle deltagerne vil bli anonymisert i publikasjonen/oppgaven. 

En behandling er enhver prosess du gjør med personopplysninger.  

Dette inkluderer blant annet innsamling, registrering, bearbeiding, analyse, overføring, lagring, publisering og arkivering.

Behandling viser altså til alt du gjør med dataene. 

Hvordan kan jeg gjennomføre et prosjekt uten at det må meldes? 

Om du ikke skal samle inn eller behandle personopplysninger i prosjektet, trenger du ikke melde det inn.  

For at et prosjekt skal regnes som anonymt, kan ingen personer i noen faser av prosjektet være mulig å identifisere.

Merk at det bare er forskere og studenter ved institusjoner som har avtale med Sikt som skal melde sine prosjekter til oss.

Jeg skal samle inn data i utlandet. Må jeg da melde prosjektet i Norge? 

Ja, hvis du er forsker eller student ved en institusjon i Norge som har avtale med oss, og denne institusjonen er behandlingsansvarlig for prosjektet.

Den behandlingsansvarlige institusjonen er den institusjonen som skriver ut graden din. Dette gjelder for master- og bacheloroppgaver. 

Hvis du er usikker på om din institusjon er behandlingsansvarlig, hør med internt personvernombud.  

Jeg skal samle inn data i Norge, men ansvarlig institusjon er i utlandet. Må jeg da melde prosjektet i Norge? 

Nei. Kun prosjekter der behandlingsansvarlig institusjon har avtale med Sikt skal meldes til oss.

Tekniske spørsmål om meldeskjema

Hvem har tilgang til mitt meldeskjema? 

Når du oppretter et prosjekt får du rollen som brukeradministrator. Som brukeradministrator kan du dele tilgang til meldeskjemaet med andre.

Du kan velge å legge til andre som brukeradministratorer (det vil si at de kan dele tilgang videre), eller gi dem redigerings- eller lesetilgang.

Personer som blir oppført som prosjektansvarlig får automatisk en invitasjon.

Sikts rådgivere har lesetilgang til meldeskjemaet og prosjektet, og vi kan skrive meldinger til deg i meldingsdialogen. Vi har ikke tilgang til å gjøre endringer i ditt meldeskjema, eller til å dele tilgang til meldeskjemaet med andre personer.  

Personer med rolle som institusjonsbrukere hos institusjonen du tilhører, har lesetilgang til både meldeskjemaet og dialogen med Sikt gjennom Meldingsarkivet. Meldingsarkivet gir institusjonen oversikt over alle sine pågående og tidligere innmeldte prosjekter. 

Hvorfor finner jeg ikke igjen meldeskjemaet mitt?

Alle prosjekter med tilhørende meldeskjema som er opprettet hos oss skal vises på minside.nsd.no. Om prosjektet ikke vises her, er du sannsynligvis logget inn med feil bruker.  

Forsøk å logge ut, for så å logge inn igjen med den brukeren du opprettet meldeskjema med (Feide, google eller lokal). 

Noen opplever problemer med nettlesere som Internet Explorer, Edge og Safari. Vi anbefaler derfor bruk av Mozilla Firefox eller Google Chrome.

Hvor finner jeg meldeskjema på engelsk? 

Når du er inne på meldeskjemaet, kan du velge «English» i nedtrekksmenyen øverst til høyre. 

Hvorfor er ikke min institusjon på listen i meldeskjemaet? 

Listen i meldeskjemaet inneholder alle institusjoner som har en avtale med Sikt om personverntjenester (tidligere NSD). Dersom din institusjon ikke dukker opp i listen, er dette trolig fordi din institusjon ikke har avtale med oss. 
 
Kontakt oss for nærmere avklaringer dersom du mistenker feil eller dersom din institusjon ønsker å inngå avtale med Sikt. 

Hvordan melder jeg endringer i prosjektet? 

Endringer i prosjektet meldes ved at du oppdaterer meldeskjemaet som er vurdert. 

Etter å ha lagt inn endringene, må du returnere meldeskjemaet til rådgiver ved å trykke «Bekreft innsending» på siden «Send inn».

Rådgiver gjør en ny gjennomgang, og sender en oppdatert vurdering om/når alt er på plass. Tips: 

  • Skriv gjerne en kort oppsummering av endringene i meldingsdialogen til meldeskjemaet, slik at vi raskt kan sette oss inn i endringene og unngå eventuelle misforståelser.  
  • Husk å tilpasse informasjonsskrivet til deltakerne i tråd med eventuelle endringer, dersom endringene legges inn før datainnsamlingen igangsettes. 

Her kan du lese mer om hvilke endringer som skal meldes.​  

Ressurssider for personvern i forskning

Kontakt med personverntjenester

  • Meldingsdialog: Etter at du har sendt inn et meldeskjema, kan du bruke meldingsdialogen til spørsmål og avklaringer. Logg inn på Min side.
  • Chat: Du kan chatte med oss direkte på hverdager mellom 12–14.
  • Telefon: Du kan ringe oss på 73 98 40 40 hverdager mellom 8–15.30.