Økonomisystem for universiteter og høyskoler

Tjenesten dekker universiteters og høyskolers behov innenfor økonomi og regnskap, og utvikles løpende i tett samarbeid med virksomhetene. Økonomisystemet Unit4 Business World består av integrerte moduler som brukes innenfor økonomi, som regnskap, bestillingsløsning, prosjektmodul og anleggsregister.

Tjenesten fra Sikt består av et samarbeid om felles innkjøp, koordinert utvikling og en driftsløsning. Økonomisystemet er godt koordinert med andre økonomiske og administrative system som leveres av Sikt.

Økonomitjenesten bygger på økonomisystemet UBW (Unit4 Business World, tidl. Agresso), som i sin tid ble anskaffet av Kunnskapsdepartementet og nå leveres av Sikt. Tjenesten tilbyr en rekke integrerte moduler, blant annet regnskap, bestillingsløsning, prosjektmodul og anleggsregister.

Tjenesten bidrar til at virksomhetene kan styre sin økonomi på en effektiv måte gjennom blant annet gjenbruk av data og oversikt over forpliktelser. Eksempler på kommende funksjonalitet er sjekk av kontonummer mot eier i Brønnøysundregistrene og Konto- og Adresseregisteret, og betalinger via nytt bankformat (ISO20022) med sikring.

Tjenesten er tilpasset sektorens overordnede krav til IT-arkitektur og IT-sikkerhet, og er integrert med lønns- og personalsystem og Felles studentsystem (FS).

Etter en anbudskonkurranse ble bestillings- og fakturamodul tilpasset og lagt til systemet, som tillegg til den opprinnelige kontrakten. Dette erstattet bestillings- og fakturasystemet fra Basware der kontrakten utløp i 2019.

Målgrupper

Tjenesten er beregnet på universiteter og høyskoler, og per i dag er 19 virksomheter tilknyttet ordningen: 17 universiteter og høyskoler (UH-17), Norges Handelshøyskole og Meteorologisk Institutt.

Brukere er regnskapsmedarbeidere, økonomiledere, økonomiansatte, controllere, innkjøpere, bestillere m.fl. ved virksomhetene.

Felles utvikling og erfaringsutveksling

Utviklingsbehov kan registreres i portalen hos TietoEvry. De samme behovene kan sendes inn via til tjenestens arbeidsutvalg som deretter sammen med ulike faggrupper vurderer om utviklingen kan komme flere kunder til gode og kjøres som felles utviklingsprosjekt. Sikt arrangerer brukerforum for tjenesten hvert år.

Under er de spesifikke betingelsene for tjenesten listet. For øvrig gjelder Sikts generelle tjeneste- og leveransebetingelser.

Beskrivelse av produktet

Økonomisystemet Unit4 Business World består av integrerte moduler som brukes innenfor økonomi, som regnskap, bestillingsløsning, prosjektmodul og anleggsregister.

Servicenivå

Brukerstøtte håndteres av underleverandøren TietoEvry. Alle superbrukere har tilgang til brukerstøtte via en felles portal hos leverandøren.

Alle kunder blir tilbudt kursing på både nybegynner- og avansert nivå via TietoEvry. Det ligger en del dokumentasjon i en felles gruppe på Teams, der alle superbrukere har tilgang.

Sikt håndterer henvendelser vedrørende avtalene med leverandørene, samt behov for koordinerte endringsønsker fra sektoren.

Henvendelser til Sikt håndteres på Servicenivå 2.

Vederlag, kostnader, økonomi

En årlig tjenesteavgift fra Sikt dekker kostnader til lisenser, vedlikehold, drift og brukerstøtte av økonomisystemet. Avgiften inkluderer også kostnader for tjenesteansvarlig og drift av arbeidsutvalg og faggrupper.

Eventuelle tilleggsmoduler som den enkelte virksomhet ønsker å anskaffe separat kan avtales med Sikt og deretter kjøpes direkte over rammeavtalen med Unit4.

Organisering og styring

Sikt koordinerer følgende leveranser:

  • Drift av database - Usit, UiO
  • Vedlikehold og brukerstøtte – TietoEvry
  • Lisenser - Unit4

Tjenesten hører inn under tjenesteråd for administrative tjenester. Tjenesterådet består av representanter med faglig tyngde som er relevant for tjenesteområdet, fortrinnsvis i en beslutningsrolle i egen virksomhet. Rådet har hovedansvar for forvaltning og videreutvikling av fellestjenester innenfor tjenesteområdet.