Lønns- og personalsystem for universiteter og høyskoler

De fleste universiteter og høyskoler i Norge bruker Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) sin SAP-løsning for registrering og utbetaling av lønn og godtgjørelser. Løsningen gir virksomhetene oversikt over egne lønns- og personaldata.

Sikt følger opp avtalen mellom DFØ og virksomhetene, og bistår virksomhetene med avtaleforståelse, leverandøroppfølging og prosjektledelse ved behov for endringer. 

Løsningen gir virksomhetene oversikt over egne lønns- og personaldata. I tillegg til lønnskjøring, tidsregning, rapportering og stillinger, gir systemet noe støtte til rekruttering, personaladministrasjon, kompetanseoppfølging, personalbudsjettering og oppfølging av organisasjonsstruktur. Tjenesten er i stor grad basert på selvbetjening ved at den enkelte ansatte selv legger inn data.

Målgrupper 

Tjenesten er beregnet på universiteter og høyskoler. De viktigste brukergruppene er lønns- og HR-ansatte, personalledere, økonomisjefer og de som jobber med lederstøtte.

Sikt forvalter avtalen og bistår virksomhetene

Sikt bistår virksomhetene med avtaleforståelse, leverandøroppfølging og prosjektledelse ved behov for endringer. Sikt forvalter avtalen med DFØ, samt tilhørende sideavtaler til denne, på vegne av sektoren og bistår ved overordnet revisjon av avtalen. 

Den enkelte avropshaver er selv ansvarlig for daglig tilgangsstyring og administrasjon av egne enheter. Sikt hjelper også sektoren med å arrangere brukerforum og holder dialogen med DFØ, sektoren og Kunnskapsdepartementet. 

Tjenesten er tilpasset sektorens overordnede krav til IT-arkitektur og IT-sikkerhet, og er integrert med følgende tjenester: 

Opplæring foregår i stor grad via DFØ der det også ligger noe brukeropplæring på nettsidene.  

Under er de spesifikke betingelsene for tjenesten listet. For øvrig gjelder Sikts generelle tjeneste- og leveransebetingelser.

Beskrivelse av produktet

SAP HR fra DFØ er et saksbehandlingssystem for lønns- og personaladministrasjon, med støtte til bl.a. lønnskjøring, tidsregistrering, rapportering og stillinger.

Kunden kan velge mellom tre nivåer av systemet:

  • Basis - kun systemleveranse fra DFØ, arbeidsprosessene utføres av virksomheten lokalt
  • Delservice - noen av arbeidsprosessene gjøres av DFØ
  • Fullservice - mesteparten av arbeidsprosessene gjøres av DFØ

Sikt forvalter avtalen med DFØ, samt tilhørende sideavtaler til denne, på vegne av sektoren og bistår ved overordnet revisjon av avtalen.  Sikt bistår virksomhetene med avtaleforståelse, leverandøroppfølging og prosjektledelse ved behov for endringer. 

Forutsetninger

Statlige universiteter og høyskoler kan ta i bruk tjenesten. Tjenesten krever Feide-pålogging.

Servicenivå

Opplæring, brukerstøtte og dokumentasjon på systemet gjøres av DFØ.

Sikt håndterer henvendelser vedrørende sektorens felles avtale med DFØ, samt behov for koordinerte endringsønsker fra sektoren.

Henvendelser til Sikt håndteres på Servicenivå 2.

Vederlag, kostnader, økonomi

Alle løpende kostnader for bruk av SAP HR og leveranser av øvrige tjenester faktureres den enkelte virksomhet direkte av Direktoratet for økonomistyring (DFØ). Prisen er spesifisert i virksomhetenes tjenesteavtale med DFØ. Behandling av endringsønsker som prioriteres av DFØ på vegne av alle kunder inngår som del av de løpende kostnadene.

Endringer som ønskes, og prioriteres av universitets- og høgskolesektoren separat, bestilles formelt av Kunnskapsdepartementet etter forberedelse fra Sikt, og etter behandling i arbeidsutvalg og tjenesteråd. Fakturering av realiserte endringsønsker skjer mot en belastningsfullmakt som DFØ får hos Kunnskapsdepartementet.

I tillegg faktureres virksomhetene for en tjenesteavgift fra Sikt. Den dekker kostnader til koordinering av samarbeidet, annen videreutvikling knyttet til bruk av systemet og timekostnader for ansatte i Sikt, som utfører arbeid tilknyttet tjenesten. Tjenesteavgiften kan variere noe fra år til år og fordeles etter størrelse på virksomheten (stor, medium og liten virksomhet).

Organisering og styring

Leveransen av SAP HR til virksomhetene i UH-sektoren gjøres av Direktoratet for økonomistyring (DFØ), og er regulert av et sett av avtaler:

  • Gjensidig forpliktelsesavtale mellom Kunnskapsdepartementet og DFØ (overordnet avtale)
  • Tjenesteavtale mellom den enkelte virksomhet og DFØ
  • Driftsavtale mellom den enkelte virksomhet og DFØ

Sikt har et koordinerende ansvar på vegne av virksomhetene i UH-sektoren.

Tjenesten hører inn under tjenesteråd for administrative tjenester. Tjenesterådet består av representanter med faglig tyngde som er relevant for tjenesteområdet, fortrinnsvis i en beslutningsrolle i egen virksomhet. Rådet har hovedansvar for forvaltning og videreutvikling av fellestjenester innenfor tjenesteområdet.