Felles studentsystem (FS)

Felles studentsystem (FS) er et studentinformasjonssystem som brukes til studieadministrasjon ved de fleste universiteter og høgskoler i Norge. Systemet består av databaser, integrasjoner og brukerapplikasjoner.

FS har vært et informasjonsnav i norsk høyere utdanning siden 1996, og gjør det mulig å utdanne Norge gjennom å forvalte, foredle og formidle prosesser og data om studier og studenter.

FS legger til rette for digitalisering og effektivisering i offentlig sektor gjennom løsninger som brukes av søkere, studenter, utviklere, teknisk-administrativt og vitenskapelig ansatte ved universiteter og høyskoler, og infrastruktur for utveksling av resultater for både studenter og institusjoner. FS forvalter, foredler og formidler prosesser og data innen områdene studieplanlegging, studiegjennomføring, studentoppfølging og resultat og kvalifikasjoner, samt opptak.

Bruk av FS gir gevinster både i form av støtte til studieadministrative prosesser, innsparing av tid til administrasjonsoppgaver, samt sikker behandling av søkere og studenters informasjonsflyt via brukerapplikasjoner.

Data fra FS brukes:

  • som verktøystøtte til studieadministrative oppgaver både for virksomheter og studenter
  • til styrings- og ledelsesinformasjon via rapportverktøy, rapportering til sentrale aktører m.m.

Hva er produktet FS?

FS er et studentinformasjonssystem som består av databaser, integrasjoner og brukerapplikasjoner. FS-databasen inneholder FS-virksomhetens egne student- og studiedata. Studenter, studieadministrativt og vitenskapelig ansatte, samt utviklere, bruker FS.

FS har et sett med brukerflater

  • FS-klienten
    Studieadministrativt arbeidsverktøy for registrering og vedlikehold av grunnlagsdata, samt saksbehandling.
  • Arbeidslivsportalen
    Tildeling og administrasjon av praksisplasser for FS-institusjoner og praksispartnere. Les mer om Arbeidslivsportalen.
  • EpN
    Emneplanlegging på nett for vitenskapelig og administrativt ansatte. EpN gjør det mulig å enkelt endre på informasjon om emner som blir tilbudt ved institusjonen.
  • EVUweb
    Søknadsapplikasjon med katalog over, samt påmelding til, etter og videreutdanninger for søkere og studenter/kursdeltagere.
  • Fagpersonweb
    Studieadministrativt arbeidsverktøy for undervisere og sensorer – et støtteverktøy i undervisning og sensurering.
  • Gaus
    Med Gaus kan saksbehandlere som jobber med godkjenning av utenlandsk utdanning få tilgang til å lese andre institusjoners behandling og vedtak.
  • Flyt
    Sakflytsystem mellom søkere, studieadministrasjon og vitenskapelig ansatte som saksbehandlere i godkjenningssaker.
  • Nomination
    Nomination er en webapplikasjon hvor eksterne institusjoner kan nominere utvekslingsstudenter til norske læresteder.
  • Rust
    Rust er et nasjonalt register over utestengte studenter.
  • Studentbevisappen
    Studentbevis-appen er et digitalt studentbevis som studenter kan laste ned på mobiltelefonen.
  • Studentweb
    Studentapplikasjon som lar studenter melde seg til emner, og utføre andre administrative oppgaver knyttet til sine studier.
  • Søknadsweb
    Søknadsapplikasjon hvor personer kan søke om opptak til utdanninger på samtlige studienivåer (fra årsenhet til ph.d.).
  • Vitnemålsportalen
    Ved hjelp av Vitnemålsportalen kan personer selv hente ut sine resultater fra høyere utdanning og dele dem med studiesteder, potensielle arbeidsgivere og andre relevante parter. Mer informasjon om Vitnemålsportalen.

Les mer om de ulike brukerflatene

FS Integrasjonstjenester

FS er autorativ kilde til en mengde data om studenter og studier. Disse dataene konsumeres gjennom ulike integrasjonstjenester. I tillegg finns det også muligheter for å sende data til FS gjennom ulike grensesnitt.

Mer informasjon om integrasjonstjenestene.

Med FS får du også tilgang til

Hvem kan bruke FS?

  • Alle virksomheter som kommer inn under virkeområdet til universitets- og høyskoleloven, har rett til å inngå avtale med Sikt om å ta i bruk FS. Sikt må ha tid og kapasitet til å kunne bistå virksomheten med å ta i bruk FS.
  • Private høyskoler som får statstilskudd over kap. 0282 i statsbudsjettet kan søke om å ta i bruk FS.

Produktutvikling og strategi

FS er inne i en periode med modernisering og transformasjon. Gjeldende produkt- og utviklingsstrategi ble vedtatt i 2021. I tråd med anbefalingene fra både en ekstern evaluering utført av Gartner og i vårt eget forprosjekt for modernisering har sektoren og Sikt blitt enige om å utvikle FS kontinuerlig og legge en tillitsbasert målstyringsmodell til grunn. Dette betyr at vi i Sikt utvikler både produktet FS, og organisasjonen rundt, for å oppnå de målene som er foreslått og vedtatt av UH-sektorenes representanter, og ikke etter konkrete bestillinger eller kravspesifikasjoner.

Mer om visjon, overordnede mål og årlige veikartsmål FS styrer etter

Under er de spesifikke betingelsene for tjenesten listet. For øvrig gjelder Sikts generelle tjeneste- og leveransebetingelser.

Beskrivelse av produktet

FS er et studentinformasjonssystem som består av databaser, integrasjoner og brukerapplikasjoner. FS-databasen inneholder FS-virksomhetens egne student- og studiedata..

Forutsetninger

Alle virksomheter som kommer inn under virkeområdet til universitets- og høyskoleloven, har rett til å inngå avtale med Sikt om å ta i bruk FS. Sikt må ha tid og kapasitet til å kunne sikre onboarding av virksomheten.

Private høyskoler som får statstilskudd over kap. 0282 i statsbudsjettet kan søke om å ta i bruk FS.

Virksomheten må:

  • Ha akkrediterte studietilbud
  • Benytte Feide-pålogging

Kundens forpliktelser

FS er et komplekst system som vil ha virksomhetskritiske funksjoner. Virksomheter som bruker FS må derfor, av sårbarhetshensyn, ha dedikerte ressurser med FS-kompetanse som forstår sammenhenger i systemet og vedlikeholder data.

Virksomheten må:

  • oppnevne ett kontaktpunkt (FS-kontakt), som skal være et bindeledd for kommunikasjon mellom virksomheten og Sikt
  • sikre at deres ansatte får nok tid til å lære seg og arbeide med FS og opparbeide kompetanse innen studieadministrasjon og aktuell systemportefølje
  • sikre at deres ansatte får tid til kompetanseheving og opplæring for å følge utviklingen i FS og virksomhetens aktuelle systemportefølje
  • inngå samarbeid om fadderordning ved annen institusjon dersom Sikt krever dette

Virksomheten må selv kunne håndtere support for egne brukere. Det gjelder både teknisk-administrativt- og vitenskapelig ansatte, samt studenter. Sikt gir som hovedregel ikke support til sluttbruker. Virksomhetens FS-kontakter får brukersupport fra Sikt som leverandør, og tilgang til et nettverk av andre FS-kontakter for erfaringsutveksling.

Databehandling, personvern, sikkerhet

Virksomheten er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i alle FS-tjenestene. Sikt er databehandler. Alle virksomheter som skal benytte FS-tjenestene må signere en egen databehandleravtale med Sikt. Virksomheten må som behandlingsansvarlig utarbeide egne personvernerklæringer for FS-tjenestene. Unntaket er personopplysninger som behandles i tjenestene GAUS og RUST. For disse applikasjonene er Sikt behandlingsansvarlig.
Personvernerklæringer for disse finnes på nettsidene til FS:

Sikt har inngått egen databehandleravtale med Universitetet i Oslo, USIT, som drifter FS-tjenestene på vegne av Sikt.

Virksomheten har et selvstendig ansvar for å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet ved egen bruk av tjenesten. Dette følger blant annet av bestemmelsene i eForvaltningsforskriften og personopplysningsloven. Det innebærer at virksomheten skal vurdere risikoen for brudd på sikkerheten og iverksette nødvendige sikringstiltak for å beskytte informasjonens konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Vurdering og iverksetting av nødvendige sikringstiltak skal skje innenfor rammen av virksomhetens ledelsessystem for informasjonssikkerhet.

Det skal inngås en databehandleravtale før tjenesten tas i bruk. Informasjon om håndtering av sikkerhet og personvern i tjenesten finnes nærmere beskrevet i databehandleravtalen.

Det bør gjennomføres en risiko- og sårbarhetsvurdering (ROS) for tjenesten hos virksomheten. Sikt kan bistå med maler og eventuelt rådgivning i forbindelse med dette. 

Vederlag, kostnader, økonomi

FS er brukerfinansiert. Tjenesten finansieres av en årlig tjenesteavgift som er todelt:

  • Årlig grunnbeløp per virksomhet
  • Brukeravgift som baseres på det årlige gjennomsnittlige antall studenter* ved virksomheten  

I tillegg kommer driftskostnader for eksterne driftstjenester.  

Ved oppstart av FS vil opplæring og bistand til implementering bli fakturert pr time. 

* Fagskoler betaler redusert pris for elever som ikke er student på fagskolen. Prisen pr elev er satt til 40 % av prisen pr student. 

Organisering, styring

FS utvikles og forvaltes av Sikt. Tjenestene driftes av USIT ved Universitetet i Oslo på vegne av Sikt.

Tjenesten hører inn under Tjenesteråd for studieadministrasjon. Tjenesterådet består av representanter med faglig tyngde som er relevant for tjenesteområdet, fortrinnsvis i en beslutningsrolle i egen virksomhet. Rådet har hovedansvar for forvaltning og videreutvikling av fellestjenester innenfor tjenesteområdet.

Varighet, oppsigelse

Avtalen gjelder inntil en av partene sier den opp. Oppsigelse skal meldes skriftlig til Sikt senest 15. juni/15. desember. Oppsigelsen får virkning fra 1. januar/1. juli påfølgende år. De økonomiske forpliktelsene i form av betalte kontingenter skal være oppfylt før en oppsigelse kan gjøres gyldig.

Virksomheten eier innholdet i FS-tjenestene, med unntak av innholdet i applikasjonene GAUS og RUST. Alle data eller annet materiale som er lastet opp under virksomheten sine brukerkontoer i tjenesten forblir virksomhetens eiendom. Under avtaleperioden og i 6 måneder etter utløpet eller avslutningen, kan virksomheten eksportere sitt innhold. Sikt har ingen forpliktelse til å lagre virksomhetens innhold ut over 6 måneder etter utløpet eller avslutningen.

Relaterte produkter og tjenester