Arbeidslivsportalen støtter praksisgjennomføring

Arbeidslivsportalen er en nasjonal tjeneste som samler arbeidsprosessene knyttet til organisering av praksis ved universiteter og høyskoler.

Arbeidslivsportalen er et webbasert verktøy knyttet til Felles studentsystem (FS) som forenkler arbeidsprosesser knyttet til det å plassere studenter i et praksisopphold. Dagens tjeneste er i første omgang mest relevant for studier der studiested gjør avtale med praksissteder og fordeler studenter i praksis.

Arbeidslivsportalen sørger for en sikker forvaltning av praksis og en sikrere informasjonsflyt mellom aktørene praksissted, studiested, veileder og student. Portalen gir god oversikt over praksisoppholdet for alle parter ved at brukerne får rett informasjon til rett tid. Tjenesten ivaretar sikkerheten og gir en god håndtering av personopplysninger.

Hva gir Arbeidslivsportalen deg som bruker?

Brukere på studiested

Bruken av Arbeidslivsportalen kan være forskjellig avhengig av type utdanning og brukerrolle på studiestedet.

Arbeidslivsportalen gir blant annet oversikt over:

  • praksisavtalene
  • praksisstedene institusjonen har avtale med
  • praksisperiodene
  • studenter i praksis, før, under og etter praksisperioden

Arbeidslivsportalen hjelper til med å plassere studenter i praksis på bakgrunn av oversiktene over. Tjenesten kan også plassere studentene i et praksisopphold på bakgrunn av prioritert ønskeliste.

Brukere på praksissted

Bruken av Arbeidslivsportalen kan være forskjellig avhengig av type utdanning eller rolle i praksisoppholdet. Noen funksjonaliteter i dagens versjon er:

  • motta bestilling over behov for praksisplass og besvare med kapasitet
  • få oversikt over studenter som har et praksisopphold hos virksomheten
  • få oversikt hvilke utdanningsinstitusjoner virksomheten samarbeider med
  • få oversikt over undervisere og veiledere for hver praksisperiode og hvilke studenter som ble veiledet
  • legge inn informasjon om virksomheten som praksissted

Studenter

Dersom utdanningsinstitusjonen tilrettelegger for det, vil studenter kunne sette opp en prioritert liste over ønsket praksissted.

Har du som student fått en praksisplass, kan du se i Arbeidslivsportalen:

  • hvor du skal i praksis
  • hvem du har fått som veileder på praksisstedet
  • hvem som er praksiskoordinator ved utdanningsinstitusjonen

Hvem kan bruke Arbeidslivsportalen?

Alle universiteter og høyskoler som benytter Felles Studentsystem (FS) som sitt studieadministrative system kan ta i bruk Arbeidslivsportalen. Praksisstedene får tilgang til Arbeidslivsportalen via utdanningsinstitusjoner som har tatt i bruk tjenesten.

34 universiteter og høgskoler bruker i dag Felles studentsystem. Av disse har 24 signert avtale om bruk av Arbeidslivsportalen.

Under er de spesifikke betingelsene for tjenesten listet. For øvrig gjelder Sikts generelle tjeneste- og leveransebetingelser.

Beskrivelse av produktet

Arbeidslivsportalen er et webbasert verktøy knyttet til Felles studentsystem (FS) som forenkler arbeidsprosesser knyttet til det å plassere studenter i et praksisopphold.

Forutsetninger

Alle universiteter og høyskoler som benytter Felles Studentsystem (FS) som sitt studieadministrative system kan ta i bruk Arbeidslivsportalen. Praksisstedene får tilgang til Arbeidslivsportalen via utdanningsinstitusjoner som har tatt i bruk tjenesten.

Databehandling, personvern, sikkerhet

Utdanningsinstitusjonene er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i Arbeidslivsportalen. Praksisstedene og Sikt er databehandlere. Alle praksissteder som skal benytte Arbeidslivsportalen må signere en databehandleravtale med utdanningsinstitusjonene. Utdanningsinstitusjonene må videre signere en databehandleravtale med Sikt. Informasjon om håndtering av sikkerhet og personvern i tjenesten finnes nærmere beskrevet i databehandleravtalen.

Personvernerklæringer for de ulike brukergruppene finnes på sidene til Arbeidslivsportalen. Utdanningsinstitusjonene er, som behandlingsansvarlig, ansvarlig for å ferdigstille/tilpasse disse til egen virksomhet.

Virksomheten har et selvstendig ansvar for å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet ved egen bruk av tjenesten. Dette følger blant annet av bestemmelsene i eForvaltningsforskriften og personopplysningsloven. Det innebærer at virksomheten skal vurdere risikoen for brudd på sikkerheten og iverksette nødvendige sikringstiltak for å beskytte informasjonens konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Vurdering og iverksetting av nødvendige sikringstiltak skal skje innenfor rammen av virksomhetens ledelsessystem for informasjonssikkerhet.

Det bør gjennomføres en risiko- og sårbarhetsvurdering (ROS) for tjenesten hos virksomheten. Sikt kan bistå med maler og eventuelt rådgivning i forbindelse med dette.

Vederlag, kostnader, økonomi 

Arbeidslivsportalen er brukerfinansiert. Prisen er basert på behov for følgende ressurser og kjøp per år: 

  • Tjenesteansvarlig: 0.5 årsverk 
  • Utviklere: 2 årsverk 
  • Drift av skyløsning

Brukeravgift: kostnadene knyttet til forvaltning av Arbeidslivsportalen er basert på en fordeling 70/30, der 70 % beregnes etter antall registrerte studenter på profesjonsutdanningene innen lærer - og sykepleier, og 30 % beregnes etter totalt antall registrerte studenter (basert på et gjennomsnitt av antall studenter de to foregående semestrene).
 
Driftskostnader: Arbeidslivsportalen driftes som en offentlig skyløsning. Selve driftskostnaden består av to deler: en fast kostnad ved etablering og forvaltning av driftsmiljøet, og en variabel kostnad basert på lagringsvolum og trafikk. 

Organisering og styring

Tjenesten hører inn under tjenesteråd for studieadministrasjon. Tjenesterådet består av representanter med faglig tyngde som er relevant for tjenesteområdet, fortrinnsvis i en beslutningsrolle i egen virksomhet. Rådet har hovedansvar for forvaltning og videreutvikling av fellestjenester innenfor tjenesteområdet.

Varighet, oppsigelse

Avtale om tjenesten gjelder inntil en av partene sier den opp. Oppsigelse skal meldes skriftlig til Sikt senest 15. juni/15. desember. Utmeldingen får virkning fra 1. januar/1. juli det påfølgende år. De økonomiske forpliktelsene i form av betalte kontingenter skal være oppfylt før en utmelding kan gjøres gyldig.