Store besparelser på nasjonale deleksamener

NOKUT og institusjonene sto ansvarlig for gjennomføring av eksamen, mens Sikt var ansvarlig for den IT-tekniske delen.

For første gang ble studentene koblet direkte til NOKUTs instans av eksamenssystemet. Piloten ble gjort for å teste at koblingene mellom ulike systemer fungerer og at data flyter som de skal. Pålogging ble gjort med Feide, og kandidater, tilrettelegging, romplassering og eksamensansvarlige ble automatisk lastet inn gjennom en integrasjon med FS. NOKUT laget oppgavene direkte i WISEflow, og karakterene overføres automatisk tilbake til FS i etterkant.

– Med denne integrasjonen får vi en mye tryggere gjennomføring ved at registreringer og eksamensdata utveksles likt fra alle institusjonene, og at dette gjøres automatisk mot FS i istedenfor ved manuell formidling til og fra eksamenskontorene med potensiale for feil, sier Karl Johan Skeidsvoll i NOKUT. – Det blir også svært mye enklere å håndtere for lokal administrasjon.  Med dette reduseres også sterkt behovet for de mange, og stadig mer kompliserte instruksene om "skyggeflower" og slikt som vi til nå har måttet sende ut før hver eksamensgjennomføring. Det er en stor fordel for oss i NOKUT at administrasjonene arbeider med nasjonal eksamen i størst mulig grad som en vanlig lokalgitt eksamen, så nytten er stor på begge sider.

Sparer mye tid på automatisk dataflyt

Tidligere måtte institusjonene manuelt trekke ut kandidatlister fra FS og laste dem opp til SharePoint. Deretter måtte de lastes inn i WISEflow gjennom en egen prosess. Brukerprofiler for eksamensansvarlige ble opprettet manuelt, og tilrettelagt ekstra tid måtte legges til for hånd per kandidat. Etter eksamen ble karakterene eksportert fra NOKUTs WISEflow, sendt til institusjonene og lastet inn i lokale karakterflyter før de kunne importeres til FS.

Før baserte løysinga seg på mange manuelle operasjonar og dobbeltsjekking før og etter eksamen, medan det no gjekk automatisk og utan feil. Sjølve avviklinga foregikk som ein heilt vanleg HVL-eksamen. Dette lovar godt for framtidige avviklingar av NOKUT-eksamen.

Med den nye integrasjonen faller disse manuelle stegene bort. Både institusjonene og NOKUT sparer betydelig tid på forberedelse og rapportering. Neste steg er å håndtere klager og klagekarakterer automatisk gjennom samme integrasjon — denne delen av prosessen blir nå testet.

– Dette virker som det kommer til å gjøre denne prosessen mye lettere fremover, sier Ragnhild Østbye Bekkevold ved Universitetet i Stavanger. – Det er helt supert at dere har funnet en løsning for integrasjon – det tar vekk veldig mye stress med å legge inn kandidater, endring og tilrettelegging. Det har vært den letteste NOKUT-eksamen å overse så lenge jeg har jobbet med det.

Tett samarbeid med sektoren

En viktig suksessfaktor i piloten har vært samarbeidet mellom Sikt, NOKUT og ansvarlige og fageksperter fra institusjonene i forkant. Takket være grundig informasjonsarbeid kom det få spørsmål og lite usikkerhet på selve eksamensdagen. De 10 pilotinstitusjonene gjorde en stor innsats ved å kvalitetssikre og sjekke at informasjonen ble korrekt overført gjennom den nye integrasjonen.

Les mer om digital eksamen fra Sikt.