Ny funksjonalitet i digitale verktøy for personvern i forskning

– Målet med begge nyvinningene er å spare tid, redusere kompleksitet og gjøre det lettere for forskere og studenter å navigere i kravene til personvern, forteller Marianne Høgetveit Myhren, produktområdeleder for personverntjenester i Sikt.

Ny løsning for digital DPIA

I noen forskningsprosjekter med høyere risiko for personvernet, må det gjennomføres en vurdering av konsekvensene for personvernet (DPIA).

Den nye DPIA-løsningen lar forskere og studenter enkelt starte en vurdering av personvernkonsekvenser direkte i meldeskjemaet. Dette var før en manuell og krevende prosess.

– Her kan forskerne gi mer detaljert informasjon om behandlingen sin, noe som er nødvendig for å kunne utføre en DPIA, forteller Kjersti Haugstvedt, seniorrådgiver i Sikt, som har arbeidet med å utvikle DPIA-løsningen.

Informasjonen gir Sikts rådgivere et bedre utgangspunkt for vurderingen, og dermed kortere vurderingstid.

Hvordan fungerer det?

Når forskeren krysser av for at behandlingen innebærer høy personvernrisiko, åpnes en egen side i meldeskjemaet. Denne siden inneholder spørsmål om personvernprinsippene og detaljer om ansvar, roller og samarbeid.

Etter at Sikt har gitt sin vurdering, blir en komplett DPIA tilgjengelig i Institusjonsportalen, der personvernombud og ledelse kan gi råd og godkjenning direkte. Tilbakemeldinger kan gis via meldingsfunksjonen i meldeskjemaet.

– Det at vi nå har fått på plass en digitalisert DPIA-prosess gjør at vi får en mer effektiv dialog mellom forskerne og Sikts rådgivere i de mest krevende og komplekse prosjektene, forteller Myhren.

Dette bidrar i sin tur til at disse prosjektene kan komme raskere i gang med viktig forskning.

Innebygget KI-chatbot som veileder i meldeskjemaet

Sikt har også lansert en chatbot som er innebygget i meldeskjemaet, basert på kunstig intelligens (KI). Målet er å hjelpe studenter og forskere med å fylle ut meldeskjemaet korrekt.

Meldeskjema-chatboten er basert på OpenAI-teknologi og henter informasjon fra utvalgte kilder , for å gi relevante og presise svar.

Hvordan fungerer KI-chaten?

Når du stiller et spørsmål, søker systemet gjennom en vektordatabase av oppdelt informasjon for å finne de mest relevante svarene.

Modellen baserer svarene sine på denne informasjonen, slik at du får hjelp som er tilpasset spørsmålet ditt.

–Vi følger nøye med på hvordan modellen svarer, og vil bruke dette til å forbedre både chatboten, nettsidene våre og meldeskjemaet, forteller Myhren.

For de som fortsatt ønsker personlig veiledning, er det selvfølgelig mulig å kontakte oss via meldingsfunksjonen i meldeskjemaet, eller via telefon.

Hjelp til enklere å ivareta personvernet

Med disse oppdateringene ønsker vi å gjøre det enklere for forskere og studenter å overholde personvernreglene, slik at de kan få lovlig tilgang til personopplysninger de trenger i sine prosjekter.

Samtidig reduserer de nye løsningene arbeidsmengden for både forskerne, institusjonene og Sikt .

– Enten du fyller ut meldeskjemaet for første gang, eller jobber med en kompleks DPIA, håper vi at de nye funksjonene vil være til nytte, avslutter Myhren.