Ny arkivnøkkel for universiteter og høyskoler: funksjonsbasert klassifikasjon

Den funksjonsbaserte klassifikasjonen innebærer at alle små og store prosesser i sektoren er kartlagt på forhånd, og ulike dokumenter arkiveres på grunnlag av hvilken prosess de tilhører.

Klassifikasjonen vil erstatte de ulike emnebaserte arkivnøklene som sektoren bruker i dag, og gir et viktig grunnlag for videre arbeid med standardisering og effektivisering av saksbehandlings- og arkiveringsprosesser i sektoren.

Funksjonsbasert klassifikasjon fungerer som et felles språk, en standard som kan brukes alle steder der dokumenter dannes;

• fagsystemer
• styringssystemer
• Teams, Sharepoint og andre samhandlingsverktøy
• arkiv

Funksjonsbasert klassifikasjon kan ses på som et brukervennlig oppslagsverk hvor du med noen få klikk kan se hvordan virksomheten er organisert og hva den driver med.

Stor endring som krever periodisering av arkiv

Innføring av funksjonsbasert klassifikasjon er en stor endring i hvordan vi jobber med saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning. Derfor utløser endringen et krav fra Arkivverket om periodisering av arkiv:

• Hver enkelt virksomhet må sette en dato for når den eksisterende arkivperioden skal avsluttes, og ny arkivperiode med ny klassifikasjon blir opprettet.
• Saker og dokumenter i den gamle arkivperioden må ryddes i og avsluttes, og det blir ikke lenger mulig å opprette nye saker i gammel arkivperiode.

Sikt bistår i periodiseringsprosjekt

Per i dag er det 30 virksomheter i UH-sektoren som bruker Public 360 som saksbehandlings- og arkivløsning gjennom Sikts rammeavtale, med Tietoevry som leverandør. Mange av disse vil gjennomføre periodisering av sine arkiver i løpet av 2025. En viktig oppgave for Sikt i tida framover blir derfor å bistå virksomhetene med planlegging og gjennomføring av periodiseringsprosjekter, slik at vi kan sikre at hver virksomhet får det de trenger av faglig støtte og hjelp.

Vi har valgt å gjennomføre periodiseringsprosjektet med virksomhetene i puljer, hvor det tas hensyn til hver enkelt virksomhets ønsker og behov når det gjelder tidspunkt for periodeskille.

Les mer om Sikts løsning for dokumentasjonforvaltning