Dokumentasjonsforvaltning – hvordan står det til i sektoren?
En kartlegging av status blant de statlige universitetene og høgskolene viser at på tross av ulike løsninger for dokumentasjonsforvaltning, er mange av utfordringene de samme.
28. mai 2025
Kartleggingen er gjennomført av Sikt på oppdrag fra produktråd for generell administrasjon og ledelse. Bakgrunnen er avslutningen av UH Sak-prosjektet, og behovet for å se på andre muligheter for å ta ut gevinster innenfor området.
Prosjektet UH Sak skulle utvikle og innføre en ny fellestjeneste for saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning i UH-sektoren. Prosjektet ble startet av BOTT-universitetene, og de øvrige 17 institusjonene ble koblet på gjennom Sikt i en senere fase.
Behov for sektorsamarbeid på tvers av løsninger
Universitetene og høgskolene ser verdien av å samarbeide, og ønsker seg bedre mekanismer for kunnskapsdeling og koordinering. Det er et behov for å samarbeide om prosesser og rutiner uavhengig av valgt IT-løsning, og et ønske om at Sikt kan legge til rette for dette.
Funksjonsbasert klassifikasjon (FUP) er et godt utgangspunkt
Funksjonsbasert klassifikasjon (FUP) anses som et godt utgangspunkt for samarbeid og prosessoptimalisering. Mange av institusjonene jobber med prosesskartlegging og prosessforbedringer. Innføring av funksjonsbasert klassifikasjon er godt i gang. Sikt bistår de 17 universitetene og høyskolene som bruker Public 360 med dette, og overgangen skal være ferdig innen utgangen av 2025.
Viktig med gode integrasjoner
Integrasjoner mellom saks- og arkivsystemene og andre administrative systemer som Felles studentsystem, økonomi, lønn og personal er viktige. Sikt planlegger en gjennomgang av integrasjonene innenfor sin portefølje, med tanke på behov for forbedringer.
Skjemaløsninger er et annet område det er behov for å se nærmere på. Det benyttes mange ulike løsninger, og graden av integrasjon med arkivsystemet varierer. For de som bruker Public 360 er Sikt i dialog med leverandøren om en tilleggsmodul for skjemabygging.
Ny anskaffelse
Sikt fikk forlenget dagens avtale om Public 360 til 31. mai 2031, og må ut på en ny anskaffelse av sak- og arkivløsning i god tid før dette. Erfaringene fra UH Sak og innspillene fra utredningen og kartleggingen i etterkant vil danne et godt utgangspunkt for anskaffelsen.
Les rapporten fra utredningen.
Les mer om dokumentasjonsforvaltning fra Sikt.